Nils Urbach zur Zukunft der Collaboration
KI lässt die Grenzen zwischen Collaboration, Wissens- und Dokumentenmanagement sowie Prozessautomatisierung zunehmend verschwimmen. Welche Folgen das für den Digital Workplace und Unternehmen hat, erläutert Prof. Dr. Nils Urbach im Interview.
Prof. Dr. Nils Urbach empfiehlt Unternehmen bei der KI-Integration, ganze Arbeitsprozesse neu zu überdenken. (Bild: privat)
Prof. Dr. Nils Urbach empfiehlt Unternehmen bei der KI-Integration, ganze Arbeitsprozesse neu zu überdenken. (Bild: privat)
Inwieweit verändert generative KI in Form von ChatGPT, Copilot und Co. die Zusammenarbeit von Teams in Unternehmen?
Urbach: Generative KI wird zunehmend zu einem aktiven Bestandteil der Teamarbeit. Sie fasst Besprechungen zusammen, erstellt Entwürfe, strukturiert Informationen und bereitet Entscheidungen vor. Dadurch werden Mitarbeitende von Routineaufgaben entlastet und können sich stärker auf Bewertung, kreative Problemlösung und Abstimmung konzentrieren. Gleichzeitig wird die Zusammenarbeit aber auch anspruchsvoller. KI-generierte Ergebnisse müssen kritisch geprüft werden, und es muss transparent bleiben, wann KI eingesetzt wurde und wer für das Ergebnis verantwortlich ist. Zudem können neue Kompetenzunterschiede entstehen, wenn einzelne Mitarbeitende KI deutlich besser nutzen als andere.
Wo entstehen dadurch neue Herausforderungen, beispielsweise beim Records Management oder der Sicherheit?
Urbach: Durch generative KI entstehen große Mengen an Entwürfen, Zusammenfassungen und weiteren Inhalten. Unternehmen müssen daher festlegen, welche davon geschäftsrelevant, freigabepflichtig oder aufbewahrungspflichtig sind. Wichtig ist, dass Herkunft, Versionen und menschliche Freigaben nachvollziehbar bleiben. Aus Sicherheitssicht besteht unter anderem das Risiko, dass vertrauliche Informationen in nicht freigegebene Systeme gelangen. Bei KI-Agenten kommt hinzu, dass sie auf Daten und Anwendungen zugreifen und eigenständig Aktionen ausführen können. Ihre Berechtigungen müssen deshalb besonders sorgfältig begrenzt und überwacht werden.
Wie verändert KI neben ihrem Einfluss auf die Zusammenarbeit in Teams den Digital Workplace?
Urbach: Der Digital Workplace wird weniger an einzelnen Anwendungen und stärker an Aufgaben ausgerichtet. Beschäftigte müssen künftig nicht mehr immer selbst wissen, in welchem System eine Information liegt. Sie können ihr Anliegen in natürlicher Sprache formulieren, während die KI Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführt und nächste Schritte vorbereitet. Damit verschwimmen die Grenzen zwischen Collaboration, Wissensmanagement, Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung. Der Arbeitsplatz wird proaktiver und persönlicher, zugleich aber auch komplexer und potenziell weniger transparent.
Wie sollten sich Unternehmen organisatorisch und technisch auf diese Veränderungen einstellen?
Urbach: Unternehmen sollten generative KI nicht nur als zusätzliches Werkzeug einführen, sondern ihre Prozesse und Formen der Zusammenarbeit neu betrachten. Sie benötigen klare Regeln dafür, welche Anwendungen und Daten genutzt werden dürfen, wann menschliche Kontrolle erforderlich ist und wer die Verantwortung trägt. Technisch sind ein konsequentes Identitäts- und Berechtigungsmanagement, sichere Schnittstellen, Protokollierung und Schutz vor Datenabfluss erforderlich. Eine wichtige Voraussetzung ist zudem eine gute Daten- und Dokumentenqualität. Ungeordnete Informationsbestände werden durch KI nicht automatisch besser.
Wo sehen Sie die größten Herausforderungen für Unternehmen und deren Mitarbeitende, sich auf die Veränderungen einzustellen?
