Übersicht zu Output-Management-Systemen

Bei Output-Management-Systemen besteht eine große Auswahl, da es ganz unterschiedliche Einsatzszenarien und vielfältigen Output zu managen gibt. Lange ging es darum, Drucker und Druckaufträge effizient zu steuern, managen und administrieren. Doch inzwischen haben sich neben dem Drucker viele weitere wichtige Output-Kanäle wie E-Mail und soziale Netzwerke sowie hybride Kanäle etabliert, die ebenfalls bedient werden wollen. Um die unterschiedlichen Kommunikationskanäle effizient miteinander zu vernetzen, ist Multi-Channel- oder auch Omni-Channel-Output-Management« angesagt.

Zur Schaffung nachhaltiger Kundenerlebnisse wird von Unternehmen und Organisationen zudem gefordert, dass sie ihre Kommunikation sowohl kanalbezogen als auch von der Ansprache und inhaltlich individuell auf die Bedürfnisse des Empfängers einstellen. Zu den Kernaufgaben eines Output Management Systems zählt daher, den Content in der richtigen Form auf dem richtigen Kanal im passenden Layout an die jeweiligen Empfänger zu übermitteln. Für die Optimierung der internen Arbeits- und Organisationsprozesse spielt das Output Management System ebenfalls eine wichtige Rolle. Eine unternehmensweite Lösung führt wie eine zentrale Drehscheibe den gesamten im Unternehmen erstellten Content zusammen und ermöglicht dann eine erfolgreiche Kundenkommunikation. Gleichzeitig lassen sich dabei Möglichkeiten der Prozess- und Kostenoptimierung berücksichtigen.

Getrieben durch die digitale Transformation spielen effiziente Output-Prozesse nicht nur in der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern eine große Rolle, sondern auch in der Fertigung, Produktion und Logistik. Um Prozesse beispielsweise aus einem ERP-System heraus richtig zu steuern, sind häufig individuelle Anweisungen wie Fertigungsaufträge nötig. Mit Hilfe von Output-Management-Systemen lassen sie sich automatisiert generieren und verteilen.

Die digitale Transformation verändert neben dem Funktionsumfang auch die Architektur der Output-Management-Systeme selbst. So stehen sie vermehrt als Cloud- oder Service-Lösung zur Verfügung.

Auf den nächsten Seiten finden Sie eine Auswahl verschiedener Lösungen im Output-Management-Bereich, die laufend erweitert und aktualisiert wird.

AKI vereint mit Printaurus verschiedene Hard- und Software und unterstützt SAP

Die Kyocera-Tochter AKI ist darauf spezialisiert, heterogene Drucklandschaften zu managen, die in Verbindung mit SAP-Anwendungen umfangreiche Druckaufträge erfüllen sollen. Die Herausforderung bei SAP ist die Trennung von SAP- und Office-Druck. Dadurch müssen die gleichen Verwaltungsaufgaben doppelt erledigt werden und das jeweils mit den systemeigenen Tools für SAP und Printserver. In einer großen Druckinfrastruktur mit mehreren SAP-Instanzen ist dies eine zeitintensive Aufgabe, bei der es häufig zu Fehlkonfigurationen kommt.

Um dies zu verhindern, kann die skalierbare Software »PrinTaurus for SAP« die komplette Konfiguration, die Administration und das Operating der Druckinfrastruktur von SAP und nachgelagerter Printserver aus einer grafischen Oberfläche erledigen. Ausgabegeräte werden zeitgleich auf mehreren SAP-Systemen eingerichtet, Verbindungen zwischen den Ausgabegeräten auf den SAP-Systemen und der gewählten Zielqueue auf Funktionalität geprüft und Einstellungen von Real und Logical Output Management Systems (ROMS und LOMS) verwaltet. Die Übertragung der Ausgabeaufträge ist verschlüsselt. Rückmeldungen über den Druckstatus erfolgen direkt in die SAP-Systeme. Für kritische Druckprozesse kann die Hochverfügbarkeit der Druckfunktionalität aus den SAP-Systemen sichergestellt werden. Zusätzlich hilft die Software, Testausdrucke mittels Wasserzeichen eindeutig zu kennzeichnen, damit es nicht zu Verwechslungen mit produktiven Ausdrucken kommt, denn solche Verwechslungen können unter Umständen erhebliche finanzielle Auswirkungen haben.

Mit »PrinTaurus for SAP« verfügt AKI über eine Lösung, die innerhalb SAP präzise Statusmeldungen und Informationen über den Verbleib von Druckjobs automatisiert liefert und Ausgabegeräte schnell, zentral und einheitlich konfigurieren kann. Beispielsweise gibt es eine automatische Installation von Druckertreibern im Netzwerk. Durch eine Komprimierung der Druckjobs und eine Auslagerung des Druckmanagements an Printaurus werden sowohl Netzwerke als auch die CPUs der SAP-Software entlastet. Insgesamt liefert die SAP-zertifizierte Lösung verifizierte Druckwege in einer gut organisierten Druckumgebung. Im Einsatz ist sie beispielsweise bei dem Maschinenbauunternehmen Tyrolit, dem Automobilzulieferer Hirschmann Automotive und dem Hersteller von Sensorlösungen SICK.

