Published On: 3. April 2023Von

Status Quo bei E-Invoicing-Pflicht im B2B- und B2G-Bereich

»Schnellstmöglich« soll laut Bundesregierung eine E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland kommen. Im öffentlichen Sektor ist E-Invoicing bereits obligatorisch. Aufgrund des Wildwuchses an vorgeschriebenen E-Rechnungs-Wegen haben Unternehmen mehr Nach- als Vorteile.

 

Umsetzung von Europarecht bei E-Rechnungen im öffentlichen Bereich (Bild: AWV e.V.)

Umsetzung von Europarecht bei E-Rechnungen im öffentlichen Bereich (Bild: AWV e.V.)

Stand bei der E-Rechnungs-Pflicht

Nachdem es im öffentlichen Bereich bereits eine Verpflichtung zur E-Rechnung in Deutschland gibt, wird verstärkt darüber diskutiert, ob oder vielmehr wann es auch im Business-to-Business-Bereich eine E-Rechnungs-Pflicht geben wird. In vielen Ländern besteht diese bereits. So gibt es sie beispielsweise in zahlreichen lateinamerikanischen Ländern wie Argentinien, Costa Rica und Mexiko aber auch in Italien. Seit dem 1. Januar 2019 sind in Italien ausnahmslos alle Rechnungen, sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich über das Austauschsystem Sistema die Interscambio (SDI) zu versenden, das heißt sie müssen elektronisch erstellt, signiert und übertragen werden.

Für die Einführung des elektronischen Rechnungsaustausches im B2B-Bereich spricht die Bekämpfung von Steuerhinterziehung und die Beseitigung der Mehrwertsteuerlücke. Weitere Argumente sind die Digitalisierung und Modernisierung wirtschaftlichen Handelns, die Beschleunigung von Prozessen, die Verbesserung der Datenqualität sowie eine schnellere Steuerabrechnung.

Pläne für B2B-E-Invoicing in Europa

Viele europäischen Länder sind gerade damit beschäftigt, Plattformen und Lösungen für das E-Invoicing im Unternehmensbereich einzuführen. Je nach Umsatz- und Unternehmensgröße soll die verpflichtende Nutzung in zahlreichen Ländern wie Frankreich, Spanien und Polen schrittweise 2024 starten. Frankreich sieht die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen 2024 für große Unternehmen vor, 2025 für Unternehmen mit 250 bis 4.999 Beschäftigten und einem Umsatz von weniger als 1,5 Milliarden Euro und 2026 für kleine und mittlere Unternehmen. Anders als in Italien, das auf den ausschließlichen Rechnungsaustausch über die zentrale Staatsplattform SDI setzt, dürfte Frankreich aller Voraussicht nach zu einem etwas offeneren Ansatz hin tendieren. Französische Unternehmen könnten ihre digitalen Rechnungen dann neben der öffentlichen Plattform wohl auch weiterhin über etablierte privatwirtschaftliche E-Invoicing-Lösungen austauschen. So gibt es Systeme, die mit dem Rechnungsformat Factur-X arbeiten, das in Deutschland ZUGFeRD entspricht.

Kaum konkretes zu B2B-E-Invoicing in Deutschland

Dagegen sind die Pläne für den B2B-Rechnungstausch in Deutschland noch ziemlich vage. Im Koalitionsvertrag der Bundesregierung von 21. November 2021 steht: »Wir werden schnellstmöglich ein elektronisches Meldesystem bundesweit einheitlich einführen, das für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verwendet wird. So senken wir die Betrugsanfälligkeit unseres Mehrwertsteuersystems erheblich und modernisieren und entbürokratisieren gleichzeitig die Schnittstelle zwischen der Verwaltung und den Betrieben.«

Dina Haack, Head of Marketing bei xSuite Group, ist auf die Rahmenbedingungen für E-Invoicing im B2B-Bereich gespannt (Bild: xSuite Group)

Für Christian Brestrich, Geschäftsführer von B&L Management Consulting, heißt dies: »über kurz oder lang werden wir auch in Deutschland mit dem Thema konfrontiert werden. Das Ziel ist ganz klar: die Lücke zwischen den theoretisch anfallenden Einnahmen und den realen Einnahmen soll möglichst geschlossen werden. Wenn ich mir allerdings anschaue, wie die Einführung der Regelungen im B2G abgelaufen ist, wird uns auch hier unser föderales System eher im Weg stehen. Es bleibt also abzuwarten, was »schnellstmöglich« wirklich bedeutet.« Der Rechnungsexperte Brestrich geht davon aus, dass bis zu diesem Zeitpunkt viele Unternehmen vorbereitet sein werden, da sich die strukturierten Rechnungsformate xRechnung und ZUGFeRD im Markt verbreiten. Dina Haack, Head of Marketing der xSuite Group, stellt im Hinblick auf die absehbare Einführung einer umfassenden E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich die These auf: »Die Papier- genauso wie die unstrukturierte PDF-Rechnung sind Auslaufmodelle und werden spätestens zum Ende des Jahrzehnts nur noch eine Randerscheinung sein.«

