Caya mit Postdigitalisierung und Dokumentenmanagement

Das Berliner Start-up Caya hat 2017 als Unternehmen zur Digitalisierung von Briefpost begonnen. Im letzten Jahr integrierte Caya für seine Kunden optional ein Dokumentenmanagement-System (DMS) in den Digitalisierungsservice. Damit war es in der »Document Cloud« möglich, sowohl digitalisierte Post als auch beliebige andere Dokumente abzulegen. Bereits damals hat das Unternehmen angekündigt, ein vom Scan-Service unabhängiges DMS auf den Markt zu bringen. Dieses DMS präsentiert es nun mit »Caya Document Cockpit«, das kleine und mittlere Unternehmen adressiert, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren wollen. »Fünf Jahre nach der Gründung ist Caya weit mehr als ein Postdigitalisierer«, freut sich Alexander Schneekloth, Firmengründer und Geschäftsführer von Caya. »Caya bietet Dokumentenmanagement und Postdigitalisierung aus einer Hand.«

Aus dem Cockpit Dokumente verwalten

Eingehende Dokumente werden mithilfe intelligenter OCR-Technologien ausgelesen und im digitalen Posteingang zusammengestellt. Aus diesem heraus können die Dokumente verwaltet und bearbeitet werden. Über ein benutzerdefiniertes Rollenmanagement legen Verantwortliche fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf.

Bei der Workflow-Automatisierung lässt sich Caya Document Cockpit mit mehr als 130 Anwendungen, darunter Buchhaltungs-, Personal- oder Projektmanagementsoftware, verknüpfen. So können Anwender beispielsweise Regeln definieren, mit denen eingehende Rechnungen automatisch erkannt und direkt in ihre DATEV-Anwendung weitergeleitet werden. Zudem stellt die Lösung unter anderem Funktionen zum Unterschreiben von Verträgen oder zum Auslösen von SEPA-Zahlungen zur Verfügung. Auch eine Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitenden kann über das Cockpit organisiert werden: Dokumente lassen sich abteilungsübergreifend austauschen, sodass Teams in Echtzeit zusammenarbeiten können.

SaaS-Lösung in drei Preisklassen

Bei der reinen SaaS-Lösung benötigen Kunden keine eigenen IT-Ressourcen und müssen nichts bei sich vor Ort installieren. Preislich startet der Dienst bei 9,99 Euro pro Nutzenden und Monat für das Basispaket, das die Ablage von bis zu 10.000 Dokumenten umfasst. Für 24,99 Euro monatlich sind die Workflow-Funktionen und maximal 100.000 Dokumente mit dabei. Bei 79,99 Euro im Monat sind 1.000.000 Dokumente, Workflow und individuelle Anpassungen möglich. In allen drei Preisklassen können Kunden den Scanservice von Caya je nach Briefvolumen kostenpflichtig hinzubuchen.