23.09.2022 (Annette Stadler)
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Kendox integriert digitale Signaturlösung »actaSIGN«

  • Inhalt dieses Artikels
  • Funktionsweise von »actaSIGN«
  • Signaturlösungen anderer ECM-Anbieter

Kendox bietet drei Signaturlevel in einer Lösung (Bild: Kendox)Kendox bietet drei Signaturlevel in einer Lösung (Bild: Kendox)Durch die Integration der Signatur-Lösung von axelity ermöglicht Kendox das elektronische Unterschreiben auf drei Signatur-Niveaus aus dem ECM- und Dokumentenmanagement-System  »Kendox InfoShare«. Realisiert wird dies über »Kendox actaSIGN« - eine mit Kendox Infoshare integrierte Variante der Axelity-Lösung »actaSIGN«.

Actasign ist eine Cloud-Lösung für das elektronische Unterzeichnen von digitalen Dokumenten, die auf allen Geräten mit aktuellen Web-Browsern bedient werden kann. Mit der Signaturlösung können Anwendende weltweit schneller Geschäfte abschließen, indem sie Dokumente austauschen, ausfüllen, per digitaler Signatur rechtskräftig signieren und anschließend elektronisch übermitteln. PDF-Dokumente können mit allen drei Stufen digitaler Signaturen unterzeichnet oder mit elektronischen Siegeln versehen werden. Die Signaturlösung bietet eine einfache, prozessgestützte Kollaboration zwischen internen und externen Parteien und gewährleistet eine sichere elektronische Zustellung der digitalen Dokumente. »Überall da, wo Geschäftspartner heute noch mit dem Kugelschreiber unterschreiben, visieren oder paraphieren, können sie es künftig elegant digital erledigen. Es gibt nur wenige gesetzliche Ausnahmen, die eine händische Unterschrift voraussetzen«, erklärt Thomas Moretti, Co-Founder und CEO des Schweizer Technologie- und Beratungsunternehmen Axelity.

Funktionsweise von »actaSIGN«

Kendox Actasign ermöglicht, Dokumente aus Kendox Infoshare an den Signaturdienst zu übergeben und die Ergebnisse des Signaturprozesses zurückzuerhalten. Darüber hinaus kann die Web-Benutzeranwendung von Actasign als externe Anwendung in die Infohare Web-Benutzeranwendung integriert werden. Alle Signaturprozesse werden in der »Signing History Database« aufgezeichnet.

So lassen sich alle Vorgänge und Dokumente schnell und ohne Medienbruch im DMS finden und aufrufen. Zudem können über die umfassende Schnittstelle individuell gestaltbare Signaturvorlagen direkt im DMS erstellt werden. »Der Kendox Actasign Service eröffnet vielfältige Anwendungsmöglichkeiten und ist ein wichtiges Hilfsmittel für Unternehmen und Institutionen, um effizienter im Wettbewerb zu bestehen und geschäftliche Transaktionen mit modernsten Mitteln der neusten Generation zu tätigen«, erläutert Manfred Terzer, Gründer und CEO bei Kendox.

Der Schweizer DMS-Hersteller unterstützt mit einer Lösung alle Qualitätsstufen digitaler Signaturen – einfache (EES), fortgeschrittene (FES) sowie qualifizierte (QES) elektronische Signaturen nach Schweizer Bundesgesetz ZertES und EU-Verordnung eIDAS. Die fortgeschrittenen und qualifizierten Zertifikate für den Actasign Service werden im Standard von Swisscom Trust Services bezogen. Swisscom ist eine international anerkannte Anbieterin für Zertifikatsdienste (Registration Authority (RA), welche Zertifikate sowohl nach EU- als auch CH-Norm ausgeben kann. Darüber hinaus können auf Anfrage andere Zertifikatsdienstanbieter eingebunden werden.

Signaturlösungen anderer ECM-Anbieter

Die Integration von Signaturlösungen in ECM-Lösungen findet auch bei anderen Herstellern statt: So bietet M-Files mit »Adobe Sign«, »DocuSign«, »Team`s eSignature«, »SignRequest« und einer eigenen Lösung fünf Möglichkeiten. Um Dokumente in einem »DocuWare-Workflow zu signieren, arbeitet DocuWare mit Signatur-Dienstleistern wie Validated ID und DocuSign zusammen. d.velop bietet mit »d.velop sign« eine eigene App und kooperiert mit weiteren Anbietern. Jedoch können wenige Angebote alle drei Signaturniveaus in einer Lösung wie Kendox abdecken.