Published On: 5. April 2023Von

Trends bei digitalen Rechnungs- und P2P-Prozessen

Die Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs ist die »Einstiegsdroge« für weitere Digitalisierungsprozesse. Um gestiegenen Herausforderungen wie im Lieferkettenbereich zu begegnen, sind automatisierte P2P-Prozesse ein gutes Mittel.

Digitale und automatisierte E-Rechnungsprozesse reduzieren die Arbeitsbelastung in der Verwaltung (Bild: A. Stadler)

Digitale und automatisierte E-Rechnungsprozesse reduzieren die Arbeitsbelastung in der Verwaltung (Bild: A. Stadler)

Pandemie beschleunigte digitale Rechnungs- und P2P-Prozesse

Die pandemiebedingte Verlagerung ins Home-Office hat einen Schub in Sachen automatisierte Rechnungsbearbeitung im B2B-Bereich ausgelöst. Durch die verstärkte Nutzung von digitalen Kommunikations- und Arbeitsplattformen mussten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse neu organisieren und flexibler gestalten. Dies hat auch dazu geführt, dass viele Unternehmen verstärkt auf digitale Lösungen für die Rechnungsverarbeitung zurückgegriffen haben. Studienergebnisse untermauern dies: Der Digital Office Index 2022 des Bitkom hat beispielsweise ergeben, dass 2020 nur 45 Prozent der Unternehmen digitale Lösungen für ihre Finanz- und Rechnungsprozesse eingesetzt haben. 2022 lag der Anteil bereits bei 60 Prozent. »Die Anzahl an Neukunden, die wir in den letzten drei Jahren für unsere Eingangsrechnungslösung gewonnen haben, zeichnet ein ähnliches Bild«, bestätigt Dina Haack, Head of Marketing der xSuite Group.

XRechnung und ZUGFeRD sind nützliche Rechnungsformate

Konkret haben viele Unternehmen in der Krise auf elektronische Rechnungsformate umgestellt, um die manuelle Bearbeitung von Papierrechnungen zu vermeiden und die Automatisierung in der Rechnungsverarbeitung voranzutreiben. Jedoch basieren die digitalen Rechnungen zumeist noch auf unstrukturierten PDF-Dokumenten im Gegensatz zu strukturierten Rechnungsformaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. ZUGFeRD erlaubt, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer Datei (zum Beispiel als PDF) zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte wie Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) automatisch auszulesen und zu verarbeiten. Für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber gibt es das Rechnungsformat XRechnung. Das darin beschriebene XML-basierte semantische Datenmodell erlaubt ebenfalls das automatische Auslesen von Rechnungsdaten und die medienbruchfreie elektronische Weiterverarbeitung von Rechnungen in Behörden und Unternehmen der öffentlichen Hand. Die meisten Business-Software-Lösungen, die mit der Bearbeitung von Rechnungs-Workflows zu tun haben, wie ECM-, ERP- und Fibu-Lösungen erkennen Rechnungen nach diesen Standards und können die darin enthaltenen Rechnungsdaten automatisiert weiterverarbeiten.

KI ist kein Ersatz für Nutzung von Rechnungsformaten

Marcel Mühlbach, Produktmanager bei Ceyoniq (Bild: Ceyoniq)

Marcel Mühlbach, P2P-Experte bei Ceyoniq, betrachtet eine hohe Datenqualität als grundlegend für P2P-Projekte (Bild: Ceyoniq)

Daneben hat auch die Nutzung von digitalen Tools wie OCR-Technologie oder KI-basierten Systemen zur automatischen Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten zugenommen. Generell scheint KI aktuell das Allzweckmittel zu sein, um Informationen auszulesen und Routineaufgaben zu erledigen. Daher stellt sich die Frage, ob strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD aufgrund von KI- und OCR-Technologien heutzutage überhaupt noch nötig sind? Doch nach Ansicht von Marcel Mühlbach, Produktmanager und P2P-Experte bei Ceyoniq sollte die Frage eher umgekehrt lauten: »Mit strukturierten Rechnungsformaten verlieren KI- und OCR-Technologien ihre Wichtigkeit. Die strukturierten Daten können viel einfacher über Standardschnittstellen importiert und mit den eindeutigen Werten in den Geschäftsprozessen und vorhandenen Systemen verarbeitet werden.« Dies verbessere die Effizienz und Transparenz in Geschäftsprozessen erheblich.

Ebenso empfiehlt Christian Brestrich, Geschäftsführer von B&L Management Consulting, seinen Kunden trotz aller Entwicklungen die verstärkte Nutzung strukturierter Daten: »Auch wenn moderne KI-Lösungen – und damit meine ich echte KI und nicht eine alte OCR-Lösung, auf die ein KI-Aufkleber gesetzt wurde – erstaunliche Ergebnisse liefern, gibt es keine 100-prozentige Sicherheit beim Auslesen der Daten. Bei strukturierten Rechnungsformaten hat man eben genau diese Sicherheit.«

Digitalisierung läuft über E-Rechnungsmanagement

Schon ohne den pandemiebedingten Schub galt das E-Rechnungsmanagement »als Eingangstor für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und den Einstieg in Enterprise Content Management«, so Christoph Hassler, Leiter Vertrieb Deutschland von ELO Digital Office. »Hier hängt die Frucht sozusagen am tiefsten – das will jeder erst einmal gelöst haben.« Weiter geht es dann in anderen Bereichen wie dem Personalbereich oder dem Vertragsmanagement. Beispielsweise hat der Verband der Vereine Creditreform e. V. einen Rechnungsworkflow realisiert und eine digitale Eingangsrechnungslösung von ELO mit SAP verknüpft. Jetzt verarbeitet die Organisation mehr als 50 Rechnungen täglich vollautomatisiert und plant die Digitalisierung mit weiteren Tools wie dem digitalen Vertragsmanagement.

Obwohl schon relativ viele Unternehmen den elektronischen Rechnungseingang umgesetzt haben, sehen Experten längst noch keine Sättigung in diesem Bereich. »Tatsächlich gibt es immer noch viele Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitung nicht elektronisch abwickeln. Hier besteht noch großes Potenzial für eine effiziente und kostengünstige Abwicklung von Geschäftsprozessen. Auch bei Unternehmen, die bereits den digitalen Rechnungseingang umgesetzt haben, gibt es noch Raum für Verbesserungen«, meint Mühlbach. Haack fasst die aktuelle Situation in Zahlen: »Wenn wir Kunden gewinnen, ist die Aufteilung inzwischen etwa dreigeteilt: Ein Drittel der Kunden hatte noch keinerlei Automatisierungslösung im Einsatz und verarbeitete Rechnungen noch komplett manuell. Ein Drittel hatte bereits einzelne Bereiche digitalisiert und/oder automatisiert, zum Beispiel mit einer OCR-Lösung und einem digitalen Archiv, aber noch ohne Workflow. Und das dritte Drittel hat schon eine vollumfassende Workflowlösung im Einsatz, die abgelöst werden soll – zum Beispiel, weil diese nicht für SAP S/4HANA bereit ist.«

Digitalisierung des gesamten P2P-Prozesses

Dina Haack, Head of Marketing der xSuite Group, sieht noch keine Sättigung bei E-Rechnungsprojekten (Bild: xSuite Group)

Nach der Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs besteht der nächste Schritt meist darin, vorgelagerte Prozesse wie die Verarbeitung von Lieferscheinen und Auftragsbestätigungen elektronisch abzubilden. Häufig geht es bei der Digitalisierung im Purchase-to-Pay-Prozess um das Auslesen und Abgleichen von Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen oder auch Lieferantenangeboten mit den ERP-Daten und die automatisierte Ablage dieser Dokumente in die entsprechenden Lieferanten- und Bestellakten. Es werden, wie Haack beschreibt, die internen Prozesse zur Bedarfserfassung bis hin zur Bestellung betrachtet: »In dem Kontext kommen auch die Lieferanten in den Fokus: Wie erfolgt der Dokumentenaustausch, lässt sich dieser auch komplett digitalisieren und standardisieren, zum Beispiel über ein Lieferantenportal und die E-Rechnung?« Ebenfalls gerne gehen Unternehmen ihre Oder-to-Cash-Prozesse an und digitalisieren ihre Wertschöpfungsprozesse im B2B- oder B2C-Bereich.

Vermehrt geht es Unternehmen darum, Daten und Informationen schnell und übergreifend verfügbar zu machen. Nur so können sie Marktanforderungen wie der Beschleunigung von Geschäftsvorgängen und der Sicherstellung von Waren- und Materialverfügbarkeit mit Preisoptimierungen in volatilen Märkten gerecht werden. Aktuell sind gerade für Einkaufsabteilungen gestörte Lieferketten eine große Herausforderung. Hinzu kommt hier die parallele Umsetzung der Anforderungen aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Die Digitalisierung, Standardisierung und Automatisierung von P2P-Prozessen gewinnt daher noch mehr an Relevanz, um dem gestiegenen Workload zu begegnen.

Die größten Herausforderungen bei E-Rechnungs- und P2P-Projekten

  • hohe Datenqualität

  • nahtlose Integration von verschiedenen Systemen wie ECM, ERP, Fibu

  • Abstimmung zwischen IT- und Fachabteilung

  • Berücksichtigung der Compliance-Anforderungen

  • Berücksichtigung veränderter Arbeitsabläufe

  • Einbeziehung der Mitarbeitenden

Voraussetzungen für Rechnungs- und P2P-Projekte

Zu den Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung von automatisierten Rechnungs- und P2P-Prozessen zählen eine hohe Datenqualität und Mitarbeitende frühzeitig ins Boot zu holen. Sowohl kleine als auch große Unternehmen haben meist keine klaren abgesteckten Regeln und Zuständigkeiten. Bis zu welcher Höhe werden Rechnungen von wem freigegeben und welche Freigabeschritte gibt es? Wer erfasst wie welche Rechnungen und wie werden Compliance-Auflagen beispielsweise ein Rechnungseingangsbuch erfüllt?

Sind organisatorische Fragen geklärt, ist die technische Umsetzung gar nicht mehr so sehr das Problem. Da das Thema Rechnungseingang seit Jahren etabliert ist, haben Kunden eine große Auswahl an Lösungen. Der Einsatz von KI-Technologien wie Machine Learning, Natural Language Processing (NLP) oder OCR-Technologie verbessert die automatisierte Rechnungsverarbeitung und ermöglicht eine höhere Genauigkeit und Effizienz bei der Datenerfassung und -verarbeitung. Ebenso wie KI hat auch die Blockchain-Technologie in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. In Purchase-to-Pay-Prozessen kann sie eingesetzt werden, um Transaktionen sicher und transparent abzuwickeln und das Risiko von Betrug oder Fehler zu minimieren.

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About the Author: Annette Stadler

Annette Stadler ist IT-Journalistin und leitet das Online-Portal ECMGUIDE.
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