Interview mit Abbyy über E-Mail- und Input-Management

Abbyy kümmert sich um das Management des gesamten Posteingangs von Unternehmen. Welche Rolle spielt E-Mail aus Ihrer Sicht für die interne und externe Kommunikation? Sehen Sie hier Veränderungen?

Pichler: Durch die weit verbreitete Nutzung von E-Mails im Business Umfeld steigt der Anteil an unstrukturierten Inhalten, da E-Mails meist einen strukturlosen Fließtext beinhalten und unterschiedlichste Themen, wie beispielsweise eine Adressänderung, Anfragen oder Feedback an den Kundenservice adressieren. Für das Input-Management und die Verarbeitung dieser unstrukturierten Dokumente ergibt sich daher eine signifikante Steigerung der Anforderungen. Gerade bei der Extraktion relevanter Inhalte und der intelligenten Klassifizierung der Informationen ist es wichtig, gute Ergebnisse zu liefern, um diese entsprechend zur weiteren Bearbeitung an die zuständigen Fachabteilungen oder unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse zu leiten.

Die Einhaltung von Compliance-Regeln, die sich unter anderem aus GoBD, HGB und AO ergeben, ist ein Haupttreiber von E-Mail-Archivierungslösungen, betreffen aber alle Inputkanäle. Wie lassen sich die Regelungen am einfachsten einhalten?

Pichler: Um die Einhaltung diverser Richtlinien für alle eingehenden geschäftsrelevanten Dokumente zu gewährleisten, ist eine einheitliche Lösung, die alle Compliance-Regeln beachtet, am besten geeignet. Diese Posteingangslösung sollte natürlich auch im laufenden Einsatz jederzeit in der Lage sein, flexibel an Gesetzesänderungen angepasst zu werden.  

Damit Unternehmen nicht nur die Einhaltung von Regeln mit einer Archivierungslösung erreichen, sondern auch einen geschäftlichen Nutzen erzielen, sollten sie den Input mit Geschäftsprozessen verknüpfen. Wie weit fortgeschritten sind hier die Lösungen im Betriebsalltag?

Pichler: Entgegen der Meinung alle geschäftsrelevanten Daten seien heutzutage bereits digital verfügbar, sieht es in den Unternehmen momentan noch anders aus: Die Digitalisierung, die Anreicherung mit Metadaten und die Extraktion relevanter Daten sind teilweise noch nicht so weit fortgeschritten wie man denkt. Bisher wurde das Augenmerk hauptsächlich auf die Optimierung der nachgelagerten Geschäftsanwendungen wie ECM, ERP gelegt – die Qualität der Daten in diesen Systemen spielt allerdings eine entscheidende Rolle für die optimale Nutzung von Informationen. Die nötige Datenqualität wird durch effiziente Erfassungslösungen gewährleistet. Diese Tatsache machen sich immer mehr Unternehmen bewusst und suchen nach Input Management Lösungen, die den Betriebsalltag erleichtern und effizienter gestalten.

Was muss eine Posteingangslösung leisten, damit Workflows tatsächlich beschleunigt werden?

Pichler: Die Dokumentenklassifizierung ist hierbei eine der wichtigsten Komponenten. Eine genaue und schnelle Klassifizierung von Daten ist die Voraussetzung der schnellen Weiterleitung relevanter Informationen an nachstehende Workflow-Prozesse. Eine Posteingangslösung sollte also in der Lage sein, präzise Klassifizierungsergebnisse für alle Formate von Bilddokumenten sowie für strukturierte und semi-strukturierte Dokumente wie Formulare, Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen zu bieten. Darüber hinaus muss eine gute Lösung zur Erfassung von Informationen auch per Inhaltsklassifizierung die automatisierte Verarbeitung von E-Mails und anderen unstrukturierten Dokumenten gewährleisten. Informationen werden dabei automatisch korreliert, kategorisiert und analysiert, sodass ein Unternehmen schnell auf Kundenanfragen reagieren kann. Entscheidungszyklen können hierdurch maßgeblich beschleunigt werden.

