Interview mit Knut Ley, CiBS, zu ECM im Gesundheitssektor

Worauf kommt es bei ECM-Projekten im Gesundheitssektor besonders an?

Ley: Bei den ECM-Projekten im Gesundheitssektor kommt es besonders darauf an, dass sowohl die Patientenakten als auch die Verwaltungsakten aller Bereiche digitalisiert werden. Das erspart dem Krankenhausbetreiber, der zumeist kilometerlange Aktenbestände hat, viel Zeit und somit auch Geld. Mit der Digitalisierung geht die Implementierung eines Aktenverwaltungssystems einher, das dem Suchenden unmittelbar mitteilt, wo sich die gesuchte Akte gerade befindet. Die Aktenbestände sollten sukzessive digitalisiert werden, dies beschleunigt den Zugriff auf die einzelnen Akten um ein Vielfaches. Dabei sind die Datenschutzrichtlinien unbedingt und ganz genau einzuhalten. Die Digitalisierung kann durch einen externen Dienstleister oder beispielsweise im Krankenhaus durch den internen Dienstleister (Inhouse) erfolgen. Am Ende ist dies lediglich eine Frage der Logistik. Ein weiteres wichtiges ECM-Thema ist die automatische Rechnungseingangsprüfung in der Krankenhausverwaltung. Die Eingangsrechnungen werden heute oftmals noch manuell bearbeitet. Dies nimmt aufgrund der großen Mengen zahlreiche Mitarbeiter und sehr viel Zeit in Anspruch. Dadurch kommt es zu unnötigen Verzögerungen bei der Kontierung, Genehmigung und Zahlung der Rechnungen. Eine unangenehme Folge: Skonti gehen aufgrund der verstrichenen Zahlungsfristen verloren, schlimmstenfalls müssen sogar Mahngebühren bezahlt werden.

Was unterscheidet die Projekte hier von ECM-Projekten in anderen Branchen?

Ley: Digitale Anforderungen haben überall Einzug gefunden. Mittlerweile will der deutsche Mittelstand über die Wirtschaftsverbände mit den neuen Entwicklungen mithalten und den digitalen Anforderungen entsprechen. Im Bereich der Konstruktion und Fertigung wird dies schon vielfach praktiziert, aber Stand heute sind in vielen Betrieben immer noch kilometerlange physische Aktenbestände vorhanden. Die Thematik der automatischen workflow-unterstützten Rechnungseingangsprüfung ist im Gesundheitswesen genauso akut wie in anderen Branchen. Im Behördenumfeld ist man schon viel weiter, die Verwaltung in Hamburg beispielsweise hat schon große Bereiche digitalisiert. Vieles ist jetzt sehr viel schneller verfügbar und das kommt dem Bürger durch schnellere Bearbeitungszeiten zugute. Zu den Besonderheiten der Branche zählen vor allem standardisierte Schnittstellen zu Krankenhaus Informationssystemen (KIS) und Drittsystemen sowie das angepasste Arbeiten der Dienstleister im Integrating the Healthcare Enterprise-konformen (IHE) ECM-Feld.

Wie lassen sich medizinische Dokumente wie Röntgenaufnahmen einbinden?

Ley: Röntgenbilder sind schon länger eine Herausforderung, weil sie dem Arzt in digitaler Form für die Befundung eine Eins-zu-eins-Aufnahme mit uneingeschränkter Qualität bieten muss. Hier sind in den PACS-Systemen neben den professionellen IT-Gerätschaften sehr gute Viewer notwendig, die in der Lage sind, die Röntgenbilder adäquat darzustellen. Diese Viewer müssen Multiformate aufgrund unterschiedlicher Herstellerstandards verarbeiten können. Erfreulicherweise gibt es heute in der ECM-Welt bereits entsprechende Viewer, die aus verschiedenen Anwendungen heraus die Röntgenbilder miteinbeziehen und somit auch in einem DMS das Bild darstellen. Durch die Verwendung des Viewers muss dann nicht mehr ausschließlich mit dem PACS-System gearbeitet werden, sondern es werden auf einem Bildschirm dann weitere Bilder dargestellt.

Wie integriert man Alt-Archive?

Ley: Alt-Archive sind physische Archive. Oftmals ist es sinnvoll, den Aktenbestand, der heute meistens erhebliche Sicherheitsstandards wie solche in Bezug auf Zutritt, Einbruch, Feuer etc. vermissen lässt, professionell in ein externes System umzulagern. Mithilfe einer speziellen Software kann sich der Kunde »seine« Akte heraussuchen und sich diese nach Bedarf scannen und über ein gesichertes Scanverfahren in sein DMS einspielen lassen. Scannen on Demand ist ein sehr günstiges Verfahren, weil nicht das gesamte Alt-Archiv digitalisiert werden muss, sondern nur bestimmte Jahrgänge. Auch das Vernichten der Akten geht mit dem Scannen on Demand einher. Ist die Akte digitalisiert, kann sie vernichtet werden. Das gilt auch für Akten, die ihre Aufbewahrungsfrist überschritten haben. Die Software teilt das dem Kunden mit und das Archiv reduziert sich sukzessive.

