gds bringt »reviewhub« für Freigabeprozess

Inhalte prüfen und freigeben

Mit reviewhub bringt gds eine SaaS-Lösung für die Überarbeitung und Freigabe von Dokumenten auf den Markt. Die webbasierte Plattform unterstützt zwei zentrale Prozesse beim Änderungsmanagement von Dokumenten. Erstens erleichtert sie die Erstellung und Verwaltung von Änderungsanforderungen (Change Requests) im Kontext des Inhalts. Zweitens sorgt sie für eine reibungslose Prüfung und Freigabe von Dokumenten durch interne und externe Prüfer.

»Als Zielgruppe kommen alle Bereiche, in denen Inhalte erstellt und überprüft werden sollen, in Frage«, erklärt Jan Grüter, Product Manager Content Delivery bei gds. »Eine typische Zielgruppe sind technische Redaktionen mit einem oder mehreren Redaktionssystemen und Fachabteilungen, die nicht in dem Redaktionssystem arbeiten, aber Inhalte prüfen und freigeben sollen. Sobald mehr als eine Person zur