Jivs kann ECM-Altsysteme abschalten aber Daten weiter nutzen

Um Daten und Dokumente aus vorhandenen aber nicht mehr oder wenig genutzten ECM-Systemen zu nutzen bieten unter anderem ECM-Anbieter wie ELO, M-Files und OpenText, Konnektoren, die diese Verbindungen herstellen. Häufig verursachen die Altsysteme aber weiter laufende Support- und Lizenzkosten. Über die Software-Plattform »JiVS« des Schweizer Unternehmens Data Migration Services lassen sich jedoch Altsysteme abschalten und deren Unternehmensdaten trotzdem system- und applikationsunabhängig weiter managen. »Mit Jivs lassen sich neben ERP-Systemen auch ECM-Anwendungen stilllegen. Dabei werden die Dokumente und zugehörigen Metadaten aus dem ECM-System übernommen und in Jivs abgelegt. In Jivs können die Dokumente dann einfach und schnell wieder recherchiert werden. Auf diesem Wege lassen sich beliebige ECM-Systeme stilllegen«, erklärt Tobias Eberle, CEO von Data Migration Services.

Neue Benutzeroberfläche erspart zusätzliche Programmierung

In der aktuell vorgestellten Version 5.0 von Jivs hat der Hersteller die Benutzeroberfläche grundlegend überarbeitet. Waren bislang in vielen Fällen Nachprogrammierungen nötig, erlaubt die Funktion »Custom SQL«, neue Sichten per Konfiguration zu erstellen, indem sich zum Beispiel in den Altapplikationen vorhandene SQL-Statements direkt in Jivs übernehmen und anwenden lassen. Es können aber auch neue SQL-Statements direkt in JiVS generiert werden, ohne dafür Programm-Code entwickeln zu müssen.

Datenschutz und Ausblick auf kommende Version

Verbesserungen gibt es auch beim Datenschutz: So lassen sich mit »JiVS 5.0« Daten gezielt und auf der Basis von Regeln auf Feldebene ausblenden, damit Unbefugte keinen Blick darauf werfen können. Dies ist nicht nur bei Revisionen oder Audits durch interne oder externe Prüfer wichtig, sondern auch im Kontext der neuen europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), die höchste Standards beim Schutz personenbezogener Daten anlegt.

Neben dem Verhindern unbefugten Zugriffs sieht die EU-DSGVO auch das Löschen von Daten vor. Genau das erlaubt das »JiVS Retention Management« als Erweiterung von» JiVS History«, mit deren Hilfe sich Informationen auf der Ebene der einzelnen Datensätze entfernen lassen. In der für Sommer geplanten Jivs-Version sollen sich die Löschvorgänge vorkonfigurieren und automatisieren lassen.