E-Rechnungsprozess: Interview mit Manfred Terzer, Kendox

Lösungen für elektronische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung können technisch von verschiedenen Seiten wie ECM-, BPM-/Workflow- und ERP-Anbietern und auch von Dienstleistern angeboten werden. Wie groß ist die Konkurrenz unter diesen Anbietern?

Terzer: Der Markt für Lösungen zur Rechnungseingangsbearbeitung an sich ist immens und natürlich ist der Wettbewerb zwischen den unterschiedlichen Anbietern außergewöhnlich hoch. Letztendlich steht jedes Unternehmen vor der Herausforderung, Eingangsrechnungen zu verarbeiten – auch wenn die Anzahl der Eingangsrechnungen variiert und eine automatische Verarbeitung nicht in jedem Fall wirklich Einsparungen verspricht. Dazu kommt aber noch ein zweiter, aus Anbietersicht unter Umständen fast noch wichtigerer Aspekt: Im Zuge der Digitalisierung beginnen viele Unternehmen mit der elektronischen Verarbeitung insbesondere von Eingangsrechnungen. Und ist erst einmal eine solche Lösung (zum Beispiel auf einer ECM/DMS-Plattform) implementiert, dann sind die Chancen für einen späteren Ausbau der Plattform mit weiteren Lösungen entsprechend grösser. Eine solche Lösung ist also nicht nur aus Anwendersicht eine Investition in die Zukunft.

Wird sich am Ende ein bestimmter Typus gegenüber den anderen Ihrer Meinung nach deutlich durchsetzen?

Terzer: Davon gehen wir nicht unbedingt aus. Jeder dieser Ansätze hat seine eigene Berechtigung. Wir stellen fest, dass vor allem Kunden, bei denen die Rechnungsfreigabe durch Mitarbeiter erfolgt, die ansonsten keinen Zugang zum ERP-System benötigen, eine Lösung außerhalb der ERP-Lösung favorisieren – häufig ganz einfach um zusätzliche, in der Regel hohe Lizenzkosten auf ERP-Seite zu vermeiden. Und wenn dann sowieso noch geplant ist, zukünftig zum Beispiel Kunden- oder Lieferantenakten einzuführen, dann spricht sehr vieles für eine Lösung, die auf einer ECM/DMS-Infrastruktur basiert.

Wie stark treibt das E-Rechnungsgesetz die Einführung von elektronischen Rechnungen bei öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen voran?

Terzer: Bei diesem Thema muss man unseres Erachtens nach sehr genau differenzieren. Dass die öffentlichen Auftraggeber E-Rechnungen einführen werden, steht ausser Frage – diese Vorgabe ist ja »Gesetz« und bis spätestens Ende nächsten Jahres zwingend umzusetzen. Demzufolge wird es also auch entsprechende Lösungen zur Rechnungsverarbeitung auf Seiten der öffentlichen Hand geben (müssen). Anders sieht es in der Privatwirtschaft – also bei den Auftragnehmern – aus. Hier berührt die E-Rechnung ja nicht zwingend den Rechnungseingang; vielmehr muss die Ausgangsrechnung dem Standard »XRechnung« entsprechen. Ob und wie dies vor allem bei kleineren Unternehmen mit teilweise sehr spezialisierten Branchenlösungen umgesetzt wird, wird spannend zu beobachten sein.

Der Hauptsitz von Kendox ist in der Schweiz, weshalb Sie einen guten länderübergreifenden Vergleich ziehen können. Bestehen hinsichtlich der E-Rechnungsprojekte Unterschiede in Deutschland, Österreich und der Schweiz?

Terzer: Zum Glück werden Rechnungen auf der ganzen Welt ähnlich bearbeitet. Bevor eine Rechnung beglichen wird, findet in aller Regel eine inhaltliche Prüfung beziehungsweise ein Abgleich mit der Warenwirtschaft statt. Daher sind die Projekte in der DACH-Region natürlich grundsätzlich sehr ähnlich. Schön wäre es jetzt noch, wenn sich mittelfristig ein Standard für elektronische Rechnungen durchsetzen würde. Damit wäre allen Seiten geholfen. Ob dies in der DACH-Region tatsächlich so kommen wird, bleibt abzuwarten. Italien ist uns hier bereits einen Schritt voraus mit dem seit diesem Jahr obligatorischen elektronischen Rechnungsversand.

Inwiefern verbessern technologische Neuerungen wie Künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning (ML) und Robotic Process Automation (RPA) die Entwicklung bei Post- und Rechnungseingangsbearbeitung?

