Tipps für die richtige E-Mail-Management-Lösung

Die E-Mail-Flut richtig bewältigen (Foto: ELO)

E-Mails sind nicht mehr aus der geschäftlichen Kommunikation wegzudenken und werden als selbstverständlich angesehen. Einerseits bergen sie ein großes Potenzial Geschäftsprozesse zu beschleunigen, andererseits auch eine hohe Komplexität, die es mit Hilfe von E-Mail-Management-Lösungen zu bewältigen gilt. E-Mail-Management ist eine wichtige Teildisziplin von Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Lösungen. Einige der Punkte, die bei der Auswahl und Umsetzung von E-Mail-Management-Lösungen zu beachten sind, haben wir hier zusammengefasst:

• Persönlich adressierte E-Mails, die sich auf Geschäftsprozesse beziehen, sind als Handelsbriefe zu sehen und unterliegen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Entsprechende Regelungen enthalten: Handelsgesetzbuch (HGB), Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB), Abgabenordnung (AO), Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF-Schreiben)
• Handhabung der Privat-E-Mails von Mitarbeitern, die aus Datenschutzgründen nicht archiviert werden dürfen
• Client- oder server-seitige E-Mail-Archivierung beziehungsweise Parallelbetrieb
• Unterstützung verschiedener E-Mail-Clients und –Server
• Zuordnungsmöglichkeiten der E-Mails und ihrer Anhänge zu Geschäftsprozessen und digitalen Akten
• Zugriffsmöglichkeiten für beteiligte Personen, die nicht E-Mail-Adressat waren
• Automatisches und manuelles Klassifizieren
• E-Mails und ihre Anhänge gemeinsam und/oder separat ablegen
• Management- und Archivierungslösungen für den E-Mail-Ausgang
• Automatische Beantwortungsfunktionen und -module
• Speicherformate der E-Mails und ihrer Anhänge im Zusammenhang mit der Bearbeitung und Wiederherstellung archivierter E-Mails
•  Eingliederung der E-Mail-Management-Funktion im E-Mail-Client – Anwender verlassen ungern den E-Mail-Client, wenn sie E-Mails bearbeiten
• Recherche-, Such- und Markierungsmöglichkeiten
• Behandlung von Dubletten
• Unterstützung mobiler Anwender
• Intuitive und einfache Bedienmöglichkeiten
• Cloud-Funktionalität