Studie zu immer beliebteren Cloud Print Services

Laut der aktuellen Studie »Cloud Print Services Market Landscape, 2022« des Analystenhauses Quocirca gewinnt das Drucken aus der Cloud weiter an Dynamik. Demnach haben insgesamt 43 Prozent der Unternehmen bereits eine Cloud-Print-Management-Plattform eingeführt – ein deutlicher Anstieg gegenüber 29 Prozent im Jahr 2021. Weitere 37 Prozent planen dies, was bedeutet, dass 80 Prozent cloud-basiertes Druckmanagement nutzen wollen. Bemerkenswert ist, dass die Verwendung von cloud-basiertem Druckmanagement häufiger auf Unternehmen zutrifft, die bereits Managed Print Services (MPS) gebrauchen.

Die USA sind führend, was den Einsatz von Cloud Printing angeht (56 Prozent), Deutschland folgt dahinter mit 32 Prozent. Branchenbezogen ist der Finanzsektor am weitesten fortgeschritten (56 Prozent). Um mobile Mitarbeitende einzubinden, gaben 45 Prozent der Befragten an, dass sie die Fernübertragung von Druckaufträgen an Bürogeräte eingeführt haben. Diese Zahl steigt auf 52 Prozent in den USA und 56 Prozent im Finanzsektor.

Cloud-Thema war beim Drucken lange außen vor

Generell hat sich die Druckinfrastruktur langsamer als andere Bereiche der IT auf die Cloud umgestellt. Jedoch erkennen Unternehmen zunehmend, dass eine solche Umstellung viele Möglichkeiten zur Senkung der Kosten bietet. Sie kann helfen, die Informationssicherheit zu verbessern und eine hybride Arbeitsumgebung besser zu unterstützen.

Die Verwaltung einer herkömmlichen und vielfältigen Druckinfrastruktur ist kostspielig. Eine Berechnung von Quocirca hat ergeben, dass ein Server durchschnittlich 2.200 Euro kostet und jährliche Betriebskosten von 1.700 Euro verursacht. Im Schnitt betreibt jede Organisation etwa drei Druckserver. Dies bedeutet, dass jede Organisation einen Kapitalaufwand von fast 6.600 Euro für die Bereitstellung ihrer Druckserver hat, gefolgt von 5.100 Euro pro Jahr an Betriebskosten, nur um Druckaufträge vor Ort auszuführen. Diese Kosten summieren sich für größere Organisationen, die Tausende von Druckern betreiben.

Funktionsangebot von Cloud Print Services wächst

In einer cloud-basierten Druckinfrastruktur bleiben die vernetzten Drucker und Multifunktionsgeräte beim Kunden, während die Druckserver in der Cloud gehostet und von einem Drittanbieter verwaltet werden. Zunehmend werden solche Dienste erweitert – nicht nur für die Übermittlung von Aufträgen an Drucker im Büro, sondern auch für die Verwaltung von Druckern in der häuslichen Umgebung. Die Konsolidierung der Druckmanagement-Tools in der Cloud ermöglicht, Konfiguration, Benutzer, Drucker und Richtlinien aus der Ferne zu managen. Dadurch entfallen beispielsweise die interne IT-Wartung und die individuellen Treiberinstallationen. Darüber hinaus bietet cloud-basiertes Druckmanagement stärkere Zugangskontrollen, Sicherheit und Compliance. Firmware-Updates, Flottenmanagement und Berichterstellung sind ebenfalls vom Anbieter möglich.

Empfehlungen für Käufer

Obwohl sich der Markt für Cloud-Druckdienste noch in der Entwicklung befindet, ist der Trend zur Cloud deutlich sichtbar. Eine zunehmende Zahl von Druckherstellern wie Lexmark, Kyocera und Konica Minolta bietet vollständig verwaltete Cloud-Druckdienste an, während unabhängige Softwareanbieter (ISVs) eine gute Lösung für Unternehmen sind, die eine gemischte Flottenumgebung betreiben oder keine vollständig ausgelagerten MPS nutzen.

Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung zu den aktuellen und zukünftigen Anforderungen eines Unternehmens passt. Lösungen dürfen ein Unternehmen nicht dazu zwingen, schneller als gewünscht auf die Cloud umzusteigen, oder den Cloud-Wechsel verzögern. Ein Portfolio, das private, öffentliche und hybride Modelle anbietet, sorgt für verschiedene Alternativen, wenn sich die Anforderungen an On-Premise- und Cloud-Lösungen ändern.

Auswahlkriterien für Cloud-Print-Services

Für kleinere Unternehmen mit wenigen Arbeitsplätzen oder Druckern kann ein serverloses Modell ohne Druckserver vor Ort geeignet sein, um Kosten für Druckserver und Gemeinkosten zu sparen. Es ist auch für Unternehmen interessant, die ihre Server konsolidieren, um die Druckkosten zu kontrollieren und den IT-Verwaltungsaufwand zu senken.

Organisationen, die ihre Druckserver nicht abschaffen wollen oder Sicherheitsbedenken haben, sind mit einer Hybridlösung besser beraten. Bei einer hybriden Lösung werden wichtige Druckaufträge weiterhin über die Hardware vor Ort verwaltet, während andere über die Cloud laufen. Dies ermöglicht eine einfache Handhabung für Administratoren sowie eine Konsolidierung und Kosteneinsparungen.

Single- oder Multi-Tenant-Lösungen

Single-Tenant-Lösungen, die einen Kunden/Mandanten beinhalten, sind teurer als Multi-Tenant-Lösungen mit mehreren Kunden/Mandanten, die sich eine Plattform teilen. Single-Tenant-Lösungen bieten eine bessere Gesamtkontrolle und nominell bessere Sicherheitsfunktionen. Allerdings bestehen Verfügbarkeitsrisiken aufgrund manueller Wartungs- und Aktualisierungsprozesse. Multi-Tenant-Lösungen sind im Allgemeinen hochgradig konfigurierbar und verfügen über eine solide, vom Dienstanbieter verwaltete Sicherheit. Mehrmandantenfähigkeit kann auch dazu beitragen, die Kosten niedrig zu halten, da viele Posten auf mehrere Einzelmieter verteilt werden.

Dokumentensicherheit

Die Druckplattform sollte entweder die Komprimierung und Verschlüsselung von Druckaufträgen ermöglichen oder zumindest teilweise eine lokale Verarbeitung, statt alle Daten und Metadaten von Druckaufträgen in die Cloud zu spoolen. Die meisten cloud-basierten Plattformen können Druckaufträge im lokalen Netzwerk halten, hinter der Firewall aufbewahren und so ein höheres Maß an Informationssicherheit gewährleisten. Alle Daten, die zwischen dem Client und der Cloud gesendet werden, sollten verschlüsselt sein, um zu verhindern, dass der Datenstrom durch einen Man-in-the-Middle-Angriff abgefangen wird.

Identitätszugriffsmanagement und Multifaktor-Authentifizierung

Wichtig sind auch die Funktionen für Pull-Printing, wodurch Druckaufträge unabhängig vom Standort nur an authentifizierte Benutzer freigegeben werden können. Solche Funktionen ermöglichen es den Nutzerinnen und Nutzern, sich an jedem Gerät zu authentifizieren, indem sie Smartcards, Formen der Nahfeldkommunikation wie Bluetooth, Biometrie oder PIN-Druck bieten. Das Identitätsmanagement rückt bei vielen Anbietern immer stärker in den Mittelpunkt genauso wie die Integration in bestehende Identity Access Management (IAM) Systeme.