ecoDMS dockt an ERP-System ZEPHIR Avenue an

Verbindung zwischen ECM und ERP

Eine neue Schnittstelle verbindet die Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Lösung »ZEPHIR Avenue« mit dem Dokumenten-Management-System (DMS) »ecoDMS« vom gleichnamigen Hersteller. Damit können Anwender von Zephir Avenue Dokumente konkreten Vorgängen zuordnen. So sind die Dokumente im Rahmen von Verkaufs- und Einkaufsprozessen, in der Produktionssteuerung, im Personalwesen und in der Finanzbuchhaltung direkt aus der kaufmännischen Software heraus abrufbar. Neben der verbesserten Prozesseffizienz profitieren die Anwender durch die ecoDMS-Schnittstelle von weiteren Vorteilen. Dazu gehören der standortunabhängige Zugriff auf alle Dokumente sowie deren revisionssichere beziehungsweise rechtskonforme Archivierung. Realisiert wurde die Schnittstelle von der JENTECH Datensysteme AG in Zusammenarbeit mit ihrem Partner OMIKRON Bürosysteme GmbH. Jentech ist auch der Entwickler von Zephir Avenue.

Dokumente klassifiziert ablegen

Die Ablage der Dokumente in ecoDMS erfolgt über die Oberfläche von Zephir Avenue mittels entsprechender Menüpunkte, per Drag & Drop oder über die vorhandene Scanner-Schnittstelle. Bei der Integration in die Ordnerstruktur werden die Dokumente in ecoDMS automatisch klassifiziert und der Status erfasst. So können Zephir-Avenue-Anwender beispielsweise beim Versenden von Unterlagen auf weitere dem Vorgang zugeordnete Dokumente zugreifen und diese gleich mitversenden. Alternativ können sie über den ecoDMS-Client weitergehende Recherchemöglichkeiten nutzen, etwa die im DMS integrierten Filterfunktionen, um Dokumente zu finden.

Omikron-Support für ecoDMS-Einführung

»Selbstverständlich unterstützen wir unsere Kunden umfassend bei der Einführung von ecoDMS, schulen die Mitarbeiter und stellen auch den Support sicher«, sagt Mario Geißler, Geschäftsführer der OMIKRON Bürosysteme GmbH. »Bei der Einrichtung der Schnittstelle zu Zephir Avenue sorgen wir auch dafür, dass die bereits im ERP-System verwendeten Dokumente in das DMS übernommen und dort automatisch klassifiziert werden.« Zudem biete die entwickelte Schnittstelle Mechanismen, die dafür sorgen, dass die in Zephir Avenue hinterlegten Benutzerrechte in das DMS repliziert werden, sodass auch dort eine entsprechende Zugriffsbeschränkung nach Aufgabenbereichen gewährleistet sei. Wie Zephir Avenue ist Omikron langjähriger Partner von ecoDMS und verfügt daher über fundiertes Know-how zu beiden Systemen.

Weitere Entwicklungen für ecoDMS

Derzeit entwickeln Omikron und Jentech die automatische Belegerfassung über die in ecoDMS vorhandenen Importmöglichkeiten. Damit werden zukünftig beispielsweise Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Prüfzertifikate und Fertigungsbelege inklusive der ausgelesenen Daten automatisch an Zephir Avenue übertragen. Darüber hinaus arbeitet das Systemhaus an der Anbindung des WORKZ-Add-ons von ecoDMS, um etwa Freigabeprozesse zu steuern.