»Das eine tun, ohne das andere zu lassen«

»Das eine tun, ohne das andere zu lassen«, bezieht Stefan Hachenberg, Senior Berater von Pentadoc Consulting, im Interview mit ECMguide.de darauf, dass in Zukunft immer mehr Rohdaten zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Außerdem berichtet er über weitere Trends wie hybride Ausgänge und Responsive Design im Output-Management-Bereich.

Worauf sollte ein Unternehmen achten, wenn es sich eine Output-Management-Lösung zulegen möchte, die multi-channel-fähig sein soll?

Hachenberg: Die vorhandenen Lösungen am Markt können in der Regel die Bedürfnisse der Unternehmen abdecken. Aus meiner Sicht kann man die am Markt befindlichen Output-Management-Lösungen nicht in »gut« oder »schlecht« einteilen, sondern vielmehr in »geeignet« und »nicht geeignet«. Um zu wissen, was »geeignet« oder »nicht geeignet« ist, muss man zum einen die Ziele und zum anderen die Prozesse kennen. Sind diese beiden Dimensionen bekannt, ist die Formulierung der individuellen Anforderungen für den Auswahlprozess eine kalkulierbare Aufgabe.

Ab welchem Output-Volumen lohnt sich eine Output-Management-Lösung?

Hachenberg: Drucken und Versenden kostet richtig viel Geld, hier schlummern oftmals gigantische Rationalisierungspotentiale. Ein Kernproblem versteckt sich in der Definition: Unter dem Thema Output Management versteht jeder etwas, aber auch jeder etwas Anderes. Beim Thema Outputmanagement lassen sich entlang der Wertschöpfungskette aus meiner Sicht zwei Lösungsklassen unterscheiden: 1. Lösungen zur Erzeugung und Verwaltung von Output 2. Lösungen zur Verteilung von Output / Multi-Channel-Output. Grundsätzlich gilt es einmal festzuhalten, dass es sich immer lohnt, Output zu managen. Eine pauschale Antwort mit einer konkreten Zahl zu belegen ist sehr schwierig, wenn nicht gar unseriös. Die Frage, welche Entscheider sich stellen müssen ist aus meiner Sicht: »An welchem konkreten Punkt innerhalb der Wertschöpfungskette liegt mein Handlungsbedarf?«. Um zu wissen wo mein Handlungsbedarf ist, sollten wir zunächst definieren, was unter Output Management verstanden wird. In unseren Beratungsmandaten empfehlen wir daher immer, den gesamt Prozess (End2End) zu beleuchten, um eine zielführende Entscheidung treffen zu können. Bei der Einführung einer Output Management Lösung sollte darauf geachtet werden, dass diese immer im Einklang mit den Unternehmenszielen steht und zu den eigenen Prozessen passt. Neben einer technischen Betrachtung spielen auch organisatorische Veränderungen eine wesentliche Rolle.

Unterscheidungsmerkmale bei Output-Management-Lösungen

Wie unterscheiden sich die existierenden Output-Management-Lösungen im Wesentlichen?

Hachenberg: Als wesentliche Unterscheidungsmerkmale am Markt verfügbarer Lösungen gelten einerseits die bereits angesprochenen Lösungsklassen und andererseits die hierunter vorkommenden Produktphilosophien. Hinsichtlich der Lösungsklassen gliedert sich der Markt hauptsächlich in Lösungen zur Erzeugung und Verwaltung von Output und Lösungen zur Verteilung von Output / Multi-Channel-Output. In der Regel setzen Hersteller ihren Focus entweder auf die Lösungsklasse 1, also die Erstellung von Output/Dokumenten oder eben auf Lösungsklasse 2, die Verteilung/Nachverarbeitung des Outputs. Innerhalb dieser Lösungsklassen wiederum ergeben sich am Markt unterschiedliche Produktphilosophien. In Lösungsklasse 1 beispielsweise gibt es Lösungsanbieter, die als Benutzeroberfläche zur Erzeugung von Output auf Microsoft Word setzen und andere, die hierzu proprietäre Clients entwickeln. Wenige Hersteller decken die gesamte Palette ab, was aufgrund des hohen Spezialisierungsgrads der Lösungen jedoch auch nicht zwingend als Nachteil verstanden werden sollte.

Welche Innovationen und Trends sehen Sie im Output-Management-Bereich?

