M-Files und Cherwell managen IT-Services und Dokumente bei Apex

Für besseres Dokumentenmanagement, Compliance und gesteigerte Benutzereffizienz kombiniert Apex Oil Company die Enterprise-Service-Management-Lösung »Cherwell« mit »M-Files«. Die Integration unterstützte Prevolution, das Hamburger Partnerunternehmen von M-Files, das auch den entsprechenden Standard-Konnektor erstellt hat.

Die Apex Oil Company, die in den USA Großhandel, Lagerung und Transport von Erdölprodukten anbietet, hatte das Problem, dass Dokumente teilweise in Cherwell und im Filesystem gespeichert waren. Dadurch war unklar, welche Version die aktuellste ist und die Performance wurde unnötig strapaziert.

Die Lösung: Cherwell kombiniert mit M-Files

Aufgrund seines Metadaten-gesteuerten Ansatzes lässt sich M-Files gut in Cherwells Enterprise-Service-Management-Plattform integrieren. In M-Files werden Dokumente und andere Daten mithilfe von Metadaten klassifiziert und verwaltet, statt sie in herkömmlichen Ordnerstrukturen abzulegen.

Durch die Integration von Cherwell mit M-Files profitieren Cherwell-Nutzer von einem einheitlichen Zugang zu allen relevanten Dokumenten im Kontext ihrer Arbeitsprozesse. Die Versionskontrolle von M-Files stellt dabei sicher, dass keine Duplikate entstehen. Für die Apex Oil Company wurden zudem Sicherheit und Compliance verbessert, da sie feingranulare Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente einrichten und das Management der Zugangsrechte an die Eigentümer der Dokumente übertragen konnte.

Mit M-Files zwischen Systemen Daten austauschen

»Service Management und Informationsmanagement profitieren beide stark von der Integration. Während eines Serviceprozesses oder -vorfalls ist es extrem wichtig, Zugang zu allen relevanten Dokumenten im richtigen Kontext zu haben. Dafür ist M-Files perfekt geeignet, da es seinen Nutzern erlaubt, auf viele Repositories und Legacy-Systeme zuzugreifen«, erklärt Kai Andresen, Managing Director bei Prevolution. »Auf der anderen Seite stellt der Serviceprozess selbst viele Metadaten für alle Dokumente bereit, die während der Prozessausführung erstellt oder geändert werden. Damit schafft der Serviceprozess den Kontext für M-Files, um Informationen wie Dokumente und andere Objekte wie Kunden, Projekte oder Vorfälle miteinander zu verknüpfen.«

Mit dem Intelligent Metadata Layer (IML) ermöglicht M-Files den Zugang zu vielen unterschiedlichen Datenspeichern innerhalb der Organisation wie Netzwerkordnern, Microsoft »SharePoint« oder älteren Dokumentarchiven und Repositories, ohne dass eine Datenmigration erforderlich ist. Diese Informationen kann M-Files auch anderen Systemen bereitstellen. Nötig sind hierfür Konnektoren wie sie M-Files selbst aber auch Partnerunternehmen wie Prevolution entwickeln.