Caya stellt SaaS-basierte IDP-Lösung vor

DMS-Nachfolgesystem

Die neue »Caya Document Automation Suite« automatisiert dokumentenbasierte Geschäftsprozesse – von der Erfassung eingehender Dokumente über deren intelligente Klassifizierung bis hin zur Datenextraktion. Caya positioniert die Nachfolgelösung des Dokumentenmanagement-Systems »Caya Document Cockpit« als Intelligent-Document-Processing(IDP)-Lösung. Die Lösung ist sowohl als Ergänzung für Kunden des Postdigitalisierungsservices von Caya gedacht als auch ohne diesen einsetzbar. Bis maximal 50 User kostet sie monatlich im Standard-Tarif 24,99 Euro pro Person.

SaaS-Lösung für den Mittelstand

Nach der Datenextraktion werden die Dokumente regelbasiert automatisch an die zuständige Fachabteilung weitergeleitet oder im jeweiligen Ordner in Caya abgelegt. Unternehmen sollen so manuelle Bearbeitungsschritte reduzieren und ihre Prozesse beschleunigen können. Laut Herstellerangaben ist die Lösung ohne langwierige Implementierungsprojekte in vorhandene IT-Landschaft integrierbar. Die reine SaaS-Lösung erfüllt die regulatorischen Anforderungen der BaFin, arbeitet DSGVO-konform, ist nach ISO 27001 zertifiziert und speichert sämtliche Daten verschlüsselt in einem Rechenzentrum in Deutschland.

»Die Caya Document Automation Suite ist eine End-to-End-Lösung, die unseren Postdigitalisierungsservice mit unseren KI- und Deep-OCR-Technologien sowie unserem Automatisierungs-Tool kombiniert. Damit adressieren wir insbesondere mittelständische Unternehmen«, sagt Alexander Schneekloth, Geschäftsführer der Caya GmbH.

Vom Posteingang zum eigentlichen Ziel

Die einzelnen Schritte der gesamten Lösungskette von Caya sehen folgendermaßen aus: Zunächst digitalisiert Caya die Posteingänge seiner Kunden und stellt die Dokumente in der »Caya Document Automation Suite« bereit. Eingehende E-Mails werden automatisiert in die Lösung übertragen und bereits digital vorliegende Dokumente können hochgeladen werden. Im nächsten Schritt werden die Dokumente anhand von Merkmalen wie Absender und Stichwörtern oder anhand frei definierbarer Regeln automatisch klassifiziert, entsprechend benannt und im richtigen Ordner abgelegt oder an die zuständigen Mitarbeitenden oder Abteilungen weitergeleitet.

ML-OCR-Kombination für die Erkennung

Parallel dazu extrahiert die IDP-Lösung alle relevanten Informationen aus den Dokumenten. Hierfür kombiniert der Hersteller Deep OCR mit Machine-Learning-Modellen, die Dokumenttypen anhand von Inhalt und Struktur erkennen und die benötigten Daten extrahieren. Die gewonnenen Informationen werden anschließend als strukturierte Datensätze zur Weiterverarbeitung in angeschlossene Geschäftsanwendungen übertragen. Hierfür bietet Caya Schnittstellen zu mehr als 130 Tools, darunter Buchhaltungs-, ERP-, HR- und Projektmanagementsysteme. Zusätzlich lassen sich die ausgelesenen Daten als CSV- oder JSON-Datei bereitstellen. Unternehmen reduzieren somit manuelle Erfassungs- und Übertragungsschritte und können ihre Dokumentenprozesse schneller, konsistenter und nachvollziehbarer gestalten.