Bitkom bietet DMS-Marktübersicht für DACH-Raum

Auf 888 Seiten veröffentlicht Bitkom Research die »Dokumenten-Management-Systeme Marktübersicht 2018«, die die herstellerunabhängige Unternehmensberatung Zöller & Partner erstellt hat. Sie dient Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz als Orientierungshilfe, wenn sie sich mit der Einführung von Lösungen für Dokumentenmanagement befassen und einen weiteren Schritt zur durchgängigen Digitalisierung von Arbeitsprozessen vorankommen wollen. Dafür erläutern die Autoren von Zöller & Partner zu Beginn Grundlagen und Marktentwicklungen sowie die zahlreichen verschiedenen Funktionen von Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Anschließend sind  62 DMS-Lösungen verschiedener Hersteller in 17 Funktionskategorien aufgelistet.

Viele DMS-Systeme bieten umfangreiche Basis

»Die Vielfalt von Dokumentenmanagementsystemen ist für Anwender Fluch und Segen zugleich. Sie macht einerseits den Markt unübersichtlich und gestaltet daher eine Auswahl schwieriger. Gleichzeitig verfügen aufgrund des Funktionswettbewerbs mittlerweile viele Systeme über sehr umfangreiche Komplettfunktionen im Standard«, erklärt Bernhard Zöller, Geschäftsführer von Zöller & Partner. Er verdeutlicht: »Zum Standard einer zeitgemäßen DMS-Lösung gehören zum Beispiel Unterstützung des kompletten Dokumentenlebenszyklus, unveränderbare (revisionssichere) Ablage und Archivierung, Versionierung inklusive der dazu notwendigen Check-out/Check-in-Funktionen, Genehmigungs-, und Freizeichnungsprozesse, Metadatenverwaltung, Volltextsuche, Aktenverwaltung, Postkorb/Workflow-Funktionen, Rendition/Formatkonvertierung, Integration in Fachsysteme für Output- und Retrievalintegration.« Insgesamt decken Hunderte von Funktionsfragen mit mehr als 1.000 Einzelinformationen, strukturiert in 17 Funktionskategorien das breite Funktionsspektrum einer modernen DMS-Lösung ab und werden in der Marktübersicht erklärt.

Mittelstandslösungen teilweise besser als Angebote von Global Playern

Berücksichtigt sind alle relevanten DMS-Hersteller auf dem deutschsprachigen Markt, die ein mehrplatzfähiges Dokumenten-Management-System im Sinne der Marktübersicht anbieten. Dazu zählen sowohl die internationalen Hersteller als auch zahlreiche nationale und mittelständische Anbieter. Global Player wie OpenText, IBM sowie Microsoft sind ebenso vertreten wie Mittelständler beispielsweise ELO Digtial Office, Docuware und Optimal Systems. »Mit 62 Systemen hat sich die Marktvielfalt auf hohem Niveau bestätigt. Für jeden Geldbeutel finden Anwender eine passende DMS-Lösung«, so Zöller. Die Bestandsaufnahme, die zwischen Dezember 2017 und Januar 2018 erfolgte, zeigt außerdem: Kleinere Lösungen für den Mittelstand weisen keinesfalls weniger Funktionen auf als Angebote der internationalen Player. Manchmal ist es sogar umgekehrt, da mittelständische Anbieter auf spezifische regionale Anforderungen schneller reagieren. Dies betrifft zum Beispiel Integrationskomponenten in Fachapplikationen, die nur im DACH-Markt vorkommen.

Die Publikation bildet bei der System- und Anbieterauswahl eine gute Gliederung und Checkliste für die nachfolgende Projektarbeit und ermöglicht eine erste Vorauswahl. Die DMS-Marktübersicht kann bei Bitkom Research in drei Varianten bestellt werden: als Buch für 490 Euro (zzgl. MwSt. und Versandkosten), als PDF-Datei für 490 Euro (zzgl. MwSt.) sowie als Komplettpaket, bestehend aus Buch und PDF für 650 Euro (zzgl. MwSt. und Versandkosten).