Trends und corona-bedingte Einflüsse beim Scannen und Erfassen

Die zunehmende Digitalisierung während der Corona-Pandemie und das damit verbundene vermehrte Arbeiten im Home-Office haben auch im Bereich Scannen und Erfassen für einen deutlichen Schub gesorgt. Davon profitieren sowohl Hersteller von unterschiedlichen Scanner-Klassen als auch Scan-Dienstleister und Softwareanbieter, die gescannte Informationen erfassen und weiterleiten. »Die Nachfrage nach leistungsstarken Produktions-Scannern ist gestiegen, und zwar weltweit«, bestätigt Benjamin Meyer, Head of Development des Scanner-Herstellers InoTec. »Wir führen das auf den massiv erhöhten Anteil an Home-Office-Arbeit zurück: Viele wichtige Unternehmensprozesse sind nur dann trotz Home-Office möglich oder effizient, wenn das Digitalisieren und elektronische Weiterverteilen von Dokumenten schnell und zuverlässig funktioniert.«

Eine essenzielle Voraussetzung für die Arbeit im Home-Office ist die Digitalisierung der Eingangspost, die Mitarbeitende benötigen um die tägliche Arbeit erledigen zu können. Scanner-Evangelist Michael Bertig meint hierzu: »Dass die Poststelle der Bottleneck ist, haben viele aktuell schmerzhaft erfahren, obwohl es theoretisch den meisten Verantwortlichen schon lange klar war. Wenn sich der Postinhalt nicht digitalisieren oder organisatorisch auf einen Dienstleister umleiten lässt, dann läuft Einiges nicht.«

Das Umleiten auf Scan-Dienstleister wie Alpha Com, Caya und SRZ ist wohl der einfachste Weg, um die Digitalisierung des Posteingangs schnell zu vollziehen. Auch Cocq Datendienst übernimmt die Aufbereitung und Digitalisierung von Eingangspost, um sie anschließend Kunden auf einem Filesystem oder per E-Mail weiterzuleiten. Cocq bietet diesen Service auch vorübergehend bis Unternehmen wieder in den Alltagsbetriebs-Modus wechseln können. In welcher Zeitspanne die Digitalisierung erfolgt und welche weiteren Vorgaben, beispielsweise bei vertraulichen Briefen, zu beachten sind, wird zwischen Auftraggeber und Cocq in einem Service-Level-Agreement definiert. Die Kosten variieren abhängig von der vom Kunden gewünschten Bereitstellung der Dokumente, zum Beispiel ob sie volltextfähig oder indiziert sein sollen. Als Beispiel erläutert Martin Echt, Betriebsleiter von Cocq Datendienst: »Wenn wir für einen Kunden täglich 100 Dokumente verarbeiten, dann kann er mit etwa 700 Euro monatlichen Digitalisierungskosten zuzüglich Mehrwertsteuer rechnen. Dabei ist unserer Einrichtungsaufwand bereits inkludiert. Wir können nach Auftragserteilung in nur wenigen Tagen starten, so dass der Kunde von der Digitalisierung des Posteingangs kurzfristig profitiert.« Damit wäre auch bei einer Betriebsquarantäne oder Schließung der Poststelle die Weiterleitung eingehender Papierdokumente an die Mitarbeiter sichergestellt.

Trend zum dezentralen Scannen

Unternehmen und Organisationen, die lieber eine eigene Scan-Infrastruktur aufbauen wollen, sollten sich grundsätzlich überlegen, wo das Thema Scannen im Organisationsumfeld passt. Obwohl der Posteingang einen wichtigen Ort für die Digitalisierung darstellt und corona-bedingt eine hohe Bedeutung trägt, geht der Trend insgesamt weg vom zentralen hin zum dezentralen Scannen. Schließlich werden Dokumente nicht mehr primär zu Archivierungszwecken, sondern verstärkt zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen gescannt. Entscheidend ist daher, an welchen Punkten Papier in den Geschäftsprozess hereingetragen werden muss. Beispielsweise können Servicemitarbeiterinnen und –mitarbeiter Auftragsscheine digitalisiert in einen Workflow einbringen, die dann von der Auftragsabwicklung freigegeben werden. »Je mehr Workflows digitalisiert werden, desto mehr kann Papier an unterschiedlichen Orten zugetragen werden und desto verteilter ist dann die Scan-Landschaft«, erklärt Bertig. Mobile Mitarbeitende, die nur wenig Papier digitalisieren müssen, benötigen nicht einmal einen Scanner, sondern können auch Papierunterlagen mit dem Smartphone erfassen. Seit Anfang 2020 ist dies in der GoBD festgeschrieben und wird steuerrechtlich anerkannt.

Fallen jedoch viele Papierunterlagen an bestimmten Stellen an, sind seitens des Scanners Einzugsmechanismus, die Verarbeitungsmöglichkeit unterschiedlicher Papierqualitäten und die erzeugte Bildqualität von großer Bedeutung. Wenn der Scanner-Einsatz im Büro- oder Unternehmensumfeld geplant ist, empfiehlt Scanner-Evangelist Bertig vor dem Kauf zu testen »und zwar mit dem typischen Papiergut, das man hat. Ein Logistikunternehmen hat andere Papierqualitäten und –formate als die Vertragsabteilung eines Versicherungskonzerns und wieder andere als ein Steuerberater, dessen Bandbreite von fettigen Belegen über Thermobelege bis zu Vertragsunterlagen geht.« Allerdings hängt das Scannen nach Bertigs Erfahrung nicht nur von der Mechanik des Scanners, sondern auch dem Handling der Mitarbeitenden ab: »Die Hälfte der Probleme beim Scannen kommt durch nicht angeleitete Mitarbeitende. Die Themen Papier und Handling werden bei der Digitalisierung am meisten unterschätzt.«