Unbefriedigende Situation beim B2G-E-Invoicing in Deutschland

Christian Brestrich, Geschäftsführer von B&L Management Consulting, leitet viele E-Rechnungsprojekte (Bild: B&L Management Consulting)

Christian Brestrich, Geschäftsführer von B&L Management Consulting, hat schon viele B2B- und B2G-E-Invoicing-Projekte begleitet (Bild: B&L Management Consulting)

Das föderale System in Deutschland hat im E-Rechnungsaustausch mit Behörden und öffentlichen Einrichtungen zu einem Wildwuchs an unterschiedlichen Lösungen und Verfahren geführt. Laut der europäische Richtlinie 2014/55/EU müssen seit April 2020 alle Behörden und öffentlichen Auftraggeber auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene in der Lage sein, Rechnungen elektronisch im XRechnungs-Format zu empfangen. Aufgrund des föderalistischen Systems konnten die Bundesländer eigenständig entscheiden, wie sie die EU-Richtlinie durchsetzen. Die Länder sind nicht verpflichtet, sich dem technischen und rechtlichen Verfahren des Bundes anzuschließen, obwohl dies ginge. Dass es möglich ist, beweisen die fünf Bundesländer Berlin, Thüringen, Sachsen, Mecklenburg Vorpommern und Brandenburg. Sie haben sich dem Portal-Pendant zur ZRE für die Länderebene, dem OZG-RE angeschlossen, das die Bundesdruckerei betreibt. In manchen Ländern wie Bayern und Hessen gibt es keine zentrale Lösung, so dass von der E-Mail bis zur eigenen Portallösung alles möglich ist. Andere Bundesländer haben eigene Portallösungen, für die ein Lieferant unterschiedliche Logins benötigt. Brestrich bestätigt: »Nach wie vor gibt es in vielen Bundesländern unterschiedliche Portale beziehungsweise in wenigen Bundesländern sogar keinerlei zentrale Lösung. Der Austausch erfolgt dort dann per E-Mail. Als Lieferant ist das immer noch sehr unbefriedigend, da zum jeweiligen Kunden nun auch abgespeichert werden muss, über welches Portal er die Rechnungen erhält und wie die Zugangsdaten für das jeweilige Portal sind.«

Existierende E-Invoicing Modelle im B2B-Sektor

  • Zur Durchführung der E-Invoicing-Pflicht gibt es zwei Modelle die sich in verschiedenen Ländern durchsetzen: das Post-Audit- und das Clearance-Modell. Beim Post-Audit-Modell, das in europäischen Ländern am weitesten verbreitet ist, werden Rechnungen oder andere Daten zwischen den Handelspartnern ausgetauscht, ohne dass die Behörden in den Prozess einbezogen werden. Die Behörden haben jedoch die Möglichkeit, die Einhaltung dieser Prozesse im Nachhinein zu prüfen.

  • Beim in Lateinamerika verbreiteten Clearance-Modell beteiligen sich die Steuerbehörden am Prozess der Übermittlung elektronischer Rechnungen. Jede Rechnung muss vor oder während des Austauschprozesses elektronisch gemeldet und genehmigt werden. Ein Großteil der Daten wird in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit übertragen und analysiert.

Unternehmen müssen E-Rechnungs-Chaos ausbaden

Generell ist dieser Zustand für Lieferanten eine große Herausforderung, der sie meist nur mit Unterstützung von Dienstleistern begegnen können. Um die verschiedenen Rechnungseingangskanäle zu bedienen, haben Unternehmen, die deutschlandweit mit hohen Volumina aktiv sind, sehr oft Dienstleister engagiert, welche die Rechnungsdaten per Schnittstelle erhalten und dann an alle möglichen Portale verteilen. »Mittlerweile haben einige der Dienstleister erkannt, dass auch KMUs hier Unterstützung benötigen und bieten entsprechende abgespeckte Lösungen an«, berichtet Brestrich. »Ansonsten läuft es bei vielen kleineren Unternehmen noch so, dass die Rechnungen in der eigenen Fakturierungssoftware erzeugt, lokal abgespeichert und dann manuell in das entsprechende Portal des Kunden beziehungsweise des Bundeslandes hochgeladen werden.« Dies sei natürlich wieder ein manueller Eingriff in den Prozess, aber sonst gebe es kaum eine andere Lösung.

Dieser Zustand trägt nicht zu den eigentlichen Zielen von E-Invoicing bei, Prozesse zu beschleunigen und wirtschaftliches Handeln zu modernisieren. Bleibt zu hoffen, dass eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich Rahmenparameter setzt, die diese ermöglicht.

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About the Author: Annette Stadler

Annette Stadler ist IT-Journalistin und leitet das Online-Portal ECMGUIDE.
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