Siemens optimiert Rechnungsbearbeitung mit Perceptive Software

Der Technologiegigant Siemens hat seine Kreditorenbuchhaltungs- und Rechnungsprozesse mithilfe von »Perceptive Intelligent Capture« in einem seiner europäischen Shared-Services-Center automatisiert. Siemens etabliert so eine Automatisierungsplattform zur Optimierung von Rechnungs- und Dokumentenbearbeitung, teilt Perceptive Software Deutschland (früher: Saperion), ein Unternehmen der Lexmark-Gruppe, mit.

Die Perceptive-Lösung sorgt dafür, dass Rechnungen automatisch klassifiziert und Kopf- sowie Positionsdaten erfasster Dokumente automatisch extrahiert werden. Letztere ordnet Intelligent Capture automatisch per »Line Pairing« den passenden Bestellposten zu und leitet anschließend alle relevanten Daten zur Rechnungsfreigabe weiter. So macht die Lösung laut Perceptive manuelle Dateneingaben überflüssig und Accounts-Payable-Prozesse transparent. Das erhöhe die Produktivität und Effizienz von Rechnungs- und Dokumentenbearbeitung im Siemens-Shared-Services-Center.

»Intelligent Capture« ging bereits neun Wochen nach Start des Implementierungsprojekts life

Intelligent Capture konnte bereits neun Wochen nach Start des Implementierungsprojekts im SAP-System des Unternehmens eingesetzt werden. Seitdem können sich die 6.000 Mitarbeiter des Zentrums um andere, wichtigere Aufgaben innerhalb dieses Geschäftsbereichs kümmern. Siemens berichtet von sofortigen Produktivitätssteigerungen bei allen von der Implementierung betroffenen Routineaufgaben. Die Konzernmitarbeiter seien inzwischen dabei, diese ersten Effizienzgewinne durch gezieltes Optimieren automatisierter Prozesse zu steigern.

Bereits in den ersten Proof-of-Concept-Tests bewies die Intelligent-Capture-Lösung, dass sie einen großen Teil von ihr bisher unbekannten Rechnungsdaten erfassen und bearbeiten kann, ohne dafür auf Templates oder Anker zurückgreifen zu müssen. Intelligent Capture verarbeitete sogar Rechnungen, die von der bislang bei Siemens eingesetzten Lösung zuvor nicht erkannt worden waren. Dabei indentifizierte die Perceptive-Software einhundert Prozent aller Kreditoren automatisch und erreichte zudem hohe Werte bei der Datenextraktion, ohne dass hierfür ein spezielles Customizing notwendig gewesen wäre.

»Perceptive Intelligent Capture« findet jedes Datenfeld

»Unser Hauptproblem bestand darin, dass wir zwar OCR-Technologie genutzt haben, um Daten aus der Rechnung auszulesen, aber immer noch manuell überprüfen mussten, ob alles korrekt war«, berichtet Simeon Weibler, Senior Project Manager bei Siemens Global Shared Services. »Wir waren uns nicht hundertprozentig sicher, verlässliche und korrekte Daten in unserem System zu haben. Mithilfe von Intelligent Capture finden wir jedes Datenfeld und validieren jedes Feld im Dokument. Das finde ich sehr spannend. Die Lösung stellt sicher, dass alle Dinge an der richtigen Stelle sind. Das konnten zuvor nur Mitarbeiter.«

Intelligent Capture versetzt Siemens in die Lage, bestehende Prozesse weiter zu automatisieren und zu harmonisieren. Die Implementierung der Perceptive Software-Lösung erfolgte im Anschluss an eine globale Finanzbündelungs- und Effizienzinitiative des Konzerns. Hierbei wurden die Financial-Services-Organisationseinheiten des Großunternehmens konsolidiert.

Technologie liest Dokumente wie es Menschen tun würden

»Perceptive Software war das Glied, das uns gefehlt hat: Diese Technologie kann Dokumente wirklich so lesen und einordnen wie es Menschen tun würden«, erklärt Karin Springer, Process Manager für eingehende Rechnungen bei Siemens Global Shared Services. »In der Einführungsphase haben das Entwicklungsteam und unser Projektteam hervorragend zusammengearbeitet: So konnten wir mit Intelligent Capture bereits neun Wochen nach Start der Implementierung live gehen.«

Siemens nutzt Intelligent Capture mittlerweile darüber hinaus als Komponente der Unternehmenslösung in Deutschland, um so weitere Finanzdokumente und die Korrespondenz mit Lieferanten zu klassifizieren.

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