Das passende DMS für unterschiedliche Anforderungen

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DMS-Auswahl wird zur Architekturentscheidung

Bei der Auswahl eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems stehen heute weniger einzelne Funktionen als vielmehr Betriebsmodell, Integrationsfähigkeit und Time-to-Value im Vordergrund. Ein DMS muss Dokumente sicher verwalten, Prozesse transparent steuern und sich in die vorhandene Anwendungslandschaft einfügen. Gleichzeitig soll die Einführung nicht durch lange Vorprojekte oder unnötig komplexe Anpassungen ausgebremst werden. Die passende Lösung ergibt sich deshalb aus dem Zusammenspiel von Prozessanforderungen, IT-Ressourcen und gewünschter Einführungsgeschwindigkeit.

Kyocera deckt diese unterschiedlichen Ausgangslagen mit zwei eigenständigen Lösungen ab. Der Kyocera Workflow Manager Cloud richtet sich an Organisationen, die ohne lokale Installation schnell mit vorbereiteten digitalen Prozessen starten möchten. Der Kyocera Workflow Manager bietet als On-Premises-Lösung mehr Gestaltungsspielraum für individuell strukturierte und eng integrierte Workflows.

Kyocera Workflow Manager Cloud: schnell produktiv

Der Kyocera Workflow Manager Cloud wird vollständig über den Browser genutzt. Vorgefertigte Apps und praxiserprobte Workflows ermöglichen einen schnellen Einstieg, ohne dass zunächst eine lokale Infrastruktur aufgebaut werden muss. Die Oberfläche ist auf eine einfache Nutzung in Fachabteilungen ausgelegt. Standortunabhängiger Zugriff, Mandantenfähigkeit und klare Zugriffsrechte unterstützen auch verteilte Organisationen. Neue Abteilungen, Standorte oder Anwendungsfälle lassen sich ergänzen, wenn sich die Anforderungen verändern.

Das integrierte Cloud-Archiv verbindet revisionssichere Ablage mit Historie, Versionierung und Protokollierung. KI-gestützte Metadatenvergabe und Volltextsuche sorgen dafür, dass Dokumente anhand ihres Inhalts schnell auffindbar sind. Offene Schnittstellen ermöglichen die Anbindung von ERP-, CRM- und Buchhaltungssystemen. Die Server befinden sich innerhalb der Europäischen Union. Damit verbindet der Kyocera Workflow Manager Cloud einen geringen lokalen IT-Aufwand mit den Anforderungen an Datenschutz, Verfügbarkeit und nachvollziehbare Dokumentenprozesse.

 Rechnungsprozesse ohne Medienbrüche

Mit der Invoice App bietet der Kyocera Workflow Manager Cloud einen vorkonfigurierten Prozess für den digitalen Rechnungseingang. Rechnungen gelangen über eine zentrale E-Mail-Adresse in das System – unabhängig davon, ob sie als PDF, Scan oder strukturiertes E-Rechnungsformat eingehen. Auch XRechnungen werden in einer für die Bearbeitung verständlichen Form angezeigt. Buchhaltung, Einkauf und Freigabeverantwortliche arbeiten damit auf einer gemeinsamen Informationsbasis, ohne zwischen zusätzlichen Anwendungen wechseln zu müssen.

Definierte Aufgaben, transparente Zuständigkeiten und mehrstufige Freigaben bilden den Bearbeitungsprozess nachvollziehbar ab. Kontierungsinformationen können direkt in der Cloud-Lösung ergänzt werden. Der aktuelle Status einer Rechnung bleibt vom Eingang bis zur Freigabe sichtbar; anschließend erfolgt die GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung im digitalen Rechnungseingangsbuch. So reduziert die Invoice App Rückfragen und manuelle Zwischenschritte, verkürzt Durchlaufzeiten und schafft eine belastbare Datengrundlage für Controlling und Administration.

Kyocera Workflow Manager für individuelle Abläufe

Organisationen mit stärker individualisierten Prozessen oder besonderen Integrationsanforderungen können auf den Kyocera Workflow Manager setzen. Digitale Umlaufmappen steuern eingehende Dokumente über definierte Bearbeitungs- und Freigabestufen. Aufgaben, beteiligte Personen und Zuständigkeiten werden im Workflow festgelegt; Bearbeitungsstand und nächste Schritte bleiben transparent. Wiederkehrende Abläufe lassen sich als Vorlagen speichern und erneut einsetzen. Dadurch können etablierte Prozesse digital abgebildet werden, ohne sie einem starren Standardschema unterzuordnen.

Digitale Akten, vorkonfigurierte Masken und klare Ablagestrukturen erleichtern den Umgang mit Verträgen, Rechnungen, Angeboten und weiteren Geschäftsdokumenten. Dateien, E-Mails und gescannte Unterlagen lassen sich bestehenden Vorgängen zuordnen und über Suchmasken oder Volltext schnell wiederfinden. Bereits bewährte Anwendungsszenarien reichen vom Einkaufsmanagement über Personal- und Vertragsakten bis zur Kunden- und Immobilienaktenverwaltung. Zusätzliche Fachbereiche können schrittweise erschlossen werden.

Papierarchive professionell digitalisieren

Viele DMS-Projekte beginnen nicht auf einer vollständig digitalen Basis. Vertrags-, Personal-, Verwaltungs- oder technische Akten liegen weiterhin in Papierform vor und müssen für die Nutzung im digitalen Dokumentenmanagement-System aufbereitet werden. Reines Scannen genügt dabei nicht: Vollständigkeit, Bildqualität, strukturierte Zuordnung und die spätere Recherchierbarkeit müssen sichergestellt sein. Die professionelle Digitalisierung bestehender Bestände ist deshalb kein Nebenprojekt, sondern eine wichtige Voraussetzung für ein durchgängiges Dokumentenmanagement.

Hier ergänzt das Kyocera-Tochterunternehmen ALOS das Portfolio mit langjähriger Expertise in der hochwertigen Digitalisierung von Dokumenten. Das Angebot umfasst Capture-Lösungen aus eigener Entwicklung und professionelle Scan Services für analoge Archivbestände und Tagespost. So können vorhandene Papierarchive gemeinsam mit dem künftigen DMS betrachtet und für die weitere Bearbeitung, Suche und revisionssichere Ablage vorbereitet werden.

Die Anforderungen bestimmen die Lösung

Mit dem Kyocera Workflow Manager Cloud und dem Kyocera Workflow Manager bietet Kyocera zwei Alternativen für unterschiedliche DMS-Strategien. Die Cloud-Lösung überzeugt durch schnellen browserbasierten Einsatz, vorkonfigurierte Apps und geringen lokalen IT-Aufwand. Der Kyocera Workflow Manager spielt seine Stärken bei individuell gestalteten und eng eingebundenen Prozessen aus. In beiden Fällen stehen transparente Workflows, klare Zuständigkeiten, schnelle Recherche und eine nachvollziehbare Archivierung im Mittelpunkt.

Eine Analyse des vorgesehenen Startprozesses zeigt, welche Lösung die organisatorischen und technischen Anforderungen besser erfüllt. Der Rechnungseingang bietet häufig einen geeigneten Business Case, weitere digitale Akten und Fachprozesse können anschließend folgen. Soll zusätzlich ein vorhandenes Papierarchiv einbezogen werden, ergänzt ALOS das Projekt mit professioneller Digitalisierungskompetenz, die Archive zu nutzbaren Informationen macht. Auf diese Weise entsteht ein Dokumentenmanagement, das nicht nur Dokumente verwaltet, sondern Abläufe beschleunigt und Fachabteilungen dauerhaft entlastet.