Kommunen umdenken: Ende der PDF-Eingabeformulare steht bevor

Vor allem Kommunen sollten aufpassen, bzw. müssen evtl. sogar komplett umdenken: Das Ende der PDF-Eingabeformulare steht bevor. Darauf verweist cit, ein Spezialist für formular- und dokumentbasierte Software. Das Unternehmen aus Dettingen/Teck rät Kommunen, sich rechtzeitig um alternative Wege zum PDF-Eingabeformular zu bemühen, da PDF-Eingabeformulare bis zum Jahresende nicht mehr zum elektronischen Ausfüllen von Anträgen im Browser genutzt werden können.

Kommunen und Verwaltungen, die diesen Weg für einen digitalen Zugang eingeschlagen haben, dürften also vor einer enormen Herausforderung stehen. Denn es muss relativ kurzfristig eine alternative Lösung gefunden werden, will man nicht von einmal digital geöffneten Verfahren wieder auf das Papierformat zurückfallen. Das Softwarehaus cit verweist weitgehend automatisierte Wege für Alternativlösungen.

Sicherheitsgründe: PDF-Eingabeformular werden abgeschafft

Es sind Sicherheitsgründe, dass das PDF-Eingabeformular abgeschafft werden soll. Denn die Unterstützung der Integrationsschnittstelle NPAPI, die bisher ein Öffnen von PDF-Formularen direkt im Webbrowser ermöglicht hatte, wird von nahezu allen Browsern nicht mehr unterstützt. Und so ist es künftig nicht mehr möglich, PDF-Formulare zur Eingabe in einen nahtlosen Ablauf einer Webanwendung einzubetten und Formulardaten dabei automatisch zu versenden. Die integrierten PDF-Viewer der Webbrowser erlauben dann lediglich noch ein Öffnen oder Herunterladen von PDF-Formularen, um diese offline auf dem PC auszufüllen.

Kommunen und Verwaltungen, die bislang PDF-Formulare zur Online-Eingabe im Einsatz hatten, können auch mit Blick auf das E-Government-Gesetz nun nicht einfach wieder auf das Papierformat zurückfallen. Sie müssten laut cit stattdessen eine alternative elektronische Lösung finden, um innerhalb der nächsten Monate ihre bestehenden PDF-Eingabeformulare umzustellen.

White-Paper »Ablösung von PDF-Eingabeformularen« verfügbar

Die cit hält hier eine Lösung bereit, um betroffenen Verwaltungen innerhalb weniger Wochen zu helfen, zunächst einmal den digitalen Zugang zu sichern. In einem zweiten Schritt lassen sich durch den Umstieg auf moderne Formularassistenten vielversprechende Zukunftsperspektiven eröffnen. Beide Wege sollten weitgehend automatisiert und unkompliziert erfolgen können, argumentiert cit.

»Bisher war es für die Kommunen relativ bequem, sich auf die PDF-Eingabeformulare zu berufen, wenn es um den digitalen Zugang ging. Das war zwar oft wenig nutzerfreundlich, wurde aber als schnelle Lösung häufig umgesetzt«, sagt Klaus Wanner, Geschäftsführer bei cit. »Jetzt besteht allerdings dringender Handlungsbedarf und gleichzeitig die Chance, eine deutlich bürgerfreundlichere Lösung anzubieten.«

In einem White-Paper mit dem Titel »Ablösung von PDF-Eingabeformularen« erläutert cit ausführlich die Hintergründe der PDF-Problematik und zeigt die verschiedenen Lösungswege auf, die betroffene Kommunen nun gehen können. Das Dokument kann kostenlos per E-Mail über die »Info«-Adresse angefordert werden.

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