Die E-Mail ist und bleibt die dominierende Kommunikationsform in der Geschäftswelt. Sie stärker mit den Geschäftsprozessen zu verzahnen, lautet die wesentliche Aufgabe des E-Mail-Managements, das über die reine Archivierung hinaus ist. Dies fördert den Hybridansatz aus client- und serverseitigem E-Mail-Management, macht aber entsprechenden Cloud-Anbietern das Leben schwer.

E-Mails bergen einerseits ein großes Potenzial Geschäftsprozesse zu beschleunigen, andererseits auch eine hohe Komplexität. Sie gilt es mit Hilfe von E-Mail-Management-Lösungen zu bewältigen, die als Teildisziplin von DMS- und ECM-Lösungen gelten. Einige der Punkte, die bei der Auswahl und Umsetzung von E-Mail-Management-Lösungen zu beachten sind, haben wir hier zusammengefasst

Da die Kommunikation per E-Mail weiter zunimmt, empfiehlt Bernhard Zöller, Geschäftsführer des DMS-Beratungshauses Zöller & Partner, sie nicht in Unternehmen »wuchern« zu lassen. Er sieht weder in DE-Mail und E-Postbrief noch in Twitter und sozialen Netzen große Konkurrenz zur E-Mail als geschäftliches Kommunikationsmedium.

Für die Einbettung des E-Mail-Managements in den Unternehmenskontext sieht Manfred Forst, Geschäftsführer von Dmsfactory, noch erheblichen Aufholbedarf. Cloud-basierte Systeme seien hierzu nicht so gut geeignet. Zusätzlich stellt sich hier die Frage nach der Zugriffssicherheit und dem Schutz der Informationen.

In den Projekten des ECM-Anbieters Dvelop kommt nach Aussage von PR-Manager Thomas Malessa kaum eine ausschließliche Client- oder serverseitige Archivierung von E-Mails vor. Vor dem Hintergrund der aktuellen Sicherheitsdebatte bei Cloud-Lösungen stehen als Speichermedium derzeit Inhouse-Lösungen im Vordergrund.