Da auch die manuelle Administration großer Windows-Druckumgebung zeitintensiv sein kann und sich notwendige Tätigkeiten häufig wiederholen, hat AKI ebenfalls eine Printaurus-Lösung für Windows. Damit vereinfacht sich die Anlage und Verwaltung von Druckerwarteschlangen. Mit Automatismen lassen sich regelmäßige Tätigkeiten wie Treiberverteilung und Konfiguration erledigen. Beispielsweise können Verantwortliche Treibereinstellungen speichern und wiederverwenden und die Verteilung von Treibern auf verschiedene Printserver vollständig automatisieren.

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Compart mit Produktfamilie Docbridge für Output- und Dokumentenmanagement

Der global agierende deutsche Anbieter Compart bietet Lösungen für eine schnelle und flexible Verarbeitung von hochvolumigen Mengen an Transaktionsdokumenten. Die skalierbare und plattformunabhängige Produktfamilie »DocBridge«, die Compart konzipiert, entwickelt und betreut, erlaubt die Ausgabe dieser Dokumente ortsunabhängig sowohl digital als auch auf Papier.

»DocBridge Pilot« ist die skalierbare und plattformunabhängige Output-Management-Software, die alle typischen Abläufe beim Output-Management einschließlich transaktionaler Sendungsanpassung, Archivierung und Drucknachverarbeitung steuert. Sie bedient alle physikalischen und elektronischen Versandkanäle und bietet verschiedene Möglichkeiten zur Überwachung und Rückverfolgung. Die Lösung stellt Features für die Zusammenstellung und Ausgabe der Dokumente als Sendungen zur Verfügung und berücksichtigt dabei mittels eines Moduls zur Portooptimierung automatisch diverse Portorabatte.

Die Anfang 2022 erschienene Version 4.1 bietet neue Features unter anderem für ein verbessertes Multichannel-Processing, ein neues Dispositions-/Workflow-Management sowie einen innovativen Plugin-Mechanismus zum Erstellen von kundenspezifischen Minianwendungen (Widgets). Hinzu kommen Web-UI-Optionen für das Job-Recovering/Handling, diverse Funktionalitäten für das sichere Management von Zugriffsberechtigungen (Permissions und Access Control Lists – ACL) sowie für die Verstärkung im Bereich Sicherheit beziehungsweise Schwachstellen (OWASP / CVE / CWE). Zudem gibt es Schnittstellen zu verschiedenen Postdienstleistern wie ABIS, Mailoptimizer/Deutsche Post und Postcon. Zu den größten Vorteilen der Software gehören die Dateiformatunabhängigkeit, eine hohe Flexibilität und Stabilität im Verarbeitungsprozess durch die Möglichkeit der Parallelisierung sowie umfangreiche Konfigurationsoptionen für Multichannel-Output.

»DocBridge Impress« ist eine universelle und skalierbare Lösung für die gleichberechtigte Erstellung von Dokumenten für seitenorientierten Druck, Web, mobile Endgeräte sowie E-Mail. »DocBridge Mill Plus« befähigt Firmen und Organisationen mit hohem Dokumentenvolumen, unterschiedliche Eingangsformate mit verschiedenen Ausgabekanälen in Einklang zu bringen und Dokumente empfängergerecht aufzubereiten.

Zu den Referenzkunden von Compart zählen der Dienstleister für Dokumenten- und Output-Management Avaloq Outline und die Versicherungskammer Bayern.

Dokumenterstellung und Output Management von Kühn & Weyh

Die Produktserie »M/« des Freiburger Unternehmens kühn & weyh Software, kurz kwsoft, dient der effizienten Erstellung und Verarbeitung individualisierter Business Dokumente im Corporate Bereich.

Die Serie M/ steuert die gesamte Prozesskette von der Beauftragung bis zur Ausgabe. Dies reicht von der Datenübergabe über Erstellung und Konfiguration des Contents bis hin zur Optimierung und Übergabe an die Ausgabekanäle. Die drei wesentlichen Produktkomponenten bilden »M/TEXT« für Dokumenterstellung, »M/OMS« für Optimierung und Output Management und das gemeinsame Administrationstool »M/Workbench«. M/TEXT und M/OMS können auch unabhängig voneinander eingesetzt werden, jedoch nutzen die meisten Kunden sie im Verbund, da sie so ihren vollen Wirkungsgrad erzielen.

Für Dokumente, die an verschiedenen Stellen eines Unternehmens mit unterschiedlichen Systemen erstellt werden organisiert das Output-Management-System M/OMS die Ausgabeprozesse. Die Ausgabe kann in Papierform als interne oder externe Post und/oder in digitaler Form (Fax- und Mailsysteme) an verschiedene Empfänger ausgegeben werden und zusätzlich in einem zentralen elektronischen Archivsystem erfolgen.

