Juristisch unterscheidet sich die Archivierung von Sicherung oder Backup stark: Die Daten werden für immer in ihrer derzeitigen Version abgespeichert, nachträgliche Änderungen am Archiv sind nicht gewünscht. Eine Datenarchivierung unterliegt gesetzlicher Aufbewahrungspflicht, bei Steuerdaten und Verträgen zum Beispiel 10 Jahre. Für die leichtere Wiederauffindbarkeit von Dokumenten werden oft Datum und Zuordnung im Dateinamen oder Verzeichnis mitgesichert. Moderne Content-Management-Systeme bieten eine Versionskontrolle der Dokumente – unter gleichem Dateinamen wird ersichtlich, wer wann welche Änderung vorgenommen hat – besonders wichtig bei Geschäftsdokumenten und beliebt in der Fahndung nach Mauscheleien.
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