Schnittstelle verbindet ecoDMS und ERP-Software büro+

Integration von ecoDMS mit microtech büro+

Der IT-Dienstleister MikroPlan hat eine Schnittstelle entwickelt, die das Dokumenten-Management-System von ecoDMS mit der Enterprise-Ressource-Planning-Software microtech büro+ verbindet. Die richtet sich an mittelständische Unternehmen in Handel, Produktion und Dienstleistung. MikroPlan ist Goldpartner von microtech und Qualified Premium Reseller von ecoDMS. Damit verfügt der Dienstleister über Expertise für die Softwareprodukte beider Unternehmen.

Die jetzt entwickelte Schnittstelle integriert im Hintergrund das DMS in die ERP-Lösung. Dazu synchronisiert sie die in ecoDMS eingehenden Dokumente sowie deren Metadaten mit denen in büro+ und ordnet sie den jeweiligen Vorgängen zu.

Neue Möglichkeiten für Anwender

Anwender können dann beispielsweise aus der Vorgangsmaske alle zu einem Bestellvorgang gehörigen Dokumente über einen Link zu ecoDMS aufrufen. Geschäftsrelevante Daten wie Bestellnummer oder Rechnungsbetrag werden zusätzlich automatisiert in büro+ übertragen. Zusätzlich werden die in ecoDMS abgelegten Dokumente mit den Datensätzen der Kunden, Lieferanten und Hersteller im ERP-System verknüpft. Sie sind somit ebenfalls aus deren Stammdaten heraus aufrufbar.

Welche Informationen in welchem Feld gespeichert werden sollen, lässt sich vom Anwender festlegen. Dabei unterstützt MikroPlan Unternehmen.

Optionale Rechnungsprüfung

Optional kann die Schnittstelle auch die Rechnungsprüfung übernehmen. Dann sucht sie, sobald eine Rechnung in ecoDMS abgelegt und mit büro+ synchronisiert ist, dort die dazugehörige Bestellung anhand der auf der Rechnung notierten Daten.

Stimmen die Beträge auf beiden Dokumenten überein, wird in büro+ eine interne Eingangsrechnung erstellt. Sie sorgt dafür, dass der Vorgang automatisch vom Status »Bestellung« zum Status »Rechnung« wechselt und der Betrag direkt in der ERP-Lösung verbucht wird. Weichen die Beträge voneinander ab, wird der Vorgang in büro+ als »gesperrt« gekennzeichnet.

Welche Rechnungen korrekt beziehungsweise falsch ausgestellt wurden, lässt sich dann in einer Übersicht nachvollziehen. Zusätzlich wird diese Information in ecoDMS in einem Statusfeld bei den Rechnungsdokumenten vermerkt.

Weitere Vorteile der Integration

Neben der verbesserten Prozesseffizienz profitieren Anwender von büro+mit der ecoDMS-Schnittstelle den Entwicklern zufolge auch von weiteren Vorteilen. Als Beispiele nennen sie den ortsunabhängige Zugriff auf  Informationen, plattformunabhängiges Arbeiten am PC, Smartphone oder Tablet sowie die revisions- beziehungsweise die rechtssichere Archivierung von Dokumenten.