Das M/OMS Basismodul ist unter anderem in der Lage, alle anfallenden Dokumente zu sammeln und in beliebige Teil-Dokumente zu splitten, Markierungen wie OMR, Barcode und Datamatrix zu generieren sowie kundenspezifische Funktionen zu integrieren. Außerdem kann es Textersetzungen durchführen, Kopien erzeugen und Merkmale wie Poststraßenmarkierungen, DV-Freimachung und Rückläufercodes aufbringen.

Im Verarbeitungsprozess speichert das Receiver-Modul im Server das neue Input-Dokument und vermerkt den Eingang in der Datenbank. Das Receiver-Modul sendet dann eine Nachricht an das Splitter-Modul, das den Controljob liest. Es erzeugt daraus die gewünschten Splitziele (Teildokumente), ordnet die M/OMS-Parameter zu und erzeugt für jedes Splitziel einen Eintrag in der Datenbank. Definierte Stapelprozesse fassen die gesplitteten Dokumente aufgrund ihrer Selektions- und Sortierkriterien in logische Stapel zusammen. Die Verarbeitung der Dokumente eines Stapels wird durch die Kombination der Extensions in der Stapelkonfiguration festgelegt. Jede Extension übernimmt eine bestimmte Aufgabe, zum Beispiel Erzeugen eines Deckblattes, Aufbringen von Markierungen oder Drucken eines Dokuments.

M/OMS ist in Java implementiert, wird in einem Java EE-Applikationsserver ausgeführt und ist unter anderem auf den Applikations-Servern »JBoss«, »IBM Websphere« und »MS SQL Server« lauffähig.

Zu den Anwendern zählen beispielsweise das Online-Versicherungsunternehmen Adam Riese, bei dem M/OMS ausschließlich digitale Prozesse steuert und digitalen Output produziert und der Energiedienstleister eprimo, der seinen Kunden ein Portal für den gesamten Schriftverkehr bietet. Nur wenn es nicht anders geht, wird gedruckt und versandt.

Quadient bietet Multichannel-Lösung stationär und in der Cloud

Der Anbieter von Hard- und Softwarelösungen für Post- und Dokumentenbearbeitung Quadient, vormals Neopost, bietet mit »Quadient Impress« eine cloud-basierten Software-Suite für die Automatisierung intelligenter Kundenkommunikation. Sie vereint Customer Communications Management, Dokumentenautomatisierung, Forderungsmanagement, Management von Verbindlichkeiten und Customer Journey Mapping. »Impress Automate« ist die Output Management Komponente, die es als On-Premises-Variante und in der Cloud-Variante gibt. Sie eignet sich für die Automatisierung von ausgehenden Dokumenten, mit der Unternehmen umsetzbare, personalisierte und sichere Kommunikation erstellen können. Impress Automate kann Briefpost und digitale E-Mails verwalten. Dabei lassen sich sowohl von Systemen generierte Batch- als auch die Ad-hoc-Desktop-Kommunikation optimieren und automatisieren.

Impress Automate bietet eine browserbasierte grafische Oberfläche über die zunächst alle benötigten Dokumente gesammelt werden, wobei unterschiedliche Input-Formate möglich sind (PDF, TNO, PCL, PS). Liegen alle Dokumente vor, lassen sich diese bearbeiten, zum Beispiel Adressen korrigieren, Sendungen für denselben Empfänger zusammenführen oder Dokumente mit Steuercodes versehen (BCR, OMR, 2D Datamatrix). Vor dem Starten beziehungsweise Terminieren der Produktion stellen die Benutzerinnen und Benutzer die Output-Parameter ein, etwa für physische oder digitale Dokumentenausgabe, Duplexdruck, individuelle Beilagen. Berücksichtigen lassen sich auch kundenspezifische Zeichensätze und Papierformate. Zudem können die Benutzerinnen und Benutzer über Desktop-Printing-Module auf Einstellungen des MS-Windows-Druckertreibers zugreifen, zum Beispiel für das Heften oder Falten. Ausgehend von den Einstellungen, die sich zur Wiederverwendung auch speichern lassen, laufen Ausdruck, Dateigenerierung und E-Mail-Versand automatisch. Gleiches gilt aufgrund der Dokumentencodierung für den nachgelagerten Kuvertierlauf.

Ein Dashboard informiert zum jeweils aktuellen Systemzustand sowie zu anstehenden und laufenden Jobs. Ergänzend dazu liefert das Reporting aussagekräftige Übersichtsgrafiken, etwa zu Produktionsvolumen oder Portokosten. Darüber hinaus lässt  sich Impress Automate zu Protokollzwecken an externe Datenbanken anbinden und erlaubt, das Monitoring und Reporting auf die gesamte Produktion auszuweiten.

Sendungsinhalte beziehungsweise Versandstücke werden vor, während sowie nach der Verarbeitung auf Fehlerfreiheit geprüft. Auffälligkeiten werden sofort gemeldet, um korrigierend eingreifen zu können. Kuvertierläufe werden lückenlos überwacht und detailliert in Job- und Versandstücklisten dokumentiert. Für zusätzliche Transparenz und eine verlässliche Planungsgrundlage sorgen differenzierte Leistungsberichte: beispielsweise pro Kuvertiersystem oder Kuvertierlauf, auch im Tages-, Wochen und Monatsvergleich.