Künstliche Intelligenz verändert die Zusammenarbeit radikal

Sinkende Arbeitsmotivation laut aktueller Studie

Moderne Büros, hybride Arbeit und digitalisierte Abläufe machen noch keinen guten Arbeitsplatz. Entscheidend ist, ob Menschen dort produktiv und motiviert arbeiten können. Der Anteil der Beschäftigten, die sich als hoch motiviert bezeichnen, sank innerhalb eines Jahres von 42 auf 36 Prozent. 25 Prozent sind entweder neutral oder aktiv unmotiviert, 39 Prozent haben ein ambivalentes Verhältnis zu ihrer eigenen Arbeitsmotivation. Dies sind Zahlen aus dem »Arbeitsplatz-Trendreport 2026« von SPS und der WORKTECH Academy.

Für die Studie wurden 679 Beschäftigte und Führungskräfte aus acht Ländern und acht Branchen zu ihrem Arbeitsplatz, zu ihren Präferenzen für die räumliche Arbeitsumgebung, zur Technologienutzung sowie zu ihrer Motivation und ihrem Produktivitätsempfinden befragt.

Die Ergebnisse des Reports sind für Unternehmen eine Herausforderung wie Dimitri Getsios, CEO Enterprise Workplace Solutions Continental Europe bei SPS, unterstreicht: »Entscheidend ist nicht mehr nur, Talente zu halten, sondern Arbeitsumgebungen zu schaffen, in denen Menschen produktiv, fokussiert und motiviert arbeiten können.« Künstliche Intelligenz könnte dabei helfen.

Dimitri Getsios, CEO Enterprise Workplace Solutions Continental Europe bei SPS (Bild: SPS)

KI erweitert Collaboration-Möglichkeiten

Künstliche Intelligenz eröffnet für die Zusammenarbeit neue Möglichkeiten – und stellt zugleich bisherige Formen der Collaboration infrage. Wenn KI Informationen sucht, Inhalte zusammenfasst, Meetings dokumentiert oder Aufgaben übernimmt, verändert sich die Rolle der Mitarbeitenden ebenso wie die Art, wie Teams zusammenarbeiten und sich zusammensetzen.

Prof. Dr. Ayelt Komus (Bild: Shahzada)

»So müssen viele Aufgaben wie etwa kurze rechtliche Einschätzungen, der Review eines Programmcodes oder die Erstellung von Grafiken nicht mehr an Spezialisten weitergegeben werden, sondern lassen sich mit KI-Unterstützung direkt erledigen. Viele Teammitglieder sind dadurch schneller, vernetzter und multifunktionaler, wodurch die Produktivität steigt«, berichtet der Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Koblenz Dr. Ayelt Komus.

Doch sind diese Szenarien erst der Anfang der KI-Unterstützung. »Die nächste Stufe besteht darin«, so Komus, »Gen AI nicht nur wie ein besseres Google zu nutzen, also Fragen zu stellen und Antworten zu bekommen.« Vielmehr könnten KI-Agenten schon heute zunehmend selbstständig agieren. Sie sind in der Lage, proaktiv auf bestimmte Sachverhalte hinzuweisen und Informationen zu liefern, ohne sie explizit verlangt zu haben.

KI-Agenten als Teammitglieder

»Generative KI entwickelt sich vom persönlichen Assistenten zunehmend zum aktiven Bestandteil von Arbeitsprozessen und Teams. Sie übernimmt Recherchen, bereitet Informationen auf und erstellt erste Entwürfe, während Mitarbeitende sich stärker auf Entscheidungen und kreative Aufgaben konzentrieren können«, beschreibt Michael Pietsch, Vice President DACH & Eastern Europe bei Box seine Praxiserfahrungen. Für Unternehmen bedeute dies, nicht nur einzelne Tätigkeiten zu automatisieren, sondern auch Rollen, Zuständigkeiten und Abläufe neu zu ordnen.

Schließlich halten mit KI-Agenten nicht nur neue Tools Einzug ins Unternehmen, sondern zunehmend autonome digitale Akteure, die auf Daten zugreifen, Aufgaben übernehmen und Entscheidungen vorbereiten oder selbstständig ausführen.

»Umso wichtiger sind klare Leitplanken dafür, wer Verantwortung trägt, wann und wie KI eingesetzt wird, wie Ergebnisse und Leistung überprüft werden und welche Zugriffsrechte gelten«, so Pietsch. Fehle dieser organisatorische Rahmen, entstehen neben Akzeptanzproblemen auch neue Risiken, die von Datensilos und Schatten-KI bis hin zu Sicherheits- und Governance-Lücken reichen können.

Michael Pietsch, Vice President DACH & Eastern Europe bei Box (Bild: Box)

Zahlen zur KI-Nutzung

Es besteht Handlungsbedarf, da die KI-Nutzung in den Unternehmen stark ansteigt, aber entsprechende Richtlinien fehlen, wie auch die Zahlen aus dem Arbeitsplatz-Trendreport von SPS belegen. Demnach stieg der Anteil der Beschäftigten, die KI-Tools nutzen, innerhalb eines Jahres von 59 auf 75 Prozent. Der Anteil der Unternehmen ohne klare Richtlinien blieb nahezu unverändert: 2025 lag er bei 32 Prozent, 2026 bei 33 Prozent. 15 Prozent der Beschäftigten finanzieren ihre KI-Werkzeuge privat. Fraglich, ob diese Anwendungen in etablierte Beschaffungs-, Datenschutz- und Governance-Prozesse eingebunden sind.

