ECM-System »amagno 4.8« perfektioniert Dateiimport

Pünktlich zum dreijährigen Geburtstag hat das ECM-Softwarehaus amagno mit »amagno 4.8« ein neues Release veröffentlicht. Es richtet sich speziell an die bestehenden Kunden von Amagno, und erfüllt Unternehmensangaben zufolge zahlreiche Kundenwünsche. Im Wesentlichen wurden in die 4.8er Version zwei wichtige Funktionen integriert, um den Dateiimport effizient zu gestalten.

Zum einen wird nun beim Dateiimport von Bestandsdaten ein Binärvergleich der Dateien durchgeführt. Identische Dateiinhalte importiert die neue Lösung nicht, und zeigt die redundanten Dateien in Übersichtslisten an.

Amagno führt optional Dateiversionen zusammen

Zum anderen führt die Lösung jetzt auf Wunsch Dateiversionen zusammen. Denn klassisch legen Mitarbeiter neue Versionen von Dateien mit geändertem Dateinamen ab (beispielsweise: a-v1.docx, a-version2.docx, a-v2.0.docx, a_V_3_0.docx). Andere DMS/ECM Systeme verwalten solche Versionen idealerweise in einer Datei und nicht mehr unter ihren Dateinamen. Anders bei Amagno: Hier werden verschiedene Dateien nach einem Dateiimport als Versionen in eine einzige Datei zu überführt. Ein simples Drag & Drop reicht, um eine Datei zu einer Version einer anderen Datei zusammenzuführen. Perfekt, um nachträglich die Kontrolle über die Versionen zurückzugewinnen. Aber auch perfekt, um Dateianhänge mit geänderten Dateinamen aus Emails als Version zum ursprünglichen Dateinamen zurückzuführen.

Jens Büscher, Chef des Softwarehauses, glaubt, dass vor allem das neuartige Zusammenführen von Dateiversionen »vermutlich einzigartig ist«. Denn als Trend hat man bei Amagno erkannt, dass Unternehmen ein Dokumentenmanagement- (DMS) bzw. Enterprise-Content-Management-System (ECM) leider oft erst dann einsetzten, wenn die Menge an Dateien, E-Mails und Papierbergen kaum mehr beherrschbar ist. Die Situation zeigt umfangreiche Netzlaufwerke mit TByte an kaum durchsuchbaren Dateien. Hinzu kommen 20 bis 30 Prozent an redundanten Dateien.

Qualifizierter Import von Bestandsdaten sind wichtig für eine DMS/ECM-Lösung

DMS bzw. ECM-Systeme wie Amagno beherrschen diese Mengen durch sekundenschnelles Suchen in Millionen Dateien und deren Texten. Zudem werden bessere und sichere Ablagen geboten, beispielsweise durch ein Versionsmanagement. Je qualifizierter und schneller Bestandsdaten in Amagno importiert sind, desto schneller sollen Unternehmen von einer DMS/ECM-Lösung profitieren.

Wie üblich stellt Amagno das neue Release allen Kunden kostenfrei zur Verfügung. Ein größeres Major-Release steht zur kommenden CeBIT 2015 (16. bis 20. März) in Hannover an.

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