Urbach: Die größte Herausforderung liegt in der Neugestaltung der Arbeit. Häufig wird KI zunächst nur in bestehende Abläufe integriert. Dadurch werden einzelne Tätigkeiten schneller, ohne dass das eigentliche Potenzial genutzt wird. Unternehmen sollten daher prüfen, welche Arbeitsschritte entfallen, welche neu entstehen und wie Verantwortung zwischen Menschen und KI verteilt wird. Für Mitarbeitende geht es nicht nur um technische Bedienkompetenz. Sie müssen Ergebnisse beurteilen, Fehler erkennen und entscheiden können, wann einer KI vertraut werden darf. Dafür braucht es Weiterbildung, Beteiligungsmöglichkeiten und eine Kultur, in der neue Arbeitsweisen erprobt werden können.
„Der Arbeitsplatz wird proaktiver und persönlicher, zugleich aber auch komplexer und potenziell weniger transparent.“
Wie wichtig werden europäische Lösungen im Bereich Digital Workplace und Collaboration?
Urbach: Europäische Lösungen werden deutlich an Bedeutung gewinnen. Dabei geht es nicht darum, ausschließlich europäische Software einzusetzen. Entscheidend ist, Abhängigkeiten von einzelnen außereuropäischen Plattformanbietern zu begrenzen und echte Wahlmöglichkeiten zu erhalten. Digitale Souveränität umfasst neben dem Speicherort der Daten auch rechtliche Kontrolle, offene Schnittstellen, Interoperabilität und die Möglichkeit, Daten und Anwendungen zu anderen Anbietern zu übertragen. Gerade bei sensiblen Daten und kritischen Geschäftsprozessen sind diese Aspekte von strategischer Bedeutung.
Ist ein ausreichendes Angebot an europäischen Lösungen vorhanden beziehungsweise wie sind die Chancen, ein solches aufzubauen?
Urbach: Europa verfügt grundsätzlich bereits über leistungsfähige Lösungen für Dokumentenbearbeitung, Filesharing, Videokonferenzen, Messaging und Cloud-Infrastrukturen. Häufig fehlen jedoch noch die nahtlose Integration, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit großer internationaler Plattformen. Die Chancen für ein europäisches Ökosystem sind dennoch gut. Voraussetzung sind strategische Investitionen, eine stärkere Nachfrage durch Unternehmen und öffentliche Einrichtungen sowie der konsequente Einsatz offener Standards. Europäische Anbieter müssen zudem stärker zusammenarbeiten, um integrierte und international wettbewerbsfähige Lösungen anbieten zu können.
Welche Entwicklungen erwarten Sie im Bereich Digital Workplace und Collaboration bis 2030?
Urbach: Bis 2030 werden sich heutige KI-Assistenten zunehmend zu eigenständig handelnden KI-Agenten entwickeln. Sie werden nicht nur Inhalte erstellen, sondern innerhalb definierter Grenzen Aufgaben übernehmen, Informationen beschaffen, Dokumente aktualisieren und Prozesse anstoßen. Teams werden dadurch künftig aus Menschen und unterschiedlichen digitalen Akteuren bestehen. Gleichzeitig werden hybride Architekturen wichtiger, bei denen sensible Daten und kritische KI-Funktionen in kontrollierten Umgebungen verbleiben. Erfolgreiche Unternehmen werden den Nutzen des Digital Workplace nicht an der Zahl eingesetzter Werkzeuge messen, sondern daran, ob Entscheidungen besser, Prozesse schneller und die Zusammenarbeit wirksamer werden.
Über Nils Urbach:
Prof. Dr. Nils Urbach ist Inhaber der Professur für Wirtschaftsinformatik, insbesondere Digital Business sowie Direktor des Research Lab for Digital Innovation & Transformation (ditlab) und des Zentrums für Angewandte Künstliche Intelligenz (ZAKI) an der Frankfurt University of Applied Sciences. Zudem ist er Direktor des FIM Forschungsinstituts für Informationsmanagement und des Institutsteils Wirtschaftsinformatik des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik FIT. Dort leitet er das Fraunhofer Blockchain-Labor sowie das Fraunhofer Generative AI Lab.
About the Author: Annette Stadler