Was sind die großen Herausforderungen bei der Auswahl einer Posteingangslösung?

Pichler: Zur Wahl einer passenden Lösung muss zu Anfang eine Analyse der benötigten Prozesse erfolgen, das heißt, welche Dokumente sollen erfasst und klassifiziert werden, wie werden sie indiziert und wenn gewünscht, über welche Schnittstellen sollen sie an Drittsysteme übergeben werden. Im nächsten Schritt sollte über die benötigte Soft- bzw. Hardware nachgedacht werden und ob die Datenerfassung manuell oder automatisiert, gegebenenfalls in Dunkelverarbeitung, erfolgen soll. Auch sollten alle in die Prozessoptimierung eingebundenen Fachabteilungen mit einbezogen werden, um so ein möglichst optimales Ergebnis zu erzielen. Um den bereits genannten Bedürfnissen zu entsprechen, ist die Herausforderung für eine gute Posteingangslösung flexibel auf alle Ansprüche zu reagieren bzw. dementsprechend angepasst werden zu können. Auch die Möglichkeit zur Erweiterung um zusätzliche Funktionalitäten sollte als Option zur Verfügung stehen.

Wo liegen die Herausforderungen bei der Einführung und dem Betrieb?

Pichler: Wie vorab erwähnt, sollten vor der Einführung einer Posteingangslösung Prozesse definiert und genau festgelegt werden, welche Dokumente zu erfassen sind und welche Workflows und Fachabteilungen mit eingebunden werden. Dementsprechend ist ein Training für die Klassifizierung notwendig. Das hierfür geeignete Klassifizierungssystem muss im Vorfeld konzipiert sein, um von Anfang an einen reibungslosen Betrieb nach Inbetriebnahme der Lösung zu gewährleisten.

Welchen Nutzen haben Unternehmen konkret von einer derartigen Lösung?

Pichler: Zusammengefasst lässt sich sagen: Gute Posteingangslösungen unterstützen Unternehmen beim Management ihrer »Informationslogistik« – das heißt, die richtigen Informationen werden zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Stelle geliefert. Durch die Zusammenführung aller eingehenden Kundenkommunikation in einem System können Unternehmen ihre Geschäftseffizienz maximieren, die Schnelligkeit ihrer Kundenkommunikation verbessern, Geschäftsprozesse vereinheitlichen und Entscheidungszyklen beschleunigen.

Office365 und natürlich auch viele weitere Softwareprodukte laufen heutzutage in der Cloud, On-Premise und hybrid. Welche Auswirkungen hat dies auf die Input-Archivierung und das Input-Management?

Pichler: Durch die Nutzung von Cloud-Funktionalitäten können die Möglichkeiten von Input-Management-Lösungen optimal auch von Unternehmen ausgeschöpft werden, die ein geringeres Dokumentenaufkommen haben. Bei der Nutzung von Erfassungslösungen als SaaS sind die Einstiegskosten sehr niedrig, da weder Betriebs-, Hardware- noch Softwarekosten anfallen. Je nach Volumen des zu verarbeitenden Posteingangs, kann nach Bedarf skaliert und kosten- sowie qualitätseffizient Informationen verarbeitet werden. Auch Unternehmen mit industriespezifischen Jahresspitzen sowie Shared-Services-Center (SSCs) und Business-Process-Outsourcer (BPOs) ziehen einen hohen Nutzen aus beliebig skalierbaren smarten Lösungen zur Automatisierung des Posteingangs.

Wie wichtig ist für Abbyy der Bereich Input-Management?

Pichler: Input-Management ist für Abbyy von zentraler Bedeutung. Vor allem die Optimierung des Input-Managements in Kombination mit intelligenter Klassifizierung ist auch aufgrund seiner hohen Marktrelevanz eines der Kernthemen von Abbyy.