Jens Büscher, CEO von Amagno (Bild: Amagno)

Um die neuen digitalen Teammitglieder, also die KI-Agenten, sicher und nutzbringend einzusetzen, braucht es Zugriff auf das Spezialwissen des Unternehmens und sichere Prozesse. Letztere sollen dafür sorgen, dass menschliche wie digitale Teammitglieder genau auf die Dokumente zugreifen können und dürfen, für die sie berechtigt sind. »Mit allgemein zugänglichen LLMs wie bei ChatGPT, Copilot und Co. lässt sich das jedoch weder qualitativ noch sicherheitstechnisch meistern«, sagt Jens Büscher, CEO von Amagno, für den ein gutes Dokumentenmanagement-System (DMS) damit entscheidender als je zuvor wird. »Es prüft vor jeder Antwort die Berechtigungen und lässt ausschließlich freigegebene Inhalte zur KI gelangen, verarbeitet alle Daten im EU-Rechtsraum und gibt keine Inhalte in das Training neuer Modelle. So können Daten und Wissen im Team deutlich schneller fließen, innerhalb der Regeln, die für das Unternehmen ohnehin gelten.«

Dokumentenmanagement auf KI ausweiten

Zu den Grundfunktionalitäten eines DMS zählt die Rechtevergabe, über die sich regeln lässt, wer welche Lese- und Schreibrechte bei Dokumenten und Inhalten besitzt. Es ist notwendig, diese nun auf KI-Agenten auszuweiten und genau zu überprüfen. Ein KI-Assistent durchsucht die ihm zur Verfügung stehenden Quellen rigoros, während Mitarbeitende dies in der Praxis viel seltener machen. Zu weit gefasste Berechtigungen konnten so in der Vergangenheit häufig folgenlos bleiben. Für Büscher wird die Rechtestruktur daher zur zentralen Sicherheitskomponente: »granular, an Bedingungen geknüpft und mit den Benutzerkonten synchronisiert, damit personelle Veränderungen sofort greifen.«

Weitere DMS-Grundfunktionen wie das Records Management sind für den KI-Einsatz ebenfalls elementar. Records Management steuert die Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Informationen, die sich auch aus KI-Content zusammensetzen können. Die Steuerung schließt die Festlegung, Anwendung und Überwachung von Aufbewahrungsfristen sowie die anschließenden Löschung oder Archivierung ein. Nicht zuletzt sorgen Systeme für DMS, ECM und Content-Services generell für Ordnung und Transparenz bei unstrukturierten Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und E-Mails. Schließlich ist eine hohe Datenqualität Grundvoraussetzung, damit KI die richtigen Informationen findet.

DMS-Lösungen für Copilot, Claude, ChatGPT und Co.

Wichtig ist, dass Systeme im Hintergrund für ein Zusammenspiel mit den KI-Agenten sorgen und sie einerseits wie Nutzende und andererseits wie Anwendungen behandeln. Lösungen für Collaboration, KI, Dokumentenmanagement und Workflow müssen ineinander greifen, um die Prozesse unter sicherer Kontrolle behalten zu können. Sehr anschaulich zeigen sich entsprechende Konstellationen, wenn man in unsere Übersicht »ECM-Tools für die »Microsoft 365«-Welt« blickt. Mit Komponenten wie Microsoft Copilot, Microsoft Teams und Sharepoint hat sich Microsoft 365 zu einer KI-, Dokumenten- und Collaboration-Plattform entwickelt. Um Microsoft-Funktionen hinsichtlich Compliance, Dokumentenmanagement und Automatisierung zu ergänzen haben zahlreiche Drittanbieter Tools hierfür entwickelt. Aber auch GenAI-Lösungen wie Claude und ChatGPT werden von DMS-, ECM- und Content-Services-Anbietern wie Hyland, Dropbox und OpenText unterstützt.

Prof. Dr. Nils Urbach der Frankfurt University of Applied Sciences (Bild: privat)

Richtig aufgesetzt ist das für die Anwenderinnen und Anwender ein großer Vorteil, wie Prof. Dr. Nils Urbach der Frankfurt University of Applied Sciences darlegt: »Der Digital Workplace wird weniger an einzelnen Anwendungen und stärker an Aufgaben ausgerichtet. Beschäftigte müssen künftig nicht mehr immer selbst wissen, in welchem System eine Information liegt. Sie können ihr Anliegen in natürlicher Sprache formulieren, während die KI Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführt und nächste Schritte vorbereitet.« Damit unterstreicht auch Urbach, dass die Grenzen zwischen Collaboration, Wissensmanagement, Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung verschwimmen. Der Arbeitsplatz werde proaktiver und persönlicher, zugleich aber auch komplexer und potenziell weniger transparent.

Fazit

Unternehmen sollten generative KI nicht nur als zusätzliches Collaboration-Tool einführen, sondern ihre Prozesse und Formen der Zusammenarbeit komplett überdenken. Dies erfordert organisatorische und technische Leitplanken. Zum einen muss klar sein, welche Anwendungen und Daten genutzt werden dürfen, wann menschliche Kontrolle erforderlich ist und wer die Verantwortung trägt. Zum anderen sind ein konsequentes Identitäts- und Berechtigungsmanagement, sichere Schnittstellen, Protokollierung und Schutz vor Datenabfluss notwendig. Elementare Voraussetzung ist zudem eine gute Daten- und Dokumentenqualität. Ungeordnete Informationsbestände werden durch KI nicht automatisch besser.