E-Rechnungs-Ansturm wird kommen – welche Technik es braucht

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Pflicht zur E-Rechnung: Warum Unternehmen jetzt handeln müssen

Seit 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung im B2B. Allerdings ist der Anteil maschinenlesbarer E-Rechnungen an den eingehenden Rechnungen bei den Unternehmen noch immer gering. Die Ergebnisse einer Kundenumfrage der xSuite Group im Februar dürften dafür exemplarisch sein: Fast 80 Prozent der Teilnehmenden gaben dort an, dass noch immer unter zehn Prozent ihrer Eingangsrechnungen in einem der Formate ZUGFeRD, XRechnung (oder einem anderen XML-Format) eintreffen.

Eine trügerische Ruhe, denn dies wird natürlich nicht so bleiben. Spätestens wenn ab 1. Januar 2027 auch die Versandpflicht kommt, werden sich Unternehmen einer Masse an E-Rechnungen gegenübersehen, die sie annehmen und verarbeiten müssen. Darauf sollten sie sich schnellstens vorbereiten. Laut xSuite-Umfrage, befanden sich im Februar bereits über die Hälfte der Befragten aktiv auf der Suche nach einer geeigneten Lösung für den E-Rechnungsversand. Das Thema nimmt also eindeutig an Fahrt auf und das ist auch gut so, denn die gesetzlichen Übergangsfristen gehen schneller vorbei als gedacht. Wer mit der Planung noch gar nicht angefangen hat, wird in Verzug kommen. Dies könnte sich zu einem größeren Problem auswachsen.

Rechnungsportale noch unterrepräsentiert – E-Mail bleibt Nr. 1

Was die Formate angeht, dürften in Deutschland schwerpunktmäßig der bereits im B2G etablierte und durch die KoSIT zentral verwaltete deutsche Standard »XRechnung« sowie das Format »ZUGFeRD« in den Varianten EN16931 und XRechnung genutzt werden. Die Umfrage der xSuite bestätigt dies: ZUGFeRD ist bei 91 Prozent der Befragten das dominierende Format, gefolgt von der XRechnung mit 76 Prozent. Wer auf Nummer sicher gehen will, realisiert zudem das Senden und Empfangen nach dem EU-Standard BIS Billing 3. Weitere Formate wie FatturaPA werden derzeit noch wenig genutzt. Wenig flexibel zeigen sich die Deutschen bislang auch bei der Übertragung: 95 Prozent nutzen klassischerweise E-Mail, lediglich zehn Prozent setzen bereits auf ein spezielles Portal.

Als auf Rechnungseingangsverarbeitung spezialisierter Softwarehersteller unterstützt xSuite seit Jahren die SAP-integrierte Verarbeitung von XML-Rechnungen. Im Vorfeld der anstehenden E-Rechnungspflicht im B2B hat der Hersteller Mitte letzten Jahres mit xSuite eDNA (electronic Document Network Adapter) eine Cloudplattform auf den Markt gebracht, die beide Seiten abdeckt: Annahme unterschiedlichster E-Rechnungsformate und ihre Umwandlung in ein einfach zu verarbeitendes, standardisiertes Format – sowie zusätzlich den Versand von E-Rechnungen aus SAP SD.

Lösung für Empfang und Versand in einem

Viele Unternehmen haben inzwischen eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Einsatz. Diese sollten sie nun allerdings daraufhin prüfen, ob sie auch strukturierte Rechnungen annehmen kann. Und des Weiteren, ob damit auch ein Versand von E-Rechnungen aus dem SAP-System möglich ist (Spoiler: in der Regel nicht).

xSuite hat ihre Lösung so konzipiert, dass, sobald eine Faktura in SAP erstellt wird, die relevanten Daten über die Nachrichtensteuerung abgerufen und im JSON-Format zur Verarbeitung an die Cloud-basierte Plattform xSuite eDNA übergeben werden. Diese wendet verschiedene Prüfschritte gemäß EN 16931 (Datenintegrität, Pflichtfelder, Datentypen, Business Rules) an, erstellt das gewünschte E-Rechnungsformat und stößt die weiteren Verarbeitungs­schritte an. All dies findet vollständig in der Cloud statt, auch Änderungen oder Erweiterungen (zum Beispiel neue E-Rech­nungsformate oder -versionen) werden zentral in der Cloud implementiert und stehen allen Kunden automa­tisch zur Verfügung. Dies reduziert den Aufwand für die Wartung und sorgt für hohe Flexibilität. Bestimmte Einstellungen können zudem in SAP individuell angepasst werden, zum Beispiel die Übermittlung der Leitweg-ID (für die es kein dediziertes SAP-Feld gibt). Anhänge werden direkt in die E-Rechnung eingebettet.

Auswählen lassen sich anschließend die zwei bekannten Versandoptio­nen: Beim E-Mail-Transport werden aktuell die Formate BIS Billing, ZUGFeRD und XRechnung unterstützt (weitere in Vorbereitung). Und obgleich die Portalnutzung in Deutschland noch unterrepräsentiert ist (siehe oben), eröffnet eDNA hier bereits ein reichhaltiges Spektrum: Peppol / BIS Billing (diverse Länder), SdI – Sistema di Interscambio / FatturaPA (Italien), ANAF – Agenția Națională de Administrare Fiscală / RO e-Factura (Rumänien), NAV – Nemzeti Adó- és Vámhivatal (Ungarn) und den Versand über Certified Peppol Access Point (weitere auf Anfrage).

Was vielen nicht bewusst ist: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht nur national. Rechnungen aus dem Ausland unterliegen nicht der deutschen Gesetzgebung und können weiterhin als Papierrechnung oder in anderen Formaten versendet werden. Wer betroffen ist (alle Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige B2B-Geschäfte in Deutschland abwickeln), welche Formate zulässig sind und welche Übertragungswege, wie es mit Fristen/ Übergangsregelungen und der Archivierungspflicht aussieht, welche Neuheiten es generell zum Thema E-Rechnungspflicht gibt, darüber informiert xSuite regelmäßig in ihren Blogbeiträgen.

Was bringt die E-Rechnung überhaupt?

Die Pflicht zur Entgegennahme und demnächst zum Versand von elektronischen Rechnungen sollten Unternehmen als Chance begreifen, ihre Rechnungsbearbeitung endlich durchgängig und effizient zu automatisieren. Wo bei Papierrechnungen oder einfachen PDFs immer noch eine manuelle Datenerfassung erforderlich ist, können bei strukturierten elektronischen Formaten die Rechnungsdaten direkt und fehlerfrei in die entsprechenden Felder des ERP-Systems übertragen werden. Dies reduziert Fehlerquellen, senkt Kosten und steigert die Arbeitsleistung in der Buchhaltung erheblich.

Moderne, intelligente Lösungen für die Rechnungsbearbeitung ermöglichen zudem einen automatisierten Abgleich mit den Stammdaten des ERP-Systems. Kreditoren können damit eindeutig identifiziert werden, und Rechnungsdaten lassen sich direkt mit Bestellungen oder Lieferantenverträgen verknüpfen. Dadurch wird der Prozess nicht nur schneller, sondern auch übersichtlicher und fehlerfreier, da Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt werden können. Ein weiterer Vorteil ist die reduzierte Bearbeitungszeit. Rechnungen können innerhalb weniger Sekunden nach Eingang verarbeitet und zur Zahlung freigegeben werden, sofern alle Daten korrekt sind. Die E-Rechnungspflicht kann also als ein Booster für unternehmerische Effizienz betrachtet werden. Welchem Finanzverantwortlichem dürfte das nicht gefallen?