11 Vorteile von digitalem Vertragsmanagement
Keine Vertragsfristen verpassen und mehr Transparenz im gesamten Vertragslebenszyklus – digitales Vertragsmanagement verschafft in Unternehmen nicht nur diese Vorteile. Im Folgenden sind elf Punkte aufgeführt von denen Nutzende besonders profitieren.
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Digitales Vertragsmanagement unterstützt das Vertragshandling (Bild: ELO Digital Office)
Bei Verträgen handelt es sich um geschäftskritische Dokumente, deren effiziente und rechtskonforme Verwaltung aufwändig ist. Um Termine, Laufzeiten und Fristen jederzeit im Blick zu behalten, empfehlen sich digitale Vertragsmanagementlösungen. Sie sind auf die Phasen des Vertragslebenszyklus abgestimmt – von der Vertragserstellung über Freigabeszenarien bis zu Themen der Vertragsbewirtschaftung und Archivierung. Folgende Fragen lassen sich damit unter anderem einfacher lösen:
- Wer leistet wie welche Unterschrift?
- Werden die Verträge korrekt umgesetzt?
- Werden alle Leistungen wie vereinbart erbracht oder bezogen?
- Werden Compliance-Vorschriften eingehalten?
Gerade im Kontext mit elektronischen Signaturen erhöht sich sowohl die Produktivität bei Vertragsprozessen als auch die Sicherheit. Mittels qualifizierter elektronischer Signatur können die meisten Vertragsarten signiert werden. Dies erspart das Versenden per Post und Ausdrucken von Verträgen, wodurch sich Vertragslaufzeiten erheblich verkürzen und sich Vertragsprozesse nachhaltiger gestalten.
Elf Vorteile und Nutzen von digitalen Vertragsmanagementlösungen sind hier zusammengefasst:
- 1
Zentralisierung: Alle Verträge werden an einem zentralen Ort gespeichert, was den Zugriff und die Verwaltung erleichtern.
- 2
Effizienzsteigerung: Durch Automatisierung von Prozessen wie Vertragsverhandlungen, Genehmigungen und Benachrichtigungen können Arbeitsabläufe beschleunigt werden.
- 3
Risikominimierung und Rechtskonformität: Vertragsmanagementsysteme ermöglichen die Überwachung von Fristen, Compliance-Anforderungen und Risikofaktoren, um Vertragsverletzungen zu vermeiden und rechtliche Probleme zu minimieren.
- 4
Kostenersparnis: Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben, die Vermeidung von Doppelarbeit und die bessere Ausnutzung von Vertragskonditionen können Unternehmen Kosten senken.
- 5
Verbesserte Transparenz und Vertragscontrolling: Durch die Verfolgung von Vertragsmetriken und -leistungen können Unternehmen Einblicke in ihre Vertragsaktivitäten gewinnen, fundierte Entscheidungen nach Analysen treffen und Verhandlungspositionen stärken.
- 6
Compliance-Management: Die Einhaltung von internen wie externen Regeln und Richtlinien kann überwacht und aktiv durchgesetzt werden.
- 7
Optimierung von Beziehungen zu Lieferanten und Kunden: Mit fundierten Daten können bessere Positionen durchgesetzt werden.
- 8
Gezielte Zugangssteuerung, die mittels Berechtigungskonzept und -funktionen realisiert wird.
- 9
Schneller dezentraler Zugriff auf Verträge, begleitende Dokumente und die Vertragshistorie auf elektronischem Weg.
- 10
Überblick: Eine sichere Erinnerung an relevante Termine und Maßnahmen zu Verträgen, wie das fristgemäße Kündigen von Verträgen.
- 11
Zusätzliche Zeit- und Ressourcenersparnis durch Einbindung von E-Signaturlösungen.
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About the Author: Annette Stadler
