Ecodms bringt Lösung für einfache, lineare Workflows

Die eigentlich noch im Juli angekündigte Workflow-Lösung »ecoWORKZ« von ecoDMS ist mit etwas Verspätung nun für 96,50 Euro inklusiv Mehrwertsteuer verfügbar. Voraussetzung für den Kauf und die anschließende Nutzung der Funktionen ist eine bestehende Lizenz und die Installation der aktuellen Vollversion der Dokumentenmanagementlösung »ecoDMS«. Ecoworkz richtet sich an Anwender, die einfache dokumentenbasierte Abläufe digital abbilden wollen. »Ecoworkz optimiert vor allem wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung«, bekräftigt Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales und Vertrieb bei ecoDMS, und ergänzt: »Unternehmen können mit unserer smarten Lösung schmale Dokumentenabläufe automatisieren.« Typische Einsatzbeispiele sind die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen und der Import von Dateien und E-Mails in die Ecodms-Lösung.

Funktionsweise von Ecoworkz

Feste Abläufe können linear per Einrichtungsassistenten definiert und wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten automatisiert werden. Ein digitaler Stempel dokumentiert bei Bedarf direkt auf dem Dokument, welcher Ablauf von welchem Benutzer wann ausgeführt wurde. Zusätzlich lassen sich beliebige Dokumente und Dateien automatisiert und damit zeitsparend aus einem Ordner des Dateisystems ins Ecodms-Archiv importieren. In einem frei konfigurierbaren Intervall importiert Ecoworkz selbstständig die vorhandenen Dateien aus den gewünschten Ordnern.

Auch E-Mails inklusive deren Anhänge können automatisch in einem beliebigen Intervall aus einem vordefinierten Mailpostfach direkt ins Ecodms-Archiv importiert werden. Typisches Beispiel ist ein Postfach, das für den Rechnungsempfang deklariert ist. Die darin eingehenden Rechnungen werden dann in Ecodms mit der Dokumentenart »Rechnung« und dem Status »zu bearbeiten« archiviert. Optional stößt Ecoworkz anschließend automatisch den Prozess zur Rechnungsfreigabe an.

Integrierte Videochat-Funktion

Für eine schnelle digitale Kommunikation mit anderen Ecodms-Benutzern enthält Ecoworkz eine Videochat-Möglichkeit. Die standardmäßig eingestellte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sorgt für die notwendige Sicherheit bei der Kommunikation und beim Austausch der vertraulichen Informationen. Um mit dem Videochat zu arbeiten, genügt eine Verbindung über den Connection Manager des Ecodms-Archivs. Eine Internetverbindung ist hierbei nicht nötig.

Ecoworkz ist kleiner Bruder von Ecoworkflow

Während Ecoworkz  einfache Vorgänge abbildet, ist die seit über einem Jahr von Ecodms angebotene Workflow-Lösung »ecoWorkflow« in der Lage, komplexe Prozesse zu beschleunigen. Dabei können beispielsweise mehrere Personen gleichzeitig involviert sind. Die Implementierung von Ecoworkflow geschieht über speziell zertifizierte Partner, hingegen ist Ecoworkz als Plug-in erhältlich.