Terzer: Kopf- und Positionsdaten von eingehenden Papierrechnungen automatisch und mit einer hohen Verlässlichkeit zu extrahieren und mit Stammdaten abzugleichen, ist das »A und O« einer automatischen Rechnungsbearbeitung. Großes Einsparungspotential bietet sich hierbei, sobald Benutzer nicht mehr manuell in diesen »Capturing-Prozess« eingreifen müssen. Dies ist bei zahlreichen Lösungen heute schon möglich und seitens der »Capturing-Anbieter« wird hier nach wie vor sehr viel investiert – auch im Bereich der KI und des »Machine Learnings«. Langfristig betrachtet ist es allerdings fraglich, ob es das dann wirklich noch braucht: wenn elektronische Rechnungen flächendeckend eingeführt sind, besteht ja kein Bedarf mehr für eine »intelligente« Datenextraktion. Die Rechnungsdaten liegen dann bereits strukturiert vor. Damit wird sich der sinnvolle Einsatz von KI und ML in der Rechnungseingangsbearbeitung vor allem auf die Unterstützung im eigentlichen Freigabe- und Bearbeitungsprozess konzentrieren, also zum Beispiel um die Vorkontierung »automatisch zu ermitteln« – was soll auf welches Konto gebucht werden – beziehungsweise auch um einzelne Rechnungen basierend auf bestimmten – gelernten – Regeln automatisch »durchzuwinken«.

Wie gut ist das Angebot für Cloud-Lösungen im Bereich Rechnungsbearbeitung? Sind Cloud-Lösungen mit On-Premise-Lösungen vergleichbar? Haben sie noch Defizite?

Terzer: Stand heute gibt es immer noch mehr klassische Installationen als Cloud-basierte Lösungen. Das liegt unter anderem daran, dass sich Unternehmen nach wie vor schwer damit tun, geschäftliche Dokumente in der Cloud zu archivieren – obwohl es bereits seit einiger Zeit entsprechend ausgereifte Lösungen für die rechtskonforme Archivierung in der Cloud gibt. Zudem spielen auch technische Themen eine Rolle: am Ende des Freigabeprozesses müssen die Dokumente beziehungsweise zumindest die Buchungssätze zurück in die Finanzbuchhaltung gespielt werden – und die läuft in den meisten Fällen ebenfalls noch »on-premises«. Aber auch hier gibt es zunehmend attraktive Lösungen – vor allem von Unternehmen wie Kendox, die bereits frühzeitig auf den »Big Shift« in Richtung Cloud gesetzt haben.

Wie leistungsfähig sind diese Lösungen?

Terzer: Heutzutage ist es eigentlich keine Frage mehr, wo ein Service läuft. Genauso wie ein »Capturing-Service«, der Belegdaten extrahiert, lokal implementiert oder aus der Cloud bezogen werden kann, kann eine rechtskonforme Archivierung von Dokumenten in der Cloud stattfinden. Unserer Einschätzung nach ist die Leistungsfähigkeit der Cloud-basierten Lösungen gegenüber den klassischen Ansätzen daher mindestens ebenbürtig. Zudem zeichnet sich der Cloud-Ansatz definitiv durch eine höhere Flexibilität aus, da einzelne Services beziehungsweise Komponenten besser skalieren und sich zudem bei Bedarf relativ einfach durch andere austauschen lassen.

Wie hoch ist der Automatisierungsgrad in der Rechnungsbearbeitung bei Anwendern in der Regel und welche Entwicklungstendenzen sehen Sie hier?

Terzer: Das ist von Unternehmen zu Unternehmen beziehungsweise von Branche zu Branche völlig unterschiedlich. Tatsächlich beginnen die meisten Firmen ihre Digitalisierungsprojekte mit der Automatisierung der Post- und Rechnungseingangsverarbeitung und ihrer dokumentenbasierten Prozesse. In den seltensten Fällen können hierbei alle Abteilungen des Unternehmens gleichzeitig umgestellt werden. Klassische Einstiegsprojekte bzw. Unternehmensbereiche sind zum Beispiel Einkauf und Vertrieb, später kommen dann häufig andere Abteilungen wie beispielsweise das Personalwesen oder das Qualitätsmanagement dazu. Deshalb sollten Unternehmen bei der Anbieterauswahl darauf achten, dass sie von vornherein auf eine Plattform setzen, mit der möglichst alle digitalen Dokumenten- und Informationsprozesse abgebildet werden können.