IDC nimmt die Poststelle unter die Lupe

Digitalisierung – aber ohne Poststelle

Gegenwärtig investieren Unternehmen vorrangig in betriebliche Effizienz und digitale Transformation. Dabei bleibt die Poststelle eine oft übersehene Quelle für Prozess- und Compliance-Risiken. Angesichts schwankender Mengen an physischer Post und der zunehmenden Nutzung digitaler Alternativen fehlt vielen Unternehmen eine klare Strategie für das Zusammenspiel von physischen und digitalen Postkanälen. Häufig versäumen sie, ihre Poststellenabläufe zu modernisieren. Laut einer Studie von IDC sind jene Unternehmen zunehmenden Risiken hinsichtlich der Dokumentenintegrität, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Servicekontinuität ausgesetzt – insbesondere da hybride Arbeitsmodelle neue Anforderungen an traditionelle Prozesse der Postbearbeitung und -verteilung stellen.

Die Verdrängung der physischen Post durch elektronische Alternativen hat sich aufgrund Remote- und dezentral arbeitender Belegschaften nach der Pandemie beschleunigt. Weitere Treiber dieser Entwicklung sind cloudbasierte Dokumentenmanagement-Plattformen und zunehmend papierlose Geschäftsprozesse. Viele noch genutzte Poststelleninfrastrukturen, die auf manuellen Prozessen, in die Jahre gekommenen Geräten und isolierten Arbeitsabläufen basieren, sind den Anforderungen der heutigen hybriden Arbeitsumgebung nicht gewachsen. Große Mengen an eingehender physischer Korrespondenz erfordern nach wie vor eine sichere Bearbeitung, die Nachverfolgung der Kontrollkette und eine zeitnahe Verteilung, während die Personal- und Betriebskosten weiter steigen.

IDC-Betrachtung zu Lösungen für Poststellen

Im aktuellen »IDC MarketScape: Worldwide Mailroom Solutions and Services 2026 Vendor Assessment« beleuchtet das US-Marktforschungsunternehmen die entsprechenden Markttrends und ordnet die Poststellenlösungen verschiedener Anbieter ein. Außerdem enthält die Marktbetrachtung Tipps, was Unternehmen generell bei der Investition in Hard-und Software sowie Dienstleistungen für Poststellen beachten sollten.

So gehe es bei der Modernisierung der Poststelle nicht nur um die Automatisierung manueller Prozesse, sondern darum, neu zu konzipieren, wie Dokumente und Kommunikation in das Unternehmen gelangen, dort durchlaufen und es wieder verlassen. Sowohl physische als auch digitale Post muss so bearbeitet werden, dass die Dokumentenintegrität gewahrt, sensible Informationen geschützt und eine klare und nachverfolgbare Nachweiskette gewährleistet wird.

Wesentliche Anforderungen an Poststellen

Unternehmen sollten digitale Poststellenlösungen prüfen, die eine sichere elektronische Erfassung, intelligente Sortierung und Fernzustellung von Postinhalten ermöglichen. Es gilt sicherzustellen, dass verteilte Belegschaften unabhängig von ihrem Standort zeitnah und fehlerfrei ihre Korrespondenz erhalten.

Mailroom-Systeme sollten mit anderen Business-Software-Lösungen wie CRM, ERP und ECM integrierbar sein, um digitale Geschäftsprozesse vom Eingang bis zum Ausgang zu ermöglichen. Wichtig sei auch die Zukunfts- und Innovationsfähigkeit – insbesondere inwieweit Künstliche Intelligenz eingebunden wird. Laut IDC spielen KI-gestützte Technologien bei der Modernisierung der Poststelle eine immer zentralere Rolle. Sie ermöglichen es Unternehmen, größere Mengen komplexer Korrespondenz in unterschiedlichen Formaten schneller, genauer und kosteneffizienter zu bearbeiten.

Für den IDC MarketScape bewertete das Analystenhaus weltweit elf Anbieter von Poststellenlösungen und -dienstleistungen anhand ihrer aktuellen Leistungsfähigkeit, ihrer Zukunftsstrategie und der Qualität ihrer Serviceerbringung. Eingeflossen ist auch die Fähigkeit, Unternehmen bei der digitalen Optimierung ihrer Prozesse zu unterstützen.

SPS mit End-to-End-Betriebsmodell

SPS mit Hauptsitz in Zürich wurde in der IDC-Bewertung in der Kategorie »Leader« eingestuft. IDC hebt die Fähigkeit von SPS hervor, Unternehmen bei der Bewältigung zentraler operativer Herausforderungen zu unterstützen, darunter fragmentierte Workplace Services, voneinander isolierte Technologien und siloartig organisierte Geschäftsprozesse. Das durchgängige End-to-End-Betriebsmodell von SPS stellt laut IDC einen »wesentlichen Wettbewerbsvorteil« dar, weil es Workplace Services, Geschäftsabläufe und intelligente Automatisierung in einem einheitlichen Leistungs- und Bereitstellungsmodell verbindet.

