Umfrage zu Druck und Versand: Sicherheit schlägt Kosten

Zentrale Ergebnisse der YouGov-Studie

61 Prozent der befragten Unternehmen sehen höhere Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz als Herausforderung für ihre Druck- und Outputprozesse. Steigende Portokosten nennen 47 Prozent, hohe Kosten des Eigenbetriebs 48 Prozent. Damit stehen beim Versand von Rechnungen, Verträgen oder Policen längst nicht nur die Ausgaben für Papier und Porto im Blick. Das zeigt eine YouGov-Studie im Auftrag von SPS.

Papier verschwindet nicht so schnell

Insgesamt setzen acht von zehn der befragten mittelgroßen und großen Unternehmen weiter auf gedruckte Kundenkommunikation; nur 14 Prozent kommunizieren ausschließlich digital. Bei der Entwicklung des Versandvolumens gehen die Erwartungen auseinander: 44 Prozent der Unternehmen mit physischer Kundenkommunikation rechnen in den nächsten drei Jahren mit weniger Sendungen, 30 Prozent mit mehr. Für das Output Management bleiben somit beide Kommunikationswege relevant.

Mittelgroße Unternehmen stärker gefordert

Die Unterschiede nach Unternehmensgröße sind deutlich. In Unternehmen mit 50 bis 999 Beschäftigten bewerten 60 Prozent die Ausfallsicherheit als Herausforderung; bei Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten sind es 34 Prozent. Auch fehlende Fachkräfte und Know-how sowie die Integration von KI-Systemen beschäftigen mittelgroße Unternehmen häufiger: jeweils 57 gegenüber 41 beziehungsweise 40 Prozent bei Großunternehmen.

Über alle Unternehmensgrößen hinweg nennen 50 Prozent wachsende Compliance-Anforderungen als Herausforderung. Gerade bei der Integration von KI, IT-Sicherheit und Datenschutz erwarten die Befragten in den kommenden drei Jahren eine zunehmende Bedeutung. Bestehende Systeme und Prozesse müssen höheren Anforderungen genügen, auch wenn die Zahl physischer Sendungen sinken sollte.

Physisch und digital aus einer Hand?

59 Prozent wickeln ihre physische Kundenkommunikation vollständig selbst ab. 38 Prozent teilen sich die Aufgaben mit externen Dienstleistern; nur zwei Prozent haben alles ausgelagert. Für Outsourcing sprechen aus Sicht der Befragten vor allem mögliche Kostenvorteile und höhere Effizienz (je 40 Prozent) sowie mehr Flexibilität (38 Prozent). Dem stehen Datenschutzbedenken (48 Prozent) und die Sorge vor Abhängigkeiten vom Anbieter (43 Prozent) gegenüber.

Bei der Wahl eines Dienstleisters zählt nicht allein der Preis. 86 Prozent nennen Flexibilität als wichtiges Auswahlkriterium, 85 Prozent Markterfahrung. Für 82 Prozent ist wichtig, dass ein Anbieter physische und digitale Kommunikationslösungen aus einer Hand anbieten kann.

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