Welche regulatorischen Rahmenbedingungen sind hier zu beachten?

Ley: In allen Bereichen gilt insbesondere für das ersetzende Scannen – das ist das Scannen mit anschließender Vernichtung der Belege – dass die Rechtskonformität und das Signieren des Abbildes zertifiziert stattfinden (z.B. durch Zertifizierungen, wie ISO 9001 und ISO 27001). Nur durch zertifizierte Unternehmen und Verfahren kann sich der Kunde sicher sein, alles rechtskonform durchgeführt zu haben.

Welche Anforderungen stellen die Kunden im Gesundheitssektor?

Ley: Grob betrachtet, dass alle Leistungen des Dienstleisters und dessen angewandte Verfahren zertifiziert sind. Es gibt leider immer wieder »schwarze Schafe«, denen der heutige Datenschutz eher nicht von Bedeutung scheint. Da stellt sich die dringende Frage, was am 25.5.2018 passiert, denn an diesem Tag tritt die Datenschutz-Grundverordnung in Europa in Kraft. Wer hier Datenschutz ignoriert, wird extrem hohe Strafen in Kauf nehmen müssen. Es werden auch nicht mehr nur die Unternehmen, sondern auch die Verantwortlichen bestraft.

Wie haben Sie Ihr Portfolio auf den Kundenkreis im medizinischen Bereich zugeschnitten?

Ley: Unser Unternehmen digitalisiert seit mehr als 20 Jahren über 50 Millionen Seiten pro Jahr mit dem Schwerpunkt Gesundheitswirtschaft. Die Anforderungen waren und sind noch immer sehr hoch. Wir haben die Anforderungen des Kundenkreises aufgenommen und haben unsere Expertise im Laufe der Zeit mit den Kunden weiterentwickelt. Wir bedienen alle Schnittstellen der Kundensysteme, sind mehr als ausreichend zertifiziert und stellen sehr schnell die Kundendaten rechtskonform und revisionssicher elektronisch signiert zur Verfügung.

Wie schätzen Sie den Bedarf für Digitalisierungsprojekte im Gesundheitssektor ein?

Ley: Aufgrund der vielen physischen Archive, deren gesetzlichen Auflagen hinsichtlich des Datenschutzes oftmals nicht ausreichen und deren Kapazitäten fast überall aus den Nähten platzen, möchten immer mehr Kunden von den auf der Hand liegenden Vorteilen einer Digitalisierung profizieren. Der Bedarf wird also in den nächsten Jahren auf keinen Fall sinken, sondern mit Sicherheit zunehmen.

Wo liegen die Hemmnisse bei Projekten dieser Art?

Ley: Vielfach haben Kunden Angst, sich von ihren physischen Akten zu trennen. Dies gilt für die Auslagerung, die Digitalisierung an sich und vor allem die Vernichtung nach dem Scannen. Diese Hemmnisse basieren im Prinzip auf Unkenntnis, nicht nur, aber auch was die Rechtskonformität und den Datenschutz anbelangt. Hier ist es immer wieder an den Dienstleistern, durch Mitarbeit in den Verbänden oder über Hersteller von ECM-Komponenten bzw. -applikationen gezielte Aufklärung zu betreiben. Gute und zahlreiche Referenzen der Dienstleister sollten die Skepsis verringern.

Welche Vorteile ergeben sich durch die ECM-Einführung für die Anwender?

Ley: Die Praxis hat gezeigt, dass anfängliche Bedenken sich rasch relativieren lassen, weil die Vorteile klar auf der Hand liegen. Dokumente sind in Sekundenschnelle wiederzufinden. Dies trägt zur gesteigerten Kundenzufriedenheit bei, weil sie bei der Kundenkommunikation stets aktuell zur Verfügung stehen. Im Finanz- und Rechnungswesen sind alle Rechnungen den betrieblichen Vorgängen zugeordnet und lassen eine workflow-basierte Rechnungseingangsprüfung zu, die wiederum auch Zeit und Geld spart. Das elektronische Vier-Augen-Prinzip findet innerhalb von Sekunden statt und spart die interne manuelle Umlaufmappe mit händischer Zuordnung von Konten, Kostenstellen oder Bestellbezug ein. ECM-Systeme sind heute in ERP-Systemen integriert. Diese und andere Automatisierungen helfen den Mitarbeitern, ihren wesentlichen Aufgaben nachzukommen, weil ihnen eindeutig zeitliche, quantitative und qualitative Nutzenmerkmale zugute kommen.