Basiswissen: DMS für Kleinbetriebe und Selbstständige

Büroarbeit digital vereinfachen

Um sich mit der eigentlichen Arbeit beschäftigen zu können, muss die Büroarbeit besonders bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen schnell zu erledigen sein. Schlanke Prozesse sind also gefragt, die sich mit Dokumentenmanagement- und Enterprise Content Management Systemen (DMS und ECM) realisieren lassen. Hinzukommt, dass ebenso wie in mittelständischen und großen Unternehmen viele Vorschriften zu beachten sind. Jüngstes Beispiel ist die E-Rechnungspflicht, die seit 1. Januar 2025 in Kraft ist. Was dies speziell für kleine Unternehmen und Selbstständige bedeutet und wie sie zu erfüllen ist, haben wir in einem ausführlichen Artikel dargelegt.

Grundfunktionen von DMS-Lösungen

Generell lassen sich mit DMS-Lösungen digitale Dokumente wie Rechnungen einfacher und übersichtlicher bearbeiten. Zudem ist man bei rechtlichen Vorgaben besser abgesichert. DMS-Software für Kleinunternehmen ist in der Lage, digitale Unterlagen beispielsweise aus E-Mails themenspezifisch abzulegen. Papier-Belege lassen sich ebenfalls auf diese Weise sortieren, wenn sie zuvor eingescannt oder einfach auch nur mit dem Smartphone abfotografiert werden. Per integrierter Texterkennung (OCR) und Künstlicher Intelligenz (KI) können sogar Einstiegslösungen im DMS-Bereich Informationen und Begriffe aus den digitalen Dokumenten auslesen, um die Dokumente beispielsweise automatisch zu verschlagworten beziehungsweise zu kategorisieren. Somit wird eine gute Basis für eine übersichtliche digitale Ablage geschaffen und das Auffinden von Informationen erleichtert.

Darüber hinaus gibt es in einem DMS für kleine Unternehmen auch dedizierte Suchfunktionen, die für Anwenderinnen und Anwender eine große Rolle spielen. Daher sollte in einem DMS vor allem eine Volltextsuche enthalten sein, die einen schnellen Informationszugriff ermöglicht. Wichtig ist auch das Erstellen von Suchfiltern, mit denen Anwenderinnen und Anwender zu bearbeitende Dokumente mit einem Klick aufrufen können, beispielsweise neu eingehende Rechnungen. Das Suchen nach bestimmten Schlagworten oder Begriffen wie Rechnungen wird auch als Attributsuche bezeichnet. Als nützlich kann sich ebenfalls eine applikationsübergreifende Suche – eine sogenannte Meta-Suche erweisen. Hierzu müssen weitere Quellen und Systeme allerdings angebunden sein, was bei DMS-Einstiegslösungen häufig nicht der Fall ist.

Erfüllung von Vorschriften und Gesetzen

Ein DMS ist auch eine gute Basis, um verschiedene Vorschriften und Gesetze wie GoBD, DSGVO und ISO9001 einzuhalten. Die grundsätzlichen Themen lauten hier Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Gerade die GoBD fordert auch von kleinen Betrieben und Selbstständigen die ordnungsgemäße Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Dabei sind laut GoBD vier Grundsätze zu beachten: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt vor, wie lange bestimmte Dokumente aufzubewahren sind und wer Zugriff darauf haben darf. Um dies zu managen, bieten DMS für kleine Unternehmen Berechtigungsfunktionen für bestimmte Bearbeitungsmöglichkeiten wie Lese- und Schreibrechte sowie Funktionen für Aufbewahrungs- und Löschregeln.

Keine Konformität rein durch das DMS

Nicht vorgeschrieben ist, welche Systeme für die Einhaltung der Regeln zum Einsatz kommen können. Unter den Ziffern 179 bis 181 der GoBD steht beispielsweise, dass die Vielzahl sowie unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination der DV-Systeme für die Erfüllung außersteuerlicher oder steuerlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zulassen. Selbst Siegel und Zertifikate für beispielsweise GoBD- oder DSGVO-Konformität von dritten Parteien wie Wirtschaftsprüfern bieten keinen Freischein für die Erfüllung der Vorgaben. Wichtig ist, die geeigneten Lösungen innerhalb eines Prozesses ordnungsgemäß einzusetzen.

Dieser Prozess sollte in einer Verfahrensdokumentation festgehalten sein, wie die GoBD in Randziffer 34 vorsieht. Die Verfahrensdokumentation soll beispielsweise Organisationsanweisungen für das Scannen enthalten, wenn steuerrelevante Originaldokumente nach dem Scannen vernichtet werden. In der Verfahrensdokumentation ist auch festzuhalten, welche Arbeitsanweisungen im Umgang mit elektronischen Dokumenten bestehen. Zudem ist eine fachliche und technische Beschreibung der für die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten eingesetzten IT-Lösungen gefordert.

Auswahlkriterien beim DMS-Kauf

Bei der Kaufentscheidung für ein DMS gibt es noch weitere grundsätzliche Überlegungen, die angestellt werden sollten. Wichtig ist da bei vielen der Preis, der natürlich vom Funktionsumfang abhängig ist. Auf Miet- beziehungsweise Software-as-a-Service- (SaaS-) Basis startet DMS für kleine Unternehmen bei etwa 10 Euro pro Person und Monat. Da Preise für Hardware recht gering sind, können Kleinunternehmen DMS-Lösungen auch selbst betreiben.

Neben der Funktionalität ist zu prüfen, wie viele Dokumente sich bearbeiten lassen, wie hoch die Speicherkapazität ist und wie lange Updates zur Verfügung stehen. Schnittstellen zu Drittapplikationen sind bei Einstiegspreisen häufig auch nicht dabei. Will man aber beispielsweise aus dem E-Mail-Programm direkt Dokumente im DMS ablegen oder weiterbearbeiten, sind solche Schnittstellen notwendig. Von Bedeutung ist für Selbstständige und Kleinbetriebe ebenfalls eine schnelle Inbetriebnahme und einfache Bedienbarkeit. Begleitender Support, kostenlose Dokumentationen, How-to-Anleitungen und Videomaterial sind daher sehr gefragt.

Generell gilt: Wer eine DMS-Einstiegslösung sucht, wird sehr leicht fündig. Eine Übersicht zu DMS-Software für Selbstständige und Kleinbetriebe, die immer erweitert und aktualisiert wird, haben wir beispielsweise für Sie zusammengestellt. Ebenso finden Sie eine Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen, die auch die Anforderungen größerer mittelständischer Unternehmen erfüllen.