Hachenberg: Ich sehe hier ganz klar drei Trends. Technisch gesehen rückt der ganzheitliche Ansatz stärker in den Vordergrund. Textinseln werden zunehmend in einem Output-Framework zusammengefasst oder, sofern es nicht anders geht, durch ein solches abgelöst. Strategisch gesehen wird der Ausgang hybrider. Durch die neuen Ausgangskanäle besteht die Herausforderung, diese auch sinnvoll zu managen und zu bedienen. Wirtschaftlich gesehen wird das Output Management immer mehr in Prozessstrukturen eingeklinkt, um insbesondere mehr Prozesskontrolle als auch Prozesstransparenz zu erreichen.

Wie entwickelt sich der Markt für Output-Management-Lösungen aus Ihrer Sicht?

Hachenberg: Die zuvor beschriebenen Trends sorgen für eine positive Bewegung im Markt. Wer mittelfristig erfolgreich bestehen will, muss nun mit teilweise sehr umfassenden Änderungen die Weiterentwicklung seines Produktportfolios vorantrieben. Meiner Beobachtung nach wird dies bereits von vielen Herstellern verstanden und umgesetzt.

Gegenwärtig arbeiten Sie an einer neuen Studie zu Output-Management-Lösungen, die im Herbst veröffentlicht wird. Können Sie bereits erste wichtige Erkenntnisse daraus darlegen?

Hachenberg: Pentadoc Radar veröffentlicht voraussichtlich im September/Oktober diese Studie, ein Positionierungs-Werkzeug für Output-Management-Lösungen ein – das Output-Management-Radar. Ziel ist es, die verschiedenen Systeme der Branche auf einen Blick, anschaulich für den Endanwender einzuordnen und die jeweiligen Eigenschaften zu charakterisieren. Damit bringen wir für Endkunden Klarheit und Übersichtlichkeit in die Vielzahl von Lösungen und Anbietern am Markt und ordnen die verschiedenen Software-Hersteller entsprechend Ihrer Marktposition und Leistungsfähigkeit ein. Aktuell können wir Ihnen aber leider noch keine Ergebnisse bereitstellen.

ECM-Disziplinen Output und DMS vereinen sich

Wie entwickelt sich aus Ihrer Sicht das Zusammenspiel zwischen Dokumentenmanagement- und Outputmanagement-Lösungen?

Hachenberg: In der Vergangenheit wurden die Disziplinen im ECM-Bereich oftmals »siloartig« betrachtet, was nicht immer zu durchgängigen und nachhaltigen elektronischen Geschäftsprozessen geführt hat. Durch den Zwang der Unternehmen, Effizienzpotentiale zur Stärkung/Verbesserung der Marktposition zu heben, findet eine stärkere Verzahnung bzw. End2End Betrachtung der Prozesse statt. Daher geht das Zusammenspiel der ECM-Disziplinen, insbesondere auch Dokumentenmanagement und Output-Management verstärkt ineinander über.

Inwieweit empfehlen Sie Unternehmen die Trennung von Daten und Layout, um unabhängig vom Ausgabekanal zu sein?

Hachenberg: Das Thema »Responsive Design« darf im Hinblick auf einen geplanten Einsatz von elektronischen Medien nicht aus dem Blickfeld verschwinden. Auch hier ist es notwendig zu wissen, wie die Unternehmensziele verankert sind und zu welchem Zeitpunkt das Thema besetzt werden soll. Auf alle Fälle muss das Thema so platziert werden, dass bei Bedarf eine Umsetzungsmöglichkeit vorhanden ist.

Inwiefern nehmen Unternehmen in der Praxis diese Trennung vor?

Hachenberg: Da stehen die Unternehmen erst am Anfang. Da die Gesellschaft aber immer mehr die elektronischen, digitalen und Interaktiven Medien nutzen wird, bleibt den Unternehmen auf lange Sicht nichts anderes übrig, als den Output flexibel zu machen.

Glauben Sie, dass Unternehmen in Zukunft nur noch Rohdaten austauschen, um höchste Effizienz zu erreichen?

Hachenberg: Ja, dieser These würde ich folgen. Es ist aus meiner Sicht im B2B-Umfed nicht notwendig, Daten, insbesondere in der M2M-Kommunikation, in ein definiertes Layout zu pressen. In anderen Fällen, denke ich, hängt es vom Prozess selbst ab. Eine gewisse Flexibilität sollte man also beibehalten. Mit anderen Worten: »Das eine tun, ohne das andere zu lassen«.