E-Rechnungspflicht als Chance nutzen

Advertorial

Herr Uber, welche grundlegenden Funktionen sollte ein Dokumenten-Management-System für den Empfang von E-Rechnungen bieten?

Uber: Primär sollte es alle gängigen E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS 3 und UBL Invoice unterstützen und diese sowohl importieren als auch archivieren können. Die am Markt verfügbaren Systeme decken diese Anforderung ab. Der Funktionsumfang von ecoDMS reicht jedoch noch deutlich weiter, indem die Lösung E-Rechnungen klassifiziert sowie deren Vollständigkeit und Konformität prüft. Zudem wandelt ecoDMS die für Menschen nur schwer zu erfassenden XML-Datensätze automatisch in lesbare PDF-Dateien um.

Können Sie uns die Prüfung von E-Rechnungen konkret beschreiben?

Uber: Gern. Zunächst geht es um die formale Prüfung, die nach dem im Oktober 2025 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichten Schreiben zwingend erforderlich ist. Enthält eine Rechnung nämlich Fehler, kann sie als »sonstige Rechnung« eingestuft werden, was zum Verlust des Anspruchs auf Vorsteuerabzug führt. Mit ecoDMS können Unternehmen dieses Risiko ausschließen, da die Software beim Eingang von E-Rechnungen automatisch eine Vollständigkeits- und Konformitätsprüfung durchführt.

Anhand hinterlegter Validierungsregeln prüft die Lösung, ob das Format technisch korrekt aufgebaut ist, alle steuerlich erforderlichen Angaben vollständig und korrekt vorliegen und bei ZUGFeRD-Rechnungen der XML-Datensatz rechtskonform erstellt wurde.

Das Prüfergebnis wird als übersichtliche PDF-Datei ausgegeben, in der Mitarbeitende sofort erkennen, ob alle Anforderungen erfüllt sind. Zusätzlich kennzeichnet ecoDMS die Dokumente in der Benutzeroberfläche nach dem Ampelprinzip:

• Grün: Entspricht den Vorgaben.
• Gelb: Manuelle Prüfung erforderlich.
• Rot: Fehlerhafte Datei, nicht akzeptieren.

Dazu ein Tipp: Einige unserer Kunden nutzen dieses Feature auch zur Prüfung ihrer ausgehenden E-Rechnungen und gewährleisten so, dass diese korrekt ausgestellt sind.

Neben der formalen Prüfung müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass Rechnungen in Bezug auf bestellte und gelieferte Mengen sowie vereinbarte Preise – kurz: inhaltlich – stimmig sind. Hierzu werden die E-Rechnungen mit den dazugehörigen Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen abgeglichen. Im Sinne der Effizienz empfehlen wir, auch diese Dokumente zentral in ecoDMS abzulegen, sodass alle an der inhaltlichen Prüfung beteiligten Mitarbeitenden parallel darauf zugreifen können.

Sie nannten die Klassifizierung von E-Rechnungen als ein wichtiges Feature von ecoDMS. Was hat es damit auf sich?

Uber: Der in ecoDMS integrierte Vorlagen Designer unterstützt Anwender dabei, individuelle Klassifizierungsvorlagen zu erstellen. Diese sorgen dafür, dass Dokumente beim Import ins Archiv automatisch erkannt und korrekt eingeordnet werden. Für die Vorlagen können alle auslesbaren XML-Daten einer E-Rechnung genutzt werden, was die automatische Erkennung und Ablage von E-Rechnungen besonders zuverlässig gestaltet. Über komfortable Suchfilter lassen sich die Rechnungen gezielt nach Kriterien wie »Status« oder »Lieferantenname« anzeigen. Zudem gewährleistet ecoDMS dank moderner Technologien die revisionssichere Archivierung sämtlicher Rechnungen sowie deren Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Da alle Dokumente in ihrer Originalform gespeichert werden, erfüllen Unternehmen mit ecoDMS selbstverständlich die Anforderungen der GoBD.

Wie können Unternehmen das Potenzial strukturierter E-Rechnungsdaten mit ecoDMS vollständig ausschöpfen?

Uber: ecoDMS ist mit intelligenten Funktionen wie dem gezielten Mapping von Datenfeldern ausgestattet. So wird beispielsweise der Wert im Feld »Lieferantenname« einer E-Rechnung automatisch in das Feld »Kreditor« innerhalb von ecoDMS übertragen und dort weiterverarbeitet. Doch damit nicht genug: Anwender können sogar ein einzelnes ecoDMS-Feld automatisch mit Daten aus verschiedenen Quellen befüllen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, um verteilte Informationen zusammenzuführen. So können Unternehmen zum Beispiel Angaben aus der Bestellung und der Rechnung sowie zur Kostenstelle in nur einem Feld kombiniert ablegen und damit die Bearbeitung beschleunigen.

Können Rechnungen aus ecoDMS auch an Buchhaltungslösungen übertragen werden?

Uber: Ja, und über Schnittstellen gelingt das sogar sehr komfortabel. Derzeit können Rechnungen inklusive aller relevanten Daten bereits an zahlreiche Buchhaltungslösungen wie Lexware oder Sage 100 übergeben werden. Alternativ lassen sich die Originale der archivierten E-Rechnungen über ein Kontextmenü einzeln oder gesammelt als ZIP-Datei exportieren.

Welche Empfehlungen möchten Sie Unternehmen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht mit auf den Weg geben?

Uber: Mit Ablauf der ersten Übergangsfrist zum 1. Januar 2027 wird der Anteil an XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen deutlich steigen. Daher empfehlen wir Unternehmen, jetzt in nachhaltige und skalierbare Systeme zu investieren, anstatt sich Anfang 2027 mit provisorischen Lösungen zu behelfen.

Darüber hinaus sollten Unternehmen die E-Rechnungspflicht nicht als lästiges Übel wahrnehmen, sondern als Chance. Was zunächst wie eine weitere gesetzliche und technische Herausforderung anmutet, entwickelt sich bei richtiger Umsetzung schnell zu einem echten Effizienzbooster. Unternehmen können eingehende Rechnungen automatisiert verarbeiten und so die Prozesse in ihrer Kreditorenbuchhaltung massiv beschleunigen.

Schließlich empfehlen wir, die Digitalisierung über die Rechnungsverarbeitung hinaus auf weitere Prozesse auszuweiten und damit deren Potenzial gänzlich auszuschöpfen. So minimieren Unternehmen manuelle Fehler, sorgen für mehr Transparenz und steigern ihre Effizienz. Eine passende Softwarelösung wie ecoDMS mit attraktivem Lizenzmodell, hoher Benutzerfreundlichkeit und umfangreichen Funktionen macht diesen Wandel besonders wirtschaftlich – schneller ROI inbegriffen.

Mehr Informationen zu den Produkten von ecoDMS und zum Thema E-Rechnung finden Sie unter www.ecoDMS.de