Anwaltskanzlei PADRM wird mit E-Discovery richtig schnell

E-Discovery-Lösungen zeigen immer mehr, was in ihnen steckt. Beispiel die US-amerikanische Anwaltskanzlei Pia Anderson Dorius Reynard & Moss (PADRM); sie erwartete ein schwieriges Schlichtungsverfahren. Nicht nur Informationen des Klienten mussten international zusammengetragen werden, auch setzte der Schiedsmann eine sehr knappe Frist für die Einreichung des Beweismaterials. Doch diese Herausforderung bekam PADRM mit den E-Discovery-Lösungen von Sicherheitsspezialist AccessData in den Griff. Mit den Tools »Summation« und »Triage« waren die Anwälte in der Lage, alle notwendigen Daten zu sammeln, zu filtern, auszuwerten und für die Beweislegung in eine Zeitleiste zu sortieren – und das alles innerhalb von nur vier Tagen.

PADRM mit Hauptsitz in Salt Lake City (Utah, USA) ist eine Prozess- und Transaktionsfirma, die auf verschiedene Gebiete der Rechtsprechung spezialisiert ist. Die Anwälte sind unter anderem bekannt für Vertretungen in Zivilprozessen, Patentstreitigkeiten oder Unternehmenstransaktionen (»mergers & acquisitions«). Auch handelsrechtliche Auseinandersetzungen zählen zum Arbeitsgebiet. In einem der Fälle aus diesem Bereich waren ein US-amerikanisches und ein ausländisches Unternehmen involviert, die bereits mehrere Jahre zusammengearbeitet hatten, bevor es zu handelsrechtlichen Streitigkeiten und schließlich zu einem Schiedsgerichtsverfahren kam. Da der betreffende Vertrag in mehreren Kernpunkten unklar war, war es für PADRM wichtig, ein umfassendes Bild aller Daten seines Klienten zu erhalten.

E-Discovery-Software sammelt und strukturiert elektronisch gespeicherte Daten

Mit dem Ziel, die Datensammlung auf nur einer vertrauenswürdigen Plattform durchzuführen und sie damit kosteneffizient zu halten, entschied sich PADRM für eine Zusammenarbeit mit AccessData. Der Forensik-Spezialist setzte in Absprache mit Anwälten und Klient seine Lösungen ein, um die ESI (kurz für »electronically stored information«, elektronisch gespeicherte Informationen) zu sammeln. (Das Litigation-Werkzeug Summation ist hierbei eine Plattform, auf der webbasierende Dokumente, elektronische Daten oder auch Mitschnitte, Transcripts, für Rechtsstreitigkeiten aufbereitet bzw. reproduziert werden können.)

Primär waren insgesamt acht Vertreter des Klienten in den Fall verwickelt – verteilt auf drei US-Bundesstaaten und zwei Länder. Die Rechner der in den USA ansässigen Vertreter, die an das Netzwerk des Klienten angeschlossen waren, wurden remote über die E-Discovery-Lösung von Accessdata untersucht. Mittels Datums- und Dateitypenvorgaben sowie Schlagwörtern filterten die Experten die relevanten Dateien aus, ohne komplette Festplatten-Images anfertigen zu müssen. Mit dem Tool Triage reichten die reisenden Vertreter ihre Unterlagen ein. Dazu erhielten sie einen präparierten USB-Stick, der die gleichen Suchkriterien beinhaltete, sowie eine externe Festplatte. Auf diese Weise konnten die Vertreter die Datensammlung eigenständig durchführen und zur Auswertung zurücksenden. Der Sammelvorgang war in nur vier Tagen abgeschlossen.

E-Discovery fischte fast halbe Million Dokumente heraus

Schließlich blieben etwa 257 GByte an ESI übrig, die sich aus mehr als 496.940 Dokumenten zusammensetzten; den Großteil machten E-Mails aus. Mit Hilfe der E-Mail-Analyse-Funktionen von Summation war PADRM in der Lage, Schlüsselinformationen aus dem elektronischen Nachrichtenverkehr zu ziehen. Mittels Domain- und Adressfiltern gelang es den Anwälten, irrelevante Mails zu identifizieren. Weiterhin unterstützten die E-Mail-Facets und das Conversation-Panel von Summation bei der detaillierten Bearbeitung, um beispielsweise zu erkennen, welche Nachrichten die Vertreter empfingen und versendeten. Das Social-Analyzer-Feature visualisiert diese Informationen in übersichtlichen Grafiken.

Da beide Parteien Ereignisse im Rahmen dieses Falls in unterschiedlichem Licht sahen und ihre Ansichten mit verschiedenen Fakten untermauerten, war es für die Strategie von PADRM von Bedeutung, eine Zeitleiste vorlegen zu können. Dies ermöglichte die Timeline-Funktion von Summation, mit deren Hilfe die Anwälte Kommunikationsinhalte, Verträge, Vereinbarungen und Ereignisse in chronologische Reihenfolge brachten.

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