IDC würdigt zudem die Investitionen von SPS in KI und Automatisierung, insbesondere SPS GPT, die sichere, unternehmenseigene KI-gestützte Plattform für Dokumentenintelligenz. Laut IDC kann SPS zudem Implementierungen im Produktivbetrieb in großem Maßstab mit quantifizierbaren Geschäftsergebnissen nachweisen.

Neben dem Einsatz KI-basierter Technologien im gesamten Mailroom-Ökosystem hebt IDC die operative Präsenz von SPS hervor. Sie basiert auf einem einheitlichen Governance-Modell, harmonisierten Arbeitsabläufen und einer standardisierten Technologiearchitektur.

Das integrierte Physical-to-Digital-Betriebsmodell verbindet den Betrieb von Unternehmenspoststellen mit Workplace-Logistik, Dokumentenverarbeitung und Workflow-Automatisierung. Sicherheits-, Governance- und Compliance-Anforderungen sind dabei in sämtliche Betriebsabläufe integriert. Damit unterstützt SPS sowohl stark regulierte Branchen wie Banken, Versicherungen, das Gesundheitswesen und den öffentlichen Sektor, als auch die herstellende Industrie.

Nach Einschätzung von IDC unterscheidet sich SPS damit von Anbietern, die sich vor allem auf die Dokumentenverarbeitung oder das klassische Outsourcing von Poststellen konzentrieren. SPS ordnet Mailroom-Services stattdessen als Bestandteil einer umfassenderen Transformation von Workplace- und Geschäftsprozessen ein.

Fokus auf Governance und Compliance bei Canon

Im IDC MarketScape ist im Leaders-Bereich auch Canon zu finden. Laut IDC betrachtet Canon den Poststellenbetrieb als eine risikogesteuerte, unternehmensweite Eingangsfunktion und nicht als reine Transaktionsaktivität zur Postbearbeitung. Das Unternehmen integriert physisches Outsourcing, digitale Konvertierung, KI-gestützte Automatisierung und kontinuierliche Governance in ein einziges Betriebsrahmenwerk. Dies ermögliche Unternehmen, schrittweise zu modernisieren, ohne den Betrieb zu stören oder die Compliance zu beeinträchtigen.

Governance und Compliance sind entscheidende Wettbewerbsvorteile auf dem Markt, und das auf Compliance ausgerichtete Bereitstellungsmodell von Canon stellt den Analysten zufolge eine wesentliche Stärke dar. Der Bericht stellt fest, dass Compliance-Aspekte durchgängig in das operative Rahmenwerk von Canon integriert sind und Unternehmen dabei unterstützen, sensible Informationen sicher zu verwalten und gleichzeitig Nachvollziehbarkeit und Kontrolle zu gewährleisten.

Der Bericht hebt die Investitionen von Canon in KI-gestützte Technologien und Lösungen in Schlüsselbereichen hervor, darunter Inhaltsanalyse und intelligente Workflow-Automatisierung, Erkennung von Anomalien und Betrugsfällen, vorausschauende Arbeitslastprognosen sowie Bildanalyse für Sicherheitskontrollen. Der Bericht stellt außerdem fest: »Canon ermöglicht es Unternehmen, ihre Poststellenabläufe schrittweise zu digitalisieren und zu modernisieren, sodass Kunden den Übergang in ihrem eigenen Tempo vollziehen können, ohne bestehende Arbeitsabläufe oder die Geschäftskontinuität zu beeinträchtigen.«

Ricoh integriert Managed Services-Expertise

Ein weiterer Leader im Mailroom-Report von IDC ist Ricoh. Gemäß den Analysten »integriert der Ansatz von Ricoh Managed Services-Expertise, KI-fähige Automatisierung, zertifizierte Sicherheitsinfrastruktur und ein ergebnisbasiertes Modell, um die Posträume seiner Kunden in strategische Informationszentren zu verwandeln.«

Das modulare Design der Ricoh Intelligent Business Platform (IBP) ermögliche es Kunden, spezifische Dienste für die gesamte Bandbreite des Unternehmens zu abonnieren und gleichzeitig von gemeinsam genutzten Daten und Berichten auf der gesamten Plattform zu profitieren.

Als strukturellen Vorteil wertet IDC das Unified Physical-Digital Delivery Model. Dahinter steckt die Fähigkeit, den gesamten Lebenszyklus von physischen und digitalen Postsendungen unter einem einzigen, rechenschaftspflichtigen Zustellmodell zu verwalten. Ein Secure-by-Design-Ansatz ermöglicht es dem Hersteller, stark regulierte Branchen zu bedienen, einschließlich Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Regierung und Recht, wo Compliance-Anforderungen von entscheidender Bedeutung sind. Abgerundet werde das Angebot mit Beratungs- und Implementierungsdienstleistungen, die den gesamten Transformationszyklus der Posträume umfassen.

Der englischen IDC-Bericht »IDC MarketScape: Worldwide Mailroom Solutions and Services 2026 Vendor Assessment« inklusive der Einschätzung zu SPS steht hier zum Download zur Verfügung.