Advertorial: Digitaler Rechnungseingangsworkflow leicht gemacht!

Die digitale Rechnungsbearbeitung gewinnt immer mehr an Bedeutung – und das ist nicht nur der aktuellen Situation geschuldet. Diese hat jedoch dazu geführt, dass Unternehmen schnellst möglich ihre Prozesse digitalisieren möchten.

Die Freigabe und Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist in vielen Unternehmen nach wie vor ein aufwändiger Prozess, der mit hohen Kosten und langen Durchlaufzeiten verbunden ist. Rechnungen müssen manuell erfasst und den richtigen Bestellungen beziehungsweise dem richtigen Bearbeiter zugeordnet werden. Die Freigabe der Rechnungen findet häufig manuell, basierend auf der Papierrechnung statt. Dies alles führt zu langen Prozesslaufzeiten, hohen Fehlerquoten und unnötig hohen Kosten. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse können kürzere Laufzeiten, geringere Kosten und eine solide Liquiditätsplanung des Unternehmens realisiert werden. 

Optimierter Rechnungs-Workflow Schritt für Schritt

Der typische Rechnungseingangs-Workflow durchläuft folgende Stationen:

Rechnungseingang: Rechnungen werden nach ihrem Eingang erfasst und automatisch an den weiteren Verarbeitungsprozess übergeben. Gehen Rechnungen in Papierform ein, werden diese zunächst digitalisiert.

Daten-Extraktion und Verifikation: Mit Hilfe moderner Erkennungstechnologien werden sowohl Kopf- als auch Positionsdaten automatisch und zuverlässig aus den bereitgestellten Rechnungen extrahiert. Bestandteil der Datenextraktion ist auch eine Verifikation der Daten gegen die Stamm- und Bewegungsdaten aus dem jeweiligen Finanzbuchhaltungs- beziehungsweise ERP-System. Damit wird die Erkennungsgenauigkeit weiter erhöht und zusätzlich sichergestellt, dass die erkannten und erfassten Daten in sich konsistent (»gültig«) sind.

Vorkontierung für vorläufige Buchungen: Im Rahmen der Datenverifikation können der Rechnung auch weitere Informationen wie Zahlungskonditionen, Kontierungsinformationen, Steuersätze, etc. zugeordnet werden. Basierend auf den erkannten Daten können Verbindlichkeiten bereits unmittelbar nach Eingang der Rechnung im nachgelagerten Buchhaltungssystem vorläufig gebucht werden. Dabei wird auch der Rechnungsbeleg an die Buchung angehängt, so dass jederzeit ein Zugriff auf den Beleg sichergestellt ist.

Mengen- und Preisprüfung: Bei der eigentlichen Rechnungsbearbeitung stehen dem Sachbearbeiter Funktionen zur Verfügung, die den Prüf- beziehungsweise Bearbeitungsvorgang erheblich unterstützen. Dies beinhaltet beispielsweise die Zuordnung von Kontierungen beziehungsweise Kostenstellen zu einzelnen Rechnungspositionen einschließlich der Möglichkeit, Rechnungspositionen auf verschiedene Kostenstellen zu splitten, die Verdichtung von Einzel-Kontierungen zu Summensätzen, die Bildung von Korrektursummen sowie die Erstellung von begleitenden Korrekturschreiben. Zudem ist die Integration von definierten Buchungsregeln in diesen Bearbeitungsschritt möglich. Optional werden auch Teil- und Schlussrechnungen unterstützt.

Kontrolle und Freigabe von Rechnungen: Mitarbeiter, die eine Rechnung freigeben müssen, werden automatisch informiert. Alle relevanten Daten der Rechnung sowie die dazugehörigen Rechnungsbelege werden ihnen in einer übersichtlichen Benutzeroberfläche automatisch bereitgestellt. Je nach Prozessdefinition kann der Freigabeprozess – zum Beispiel in Abhängigkeit des Rechnungsbetrags oder der Kostenstelle – einer oder auch mehreren Personen zur Freigabe vorgelegt werden. Selbstverständlich sind aus dem Freigabeprozess heraus auch Rückfragen an Dritte möglich.

Übergabe an die Finanzbuchhaltung: Nach abschließender Freigabe der Rechnung wird der gesamte Buchungssatz inklusive der erfassten Kontierungen, Kostenstellen etc. sowie dem Rechnungsbeleg an die nachgelagerte Finanzbuchhaltung übertragen. Optional kann eine automatische Zahlungsfreigabe für die jeweilige Rechnung erfolgen.

Der gesamte Prüf- und Freigabeprozess wird protokolliert und als Bearbeitungsprotokoll im elektronischen Archiv und im Kontext der freigegebenen Rechnung abgelegt. Somit ist transparent dokumentiert, wer wann welche Entscheidung beziehungsweise Freigabe im Rahmen des Gesamtprozesses getroffen hat. Neben Kommentaren und Entscheidungen, die im Laufe des Prozesses getroffen worden sind, enthält das Bearbeitungsprotokoll unter anderem auch die Kontierungsinformationen sowie weitere Informationen zur jeweiligen Zahlung. Zur besseren Visualisierung kann das Bearbeitungsprotokoll optional auch zusätzlich direkt auf dem jeweiligen Rechnungsbeleg angebracht werden.

Abschied von der Papier-Rechnung

Die Rhomberg Bau GmbH, ein führender Komplettanbieter im Bereich Bauen und Wohnen, ist nur eines von vielen Unternehmen, das mithilfe von »Kendox InfoShare« einen digitalisierten und einheitlichen Prozess bei der Rechnungsverarbeitung implementiert hat. Die Buchhaltungsabteilung bei Rhomberg Bau koordiniert als Dienstleister innerhalb der Rhomberg Gruppe den Rechnungsworkflow für über 60 Firmen. Hierbei fallen pro Monat rund 4.500 Eingangsrechnungen an, in deren Freigabeprozess neben der Buchhaltung Bauleiter, Baukaufleute, Projektleiter, Geschäftsführer, etc. involviert sind. Mit der Implementierung eines firmenweiten Workflows für eine zentrale Eingangsrechnungsverarbeitung und -archivierung konnten ineffiziente Freigabeprozesse auf Basis von Papierrechnungen endgültig abgelöst werden. Vor der Umstellung gingen die Eingangsrechnungen in Papierform an den jeweiligen Sachbearbeiter. Unter Umständen konnte es zwei bis drei Wochen dauern, bis eine bestimmte Rechnung in der Buchhaltung vorlag – auch aufgrund der unterschiedlichen Standorte. Beim digitalisierten Workflow mit Kendox Infoshare ist nun genau dokumentiert, wo eine Rechnung aktuell liegt, wer sie bearbeitet, welche Freigabeprozesse sie durchlaufen hat und wer für die nächsten Schritte verantwortlich ist. Mit dem digitalisierten und einheitlichen Prozess bei der Rechnungsverarbeitung erzielt das Unternehmen eine schnellere Durchlaufzeit beim Freigabeprozess von Rechnungen und damit einhergehende Kosteneinsparungen. Gleichzeitig wird die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen gemäß Umsatzsteuergesetz im Workflow sichergestellt.

Ähnliche Effizienzgewinne realisiert der Kaffeebar-Spezialist chicco di caffè. Zur Unterstützung seines rasanten Wachstums von jährlich mehr als 20 Prozent hat das Unternehmen mit Kendox Infoshare den Rechnungseingangs- und Freigabeprozess vollständig digitalisiert und automatisiert. So wurde eine erhebliche Verschlankung der administrativen Prozesse für die mehr als 170 deutschlandweit verteilten Standorte erreicht. Mit der Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses realisierte chicco di caffè eine frühzeitige Verarbeitung und Vorkontierung der im Unternehmen eingehenden Belege. Die Protokollierung des digitalen Prozesses und anschließende revisionssichere Ablage in Kendox Infoshare gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung rechtlicher Compliance-Vorgaben für die digitale Dokumentenhaltung. Dabei ermöglicht die Anwendungsintegration größtmögliche Transparenz. Eine Belegrecherche ist jederzeit und überall möglich. Da die Finanzabteilung während des gesamten Rechnungsbearbeitungsprozesses Einblick in alle relevanten Unterlagen und Freigabestadien hat, lässt sich nun die Liquidität viel besser steuern und kontrollieren. Auch können finanzielle Vorteile, wie beispielsweise der Skontoabzug, deutlich einfacher realisiert werden.

Transparenz durch Integration mit dem Beschaffungsprozess

Workflows für die Eingangsrechnungsverarbeitung sind dynamische Systeme, die auch nach der Grund-Implementierung weiterentwickelt werden können. Viele Unternehmen realisieren im Rahmen der Digitalisierung zusätzliche Vorteile, indem sie beispielsweise »Kendox InfoShare Invoice Approval« in einen umfassenden »Purchase-to-Pay« Prozess einbinden. So schaffen sie nicht nur einen Mehrwert bei der Rechnungsbearbeitung, sondern setzen direkt beim digitalen Beschaffungsprozess an.

Auf diese Weise kann der gesamte Prozess ganzheitlich und strukturiert abgebildet werden – beginnend bei der Genehmigung der Bestellanforderung (BANF), über die Lieferantenauswahl (gegebenenfalls unter Einhaltung bestehender Lieferantenverträge), die Auslösung der Bestellung, die Bestätigung des Waren- beziehungsweise des Leistungseingangs, die Verarbeitung der eingehenden Rechnung bis hin zur Auslösung der Zahlung. Dadurch wird der gesamte Beschaffungsprozess für alle Beteiligten transparent, Bestellungen können deutlich einfacher kontrolliert, Rechnungen wesentlich schneller freigegeben werden und ein »wilder Einkauf« – zum Beispiel bei nicht-strategischen Lieferanten – wird vermieden.

In unserer Sammlung ausgewählter Kundenprojekte erfahren Sie in unterschiedlichen Anwendungsszenarien welchen Mehrwert mittelständische Unternehmen bereits mit der Cloud-basierten Lösung Kendox Infoshare realisiert haben.