Kostenersparnis durch DMS bei FINCKE-Hygiene

Advertorial

Zunächst hatte die Fincke-Hygiene OHG das Dokumentenmangementsystem Amagno als On-Premises-Lösung für interne Zwecke im Einsatz. Inzwischen nutzt das mittelständische Unternehmen auch die Cloud-Variante, um Dokumente mit Kunden zu teilen.

Hintergrund Fincke-Hygiene

Als Familienunternehmen in der zweiten Generation wurde die Fincke-Hygiene Fachgroßhandel OHG im Jahr 1977 gegründet. Im Laufe der Zeit hat das Unternehmen eine bemerkenswerte Entwicklung durchgemacht: Aus einem reinen Hygienepapiergroßhandel wurde es zu einem umfassenden Systemdienstleister im Bereich der Hygiene. Heute arbeitet Fincke-Hygiene eng mit Kunden zusammen, um individuelle Reinigungs-, Hygiene- und Hygienemanagementkonzepte zu entwickeln.

Seit nunmehr zwei Jahren nutzt der Hygienedienstleister erfolgreich Amagno On Premise für ihre internen Prozesse. Kürzlich implementierte das Unternehmen zusätzlich die Cloud-Version von Amagno, um ihren Kunden den Datentransfer über ein Kundenportal zu erleichtern.

»Amagno hat unsere papierbasierten Prozesse optimiert und die Effizienz im Umgang mit Dokumenten erheblich gesteigert. Unsere Business Cloud nutzen wir als externes Portal, über das wir Dokumente mit unseren Kunden teilen. Insgesamt bin ich überzeugt, dass Amagno die beste Wahl für unser Unternehmen war und uns einen großen Mehrwert bietet«, so Philip Keunemann, Leiter Logistik und zentrale Prozesse.

Anforderungen

»In der Vergangenheit bewegten uns verschiedene Ausgangssituationen dazu, nach einer Dokumentenmanagement-Lösung zu suchen«, berichtet Stephan Fincke, Geschäftsführer bei Fincke-Hygiene, während er seine Erfahrungen teilt. »Unsere internen Abläufe, vor allem in der Abwicklung, beanspruchten viel Zeit und Energie. Der Umgang mit Papierdokumenten wie Lieferscheinen und Rechnungen gestaltete sich als äußerst zeitaufwändig und frustrierend, da es oft eine Herausforderung war, die benötigten Dokumente wiederzufinden.«

Ein weiterer zentraler Faktor war die Zusammenarbeit mit Lebensmittelherstellern und Kantinen, insbesondere hinsichtlich der Dokumentation von Reinigungsprozessen. Anfänglich versuchte das Unternehmen, diese Reinigungspläne in einem Sharepoint zu speichern. Doch schnell stießen sie an die Grenzen des Systems, da die Dokumentenbibliothek im Sharepoint auf maximal 5.000 Dokumente begrenzt ist.

»Angesichts der Tatsache, dass wir mittlerweile über 10.000 Reinigungspläne verwalten, wurde es unerlässlich, eine Lösung zu finden, die diese Beschränkung nicht aufwies«, berichtet Fincke weiter. Hierin lag ein entscheidender Beweggrund für die Einführung von Amagno – die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten zu verwalten.

Umsetzung

Ende 2020 wagte das Team von Finke-Hygiene den Start mit der On Premise-Version von Amagno. Schon bald erkannten sie das Potenzial der Cloud-Variante und entwickelten eine einzigartige Idee für ihre Verwendung. »Die Cloud-Version dient uns nun als effizientes Kundenportal, über das wir Dokumente mit unseren Kunden teilen und ihnen zugänglich machen«, erklärt Philip Keunemann, der als Leiter für Logistik und zentrale Prozesse die Arbeit mit Amagno federführend begleitet.

Anfangs beschränkte sich ihre Nutzung von Amagno noch auf die einfache Dokumenten-Archivierung aus dem ERP-System. Doch im Verlauf der Zeit gelang es ihnen erfolgreich, den Großteil ihrer internen Prozesse in Amagno zu integrieren.