Da die Bildqualität unmittelbare Auswirkungen auf die Texterkennung und andere nachgelagerte Prozesse hat, sollte sie auch bei den Auswahlkriterien für Scanner weit oben auf der Liste stehen. »Hohe Scan- und Bildqualität ist ein Garant für Prozesseffizienz. Tatsächlich halte ich sie neben sicherem Papier-Einzug und -Transport für eine der wichtigsten Eigenschaften eines Hochleistungs-Scanners«, so Meyer. Immer mehr Scanner-Hersteller ziehen mit Angaben zum Grad des US-amerikanischen FADGI-Qualitätsstandard oder dem europäischen Pendant ISO 19264-1s ein Bewertungssystem heran, das ursprünglich nur für das Scannen historischer Dokumente und Bücher relevant war. »Bei Inotec planen wir, noch in diesem Jahr unsere gesamte Scanner-Flotte ISO 19264-1/Level B-ready zu machen. Das entspricht nochmal einer kleinen Steigerung gegenüber FADGI***«, vermeldet Meyer. Seiner Meinung nach seien hierzu nur wenige Scanner-Hersteller in der Lage, da es alles andere als einfach sei, eine solche Scan-Qualität durchgängig zu garantieren. »Aber wer es kann, der tut es«, meint Meyer.

Auswirkungen von KI, ML und Cloud

Prinzipiell gibt es mit neuen Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI), Maschinellem Lernen (ML) und Robotic Process Automation (RPA) Möglichkeiten, die Bilderkennung zu verbessern und nachfolgende Prozesse stärker zu automatisieren. So ist Scanner-Hersteller PFU mit RPA-Anbieter UiPath eine Partnerschaft eingegangen, deren Ziel es ist, die papierbasierte Dokumentenerfassung automatisch mit digitalen Folgeprozessen zu verknüpfen. Ob es Sinn macht, RPA, KI und ML direkt in die Scanner-Hardware zu integrieren, ist fraglich. Bei diesen Themen erfolgen ständig Weiterentwicklungen, die sich aufgrund einer hohen Update-Frequenz chiptechnisch nicht einfach bei langlebigen und hochwertigen Scannern integrieren lassen. »Es gibt Beispiele von Scanner-Herstellern, die in ihren verbauten Chips jetzt einen Mehrwert einfließen lassen, wie Bildverbesserung und teilweise OCR-Funktionalität. Das hat aber nichts mit RPA und KI zu tun, sondern ist einfach ein Algorithmus, der in den Chip gegossen ist«, so Bertig. »RPA und KI sind für die nachfolgenden Themen von Abbyy, Kofax, BCT, etc. gedacht, die mit dem Bild, das der Scanner vom Papier gemacht hat, etwas anfangen und damit weiter arbeiten.«

Diese Meinung präzisiert Dina Haack, Produktmarketing Managerin des ECM-Herstellers xSuite Group, der unter anderem eine cloud-basierte Capture-Lösung anbietet. Für RPA sieht Haack allerdings eher ein Anwendungsfeld bei der Verarbeitung von bereits digital vorliegenden Daten als im Capture-Umfeld. »Künstliche Intelligenz dagegen, insbesondere die Formen Machine Learning und Deep Learning, sind eindeutig die Technologien, die Capture-Lösungen auf die nächste Stufe heben werden. Zum einen können die Leseergebnisse noch weiter verbessert werden, zum anderen kann auch die Anwendung für den Nutzer damit noch weiter vereinfacht werden.« Beispielsweise sei es bei der Capture-Lösung aus der Cloud von Xsuite bereits heute möglich, Rechnungsdokumente automatisiert zu erkennen und aus den enthaltenen Informationen zu lernen. Das reicht von der Dokumententrennung über die Beleglesung und Lieferantenerkennung bis hin zur Auslesung einzelner Feldinhalte. Dabei können die Trainings, also die gelernten Ergebnisse, auch langfristig für nachfolgende Belege genutzt werden.

Insgesamt empfiehlt sich, das Thema Cloud in die Scan- und Capture-Strategie einzubeziehen. Bertig meint hierzu: »Wer sich jetzt mit Digitalisierung beschäftigt, sollte auf jeden Fall überlegen, wie man eine Cloud-Lösung einbinden kann, weil das Möglichkeiten mit Home-Office und verteiltem Arbeiten schafft.« Die meisten neuen Scanner-Modelle sind deshalb auch mit einem direkten Netzwerk- oder WLAN-Anschluss ausgestattet. So lassen sich erzeugte Dateien direkt in eine Cloud laden und Benutzerinnen und Benutzer benötigen für die Bedienung keinen PC, sondern können auch mit Laptops und Tablets arbeiten.

Durch die direkte Netzwerkfähigkeit von Scannern und dezentrale Scanner-Strukturen erhöht sich allerdings auch das Sicherheitsrisiko. Daher gilt es unbefugtem Bedienen vorzubeugen und Cyber-Attacken zu vermeiden. Vor kurzem stellte beispielsweise Kodak Alaris mit der »S3000 Serie« und dem »S2085f« Modelle vor, die mit diversen Sicherheitsfeatures auf die erweiterten Scan-Herausforderungen eingehen.