Per Klick direkt ins Archiv: EMA Print
Viele Unternehmen müssen Dokumente aus veralteten IT-Systemen revisionssicher aufbewahren. EMA Print von ARTEC IT Solutions ermöglicht die Archivierung von Dokumenten während eines virtuellen Druckvorgangs.
11-25-24-EMA-ARTEC
Mit EMA Print von ARTEC IT Solutions Dokumente veralteter IT-Systeme rechtssicher aufbewahreln (Bild ARTEC IT Solutions)
Datenmigration aus Altsystemen
Inhalt dieses Artikels
Zahlreiche Unternehmen stehen derzeit vor der Ablösung veralteter IT-Systeme. Die Übernahme vorhandener Daten in ein zentrales Archiv stellt dabei aber oft eine Herausforderung für Firmen und deren IT-Dienstleister dar. Ein Weiterbetrieb der Legacy-Systeme bindet Ressourcen, ist kostenaufwendig und kann zu parallelen Datenhaltungsstrukturen führen. Gleichzeitig müssen wichtige Dokumente sicher zugänglich sein und revisionssicher aufbewahrt werden.
Funktionsweise von EMA Live-Archiv
ARTEC IT Solutions bietet mit »EMA Print« eine für dieses Szenario ausgelegte Erweiterung für das »EMA Live-Archiv«. EMA ist als Live-Archiv und globale Suchmaschine für Unternehmensdaten für ein ganzheitliches Informationsmanagement konzipiert. Die Lösung deckt sämtliche Prozesse entlang des Lebenszyklus von Unternehmensdaten ab: Von der zentralen Erfassung über die effiziente, kontrollierte Nutzung bis hin zur sicheren Speicherung und langfristigen, rechtssicheren Archivierung.
Archivierung per Druckvorgang
Das Modul EMA Print ermöglicht die Archivierung von Dokumenten während eines virtuellen Druckvorgangs. In vorhandenen Altsystemen muss so nur noch ein Druckvorgang angestoßen werden, um beliebige Dokumente automatisch in das rechtssichere Live-Archiv zu überführen. Dies kann auch im laufenden Betrieb erfolgen. Nach abgeschlossener Archivierung der benötigten Dokumente kann das Legacy-System dann problemlos abgeschaltet werden.
»Artec löst derzeit beispielsweise ältere Warenwirtschaftssysteme ab, bei denen sich die Umstellung auf XRechnung nicht mehr lohnt«, berichtet Nils Artishdad, Mitglied der Geschäftsführung der ARTEC IT Solutions GmbH. »Zu nennen sind außerdem ältere, nicht Cloud-fähige CRM-Systeme sowie generell Systeme ohne geeignete Export-Schnittstellen.« Ganz konkrete Beispiele seien etwa alte Sage KHK Systeme oder Dynamics CRM. Werden veraltete Systeme nicht mehr operativ genutzt, macht EMA Print einen niedrigschwelligen und vollständigen Ausstieg aus diesen Systemen möglich. Kosten für die IT-Infrastruktur lassen sich in Summe oft deutlich senken.
Digitalisierung bei KMUs
Neben den Themen Konsolidierung und Ablösung von Altsystemen geht es vor allem bei kleineren und mittleren Unternehmen um eine rechtssichere Archivierung im Zuge der Digitalisierung. Laut Artishad stellen Firmen fest, dass in vielen Situationen »Drucken« eine relativ einfache Art sein kann, Dokumente und Informationen zu archivieren.
Bei der Archivierung über EMA Print erhalten alle Dokumente elektronische Zeit- und Datumsstempel, digitale Signaturen und werden verschlüsselt. Dies schafft hohe Sicherheit und sorgt für die rechtliche Absicherung der Aufbewahrung, um auch strenge Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Gleichzeitig wird der Umgang mit den Dokumenten erleichtert. Denn durch die EMA Volltextsuche lassen sich benötigte Informationen schnell auffinden. EMA Print lässt sich in unterschiedlichsten IT-Umgebungen einsetzen und fügt sich in bestehende Arbeitsabläufe ein.
Kurzinterview mit Nils Artishdad, Mitglied der Geschäftsführung der ARTEC IT Solutions GmbH
Nils Artishdad, Mitglied der Geschäftsführung der ARTEC IT Solutions GmbH (Bild: ARTEC IT Solutions GmbH)
EMA Print ist schon seit geraumer Zeit auf dem Markt. Warum macht ARTEC gerade jetzt verstärkt darauf aufmerksam?
Artishdad: Ja, das Modul EMA Print gibt es schon länger. ARTEC beobachtet derzeit aber, dass die Digitalisierung zunehmend auch in mittleren und kleineren Unternehmen ankommt. Firmen stellen fest, dass in vielen Situationen »Drucken« eine relativ einfache Art sein kann, Dokumente und Informationen zu archivieren. Gleichzeitig geht es um Themen wie die Konsolidierung und die sinnvolle Nutzung in einem Archivsystem, immer vor dem Hintergrund der gesetzlichen Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten.
Welche Voraussetzungen muss ein Kunde für den Einsatz von EMA Print erfüllen? Sind weitere Komponenten aus Ihrem Hause nötig?
Artishdad: Jedes bestehende EMA-System kann einfach um EMA Print erweitert werden. Bei Neukäufen ist lediglich EMA Mail (E-Mail-Archivierung) das einzige Grundmodul, das obligatorisch immer auch mit erworben werden muss.
Wie hoch liegen die Kosten für eine EMA-Print-Lösung und wie setzen sich diese zusammen?
Artishdad: Die Kosten einer EMA richten sich immer nach der benötigten Kapazität / Größe und nach den erworbenen Modulen und Features. Zudem gibt es Unterschiede, ob die EMA On-Premise einmalig gekauft wird (= einmalige Kosten), physisch gemietet oder aber in der Cloud betrieben wird (= laufende monatliche Kosten). Es ist deshalb nicht eindeutig zu beziffern. Beim Betrieb in der Cloud beispielweise sind EMA Mail und Print aber gemeinsam ab 299 Euro monatlich realisierbar, inklusive aller zum Betrieb erforderlicher Komponenten.
Wie hoch ist der Aufwand für eine Implementierung?
Artishdad: EMA und EMA Print lassen sich in der Regel schnell und unkompliziert im laufenden Betrieb implementieren. Bei bereits bestehender EMA ist die Erweiterung um EMA Print dadurch im Normalfall innerhalb weniger Stunden abgeschlossen.
Welche IT-Systeme werden vorwiegend abgelöst? Wie groß ist die Steigerung für ARTEC in diesem Produktsegment?
Artishdad: ARTEC löst derzeit beispielsweise ältere Warenwirtschaftssysteme ab, bei denen sich die Umstellung auf XRechnung nicht mehr lohnt. EMA bietet volle Unterstützung für XRechnung. Zu nennen sind außerdem ältere, nicht Cloud-fähige CRM-Systeme sowie generell Systeme ohne geeignete Export-Schnittstellen. Ganz konkrete Beispiele sind etwa alte Sage KHK Systeme oder Dynamics CRM. Bezüglich genauer Daten zu Steigerungen und Umsätzen bitten wir um Verständnis, dass wir aus geschäftspolitischen Gründen keine näheren Angaben machen können.
Weitere Artikel
Öffentliche Verwaltung: mps ergänzt MACH Gruppe
Die MACH Gruppe erweitert sich mit mps public solutions, die seit Juli unter anderem neben MACH eine Beteiligung des Finanzinvestors Main Capital Partners darstellt. mps bietet Software für Finanz- und Rechnungswesen in der öffentlichen Verwaltung.
So hilft ECM bei der E-Rechnungspflicht
Viele Unternehmen aus dem Mittelstand haben schon eine elektronische Rechnungsverarbeitung mittels ECM-Lösung realisiert. Ob sie damit alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen, sollten sie dringend prüfen. Eile ist geboten, falls noch keine Lösung vorhanden ist.
About the Author: Annette Stadler