»Unser erster Schritt bestand darin, Abliefernachweise zu verwalten. Dafür implementierten wir einen Workflow, um die Dokumente von Touren zu scannen und zu überprüfen, ob die Zustellung erfolgreich war oder Nacharbeiten erforderlich waren«, beginnt Keunemann von ihrer Umsetzung zu berichten. »Durch dieses System konnten wir auch Probleme schnell identifizieren und zeitnah lösen.«

On Premise und Cloud kombiniert

Doch damit nicht genug. Im Verlauf gelang es ihnen außerdem, die Eingangslieferscheine der Lieferanten erfolgreich in den Workflow zu integrieren, um eine reibungslose Überprüfung der Ware zu gewährleisten. Ihr Fokus lag dabei zunächst auf der Logistik für den Warenein- und -ausgang, während Kollegen aus Qualitätssicherung und Verkauf jederzeit Zugriff auf die Informationen hatten. Als weiteren Meilenstein realisierten sie im letzten Jahr den Zugang von internen QM-Dokumenten für alle Mitarbeiter.

»Neben dieser Hauptablage nutzen wir auch kleinere Ablagen für Anleitungen, Prozessbeschreibungen und IT-Projektinformationen. Die Entscheidung für die On Premise-Version ermöglichte uns die interne Verwaltung der Dokumente, während die Cloud-Version als effektives Portal für die Kommunikation mit Externen fungierte«, erklärt Keunemann weiter, während er von dem Implementierungsprozess erzählt.

In enger Zusammenarbeit mit dem Amagno-Partner Gries gelang es ihnen darüber hinaus, eine Schnittstelle zu ihrem ERP-System zu entwickeln. Sie trug einen weiteren entscheidenden Beitrag dazu bei, ihren Informationsfluss effizient und automatisiert zu gestalten.

Amagno liefert

Amagno überzeugt durch vielfältige Stärken, die das Unternehmen auf ein neues Level der Effizienz und Produktivität heben. Besonders beeindruckend findet Fincke-Hygiene das unschlagbare Tempo, das Amagno den Geschäftsprozessen verleiht. Früher waren physische Dokumente mühsam durch verschiedene Abteilungen zu schleppen, was zu Verzögerungen und Zeitverlust führte. Stephan Fincke erinnert sich, dass es ein enormer Zeitaufwand war, all die Ablieferscheine nach Nummern zu sortieren. Heute werden sie innerhalb kürzester Zeit gescannt und monatlich in einer Kiste gesammelt.

»Die Integration von ERP- und DMS-Systemen bringt uns monatlich eine Zeitersparnis von etwa 65 Stunden. Dadurch entfallen Aufgaben wie das Ablegen und Abheften von Dokumenten sowie der damit verbundene Arbeitsprozess. Allein durch diese Automatisierung können wir bei einem kalkulierten Stundensatz von 25 Euro eine Einsparung von 1.625 Euro erzielen – und das betrifft lediglich einen einzigen Prozess«, schwärmt er.

Auch Philipp Keunemann spürt die Mehrwerte: »Die Integration von Amagno hat es uns ermöglicht, unsere papierbasierten Prozesse weiter zu optimieren und den Umgang mit Dokumenten erheblich effizienter zu gestalten.«

Neben der Geschwindigkeit beeindruckt Amagno außerdem durch die kluge Unterstützung bei der Prozessoptimierung. Beeindruckt erzählt Fincke abschließend, dass Mitarbeiter ihm begeistert berichteten, wie die nahtlose Gestaltung der Workflows sie dabei unterstützt, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und dadurch Zeit und Ressourcen einzusparen.

Über Amagno

Amagno ist ein Enterprise Content Management Anbieter in der Cloud in Deutschland mit über 26.000 registrierten Anwendern und über 10 Millionen Dokumenten. Über 600 Unternehmen vertrauen auf Amagno. Das System kann im vollen Funktionsumfang kostenfrei in der Cloud mit fertigen Lösungen für Rechnungseingangsverarbeitung, Bewerbermanagement oder Vertragswesen über den integrierten Solution Store getestet werden.