Auswahlhilfen für Vertragsmanagementlösungen

Wer den Überblick über eine Vielzahl an Verträgen im Unternehmen behalten will, benötigt ein digitales Vertragsmanagementsystem. Im Fall des Herstellers für Industrieklebstoffe Jowat sind es rund 3.000 Verträge und Akten, die in der Rechtsabteilung mit der Vertragsmanagementlösung von Circle Unlimited verwaltet werden. Die Software managt sämtliche Vereinbarungsarten inklusive der zugehörigen Dokumente, E-Mails und Abläufe für konzerninterne Verträge und Vereinbarungen mit Dritten – darunter sind neben klassischen Liefervereinbarungen auch Dienstleistungs- und Versicherungsverträge sowie Geheimhaltungsvereinbarungen zum Schutz vertraulicher Geschäftsinformationen. Beginnend mit der ersten Anfrage über die Vertragserstellung bis hin zur Kündigung und Archivierung werden alle Vorgänge im Rahmen der vorhandenen Berechtigungsstruktur transparent abgebildet. Das Unternehmen behält so in Bereichen, mit denen die Rechtsabteilung in Berührung kommt, die Kontrolle. Hierzu zählen Marken und Patente, Immobilien, Beteiligungen, Kraftfahrzeuge, Kauf- und Mietverträge, Versicherungen sowie Darlehens- und Leasingvereinbarungen.

Beim Vertragsmanagement zählt Revisionssicherheit

Für Unternehmen wie Jowat ist das digitale Vertragsmanagement wichtig, um abteilungsübergreifend Verträge und zugehörige Dokumente sowie E-Mails und Bilder übersichtlich darzustellen, sie effizient zu bearbeiten und revisionssicher abzulegen.

Da unterschiedlichste Lösungen existieren, ist die Auswahl der richtigen Vertragsmanagementlösung für Anwender nicht leicht. Jowat setzt mit Circle Unlimited auf eine Lösung, die direkt in SAP integriert ist. SAP ist somit Voraussetzung für deren Nutzung. Weitere Lösungen setzen auf anderen Softwaresysteme auf wie »loboSPhere contract« von DM Dokumenten Management, das auf Basis von »Microsoft SharePoint« funktioniert.

Pentadoc Radar untersuchte acht Vertragsmanagementlösungen

In der Studie »Lösungsvergleich Vertragsmanagement« von Pentadoc Radar unterscheiden die Autoren zwischen Vertragsmanagement-Lösungen und –Templates. Vertragsmanagement-Lösungen stellen demzufolge gekapselte Software-Produkte dar, die zwar auf Enterprise Content Management (ECM) basieren, jedoch teils eigene, lösungsspezifische Funktionen bieten und eigenständig entwickelt sowie gewartet werden. Hingegen sind Vertragsmanagement-Templates Konfigurationen für die ECM-Software, die für eine schnellere Projektumsetzung eingespielt werden können. Die 40seitige Studie, die für Anwenderunternehmen 464,10 Euro kostet, befasst sich mit acht Lösungen, welche von Allgeier, Ceyoniq Technologies, Comarch, Easy Software, ELO Digital Office, M-Files, Optimal Systems und SER Solutions stammen.

Basis der Bewertung bildeten fünf Anwendungsszenarien

Für die Bewertung der verschiedenen Produkte wurden fünf Anwendungsszenarien definiert: Erstellen und Bearbeiten, Recherche, Collaboration, Workflow und Reporting. Prinzipiell erfüllten alle Teilnehmer grundlegende Standardanforderungen. Jedoch ließen sich bei der Umsetzung von komplexeren beziehungsweise über die reine Verwaltung von Verträgen hinausgehenden Funktionen Unterschiede feststellen. Deutlich sei dies in den Bereichen Collaboration und Reporting zu erkennen. Laut der Studie zeigen sich hier funktionale Defizite der Produkte und auch teilweise deutliche Unterschiede. Dies verdeutliche sich insbesondere, wenn die Beteiligung von externen Dritten (zum Beispiel im Rahmen einer gemeinsamen Vertragserstellung oder Vertragsverhandlung) gefordert werde.

Kostenfrei erhalten Sie auch auf ECMguide.de eine Übersicht über Vertragsmanagementlösungen, die aktuell Produkte von Ceyoniq Technology, Circle Unlimited, ELO Digital Office und Otris Software beinhaltet.