Mit Update nutzt ecoDMS KI für Klassifizierung

Einfaches Einspielen von XRechnung-Updates in ecoDMS

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen, die in Deutschland in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung am häufigsten vorkommen. Eingehende XRechnungen liest das Dokumentenmanagement-System ecoDMS automatisch aus und generiert aus dem XML-Datensatz lesbare PDF-Dateien. Dabei unterstützt das DMS den derzeit gültigen Standard 3.0.1 sowie auch künftig neue Versionen unmittelbar nach deren Verfügbarkeit. Hierfür wird der Anbieter ecoDMS GmbH auf seiner Website den Kunden jeweils eine Datei zur Verfügung stellen, die diese lediglich herunterladen und in ecoDMS einspielen müssen. Das aufwändigere Installieren eines vollständigen Updates ist nicht erforderlich.

KI-Modelle zur Duplikat- und Klassifizierungserkennung

Die neue Duplikat- und Klassifizierungserkennung basiert auf KI-Modellen, die prüfen, ob eingehende Dokumente bereits in ecoDMS hinterlegt sind, beziehungsweise eine Ähnlichkeit mit archivierten Dokumenten aufweisen. Anhand von Schwellwerten erhalten Anwendende dann einen Hinweis, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass dieses Dokument schon archiviert wurde. Diese Schwellwerte verwendet das DMS auch bei der Unterbreitung von Klassifizierungsvorschlägen. »Eingangsrechnungen sind hierfür ein gutes Beispiel«, erklärt Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales & Vertrieb bei ecoDMS, und ergänzt: »Wenn in unserem DMS bereits Rechnungen eines Lieferanten vorhanden und entsprechend klassifiziert sind, dann schlägt unsere Lösung vor, neue Rechnungen ebenfalls so zu klassifizieren.« In diesem Zusammenhang sei zu betonen, dass die verwendeten KI-Modelle sehr performant sind, sodass sie nur wenig Rechenleistung benötigen, um selbst große Dokumentenmengen On-Premises auf handelsüblichen Servern zu verarbeiten.

Multi-Faktor-Authentifizierung bringt zusätzliche Sicherheit

Mit Einführung der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) können Kunden sicherstellen, dass nur berechtigte Personen auf ihren DMS-Server gelangen. Anwender verbinden sich, wie gewohnt, im Connection Manager mit ihrem ecoDMS-Profil. Hier muss nun zusätzlich ein Code eingegeben werden, um eine Verbindung zum ecoDMS-Server aufzubauen. Diesen Code erhalten sie aus einer App wie Google Authenticator oder per E-Mail.