Neu in DocuWare: GUI, IDP und KI

Oberfläche in neuem Look

Der Anbieter von Lösungen für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung DocuWare stellt eine Hauptversion seiner gleichnamigen Plattform vor.  Zentrales Element des neuen »DocuWare« soll die modernisierte Benutzeroberfläche sein. Laut Hersteller vereint sie »zeitgemäßes Design mit einer vereinfachten Navigation«. Entwickelt ist sie nach den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.2 AA – Standards, die Erfolgskriterien für zugängliche und nutzbare Webinhalte für Menschen mit Behinderungen festlegen.

Web- und Mobile-Clients

Es gibt eine neue mobile App, die den Web-Client ergänzt. Damit lassen sich auch unterwegs Dokumente finden und teilen, zugewiesene Aufgaben verwalten und Prozesse am Laufen halten. Push-Benachrichtigungen informieren über neue Tasks.

Mittelfristig werden mit dem neuen Docuware der bisherige Web-Client und die bestehende mobile App abgelöst. Beide Vorgängerversionen laufen während der Übergangsphase parallel als »klassisches DocuWare«, sodass bestehende User der »DocuWare Cloud« flexibel zum neuen Client wechseln können.

KI-Assistent DocuWare Aura

»DocuWare Aura« heißt der KI-Assistent im neuen Docuware. User können per Texteingabe in natürlicher Sprache Fragen stellen. Die KI analysiert Dokumente selbstständig, identifiziert Schlüsselinformationen, erstellt kompakte Zusammenfassungen und ermöglicht effiziente Dokumentenvergleiche. Der Unterschied zu herkömmlichen KI-Chatbots: Docuware Aura greift weder auf frei verfügbare Informationen noch auf externe Datenquellen zu, sondern durchsucht ausschließlich die Dokumente in den Archiven des Unternehmens und beachtet dabei die bestehenden Zugriffsrechte. Über eine API können auch KI-Agenten mit Docuware Aura kommunizieren. So lässt sich Docuware Aura in KI-Orchestrierungsagenten einbinden und Informationen aus Docuware mit Daten aus CRM, ERP und anderen Geschäftsanwendungen kombinieren.

DocuWare IDP für Erfassung und Weiterverarbeitung

Zur automatischen Erfassung, Klassifizierung und Extraktion von Daten aus Dokumenten gibt es »DocuWare IDP« (Intelligent Document Processing). Es ist eine eigenständige Lösung, die nun enger in Docuware integriert sein soll, und neue Funktionen bietet. Die GenAI-basierte »Zero Shot Extraction« ist darauf ausgelegt, relevante Informationen aus Dokumenten ohne aufwendiges Modelltraining automatisiert auszulesen. Die Funktion »Master Data Matching« gleicht die erfassten Dokumentendaten automatisch mit den Stamm- oder Referenzdaten aus anderen Systemen (wie zum Beispiel ERP-Systemen) ab. DocuWare IDP unterstützt inzwischen 16 Sprachen und drei weitere sind in Planung.

Nach den Worten von Michael Bochmann, Chief Product & Technology Officer bei Docuware, schaffe das neue Docuware mit innovativer KI und Automatisierung die Grundlage für eine moderne, wissensbasierte Arbeitsweise. »Damit Inhalte zu einem echten Mehrwert werden sollen wichtige Informationen nicht mehr in Archiven verschwinden, sondern aktiv Entscheidungen unterstützen, Prozesse vorantreiben und intelligente Automatisierung möglich machen.«

Verfügbarkeit und Übergangsphase

Das neue DocuWare ist ab sofort für alle Neukunden von »DocuWare Cloud« erhältlich. Für bestehende Cloud-Kunden ist das neue Docuware ab Mitte Oktober 2026 mit dem Update auf Version 7.15 verfügbar. Eine On-Premises-Version folgt zu einem späteren Zeitpunkt. Das klassische und das neue DocuWare laufen in der Übergangsphase parallel. User können jederzeit zwischen den Clients wechseln. Eine technische Migration ist nicht erforderlich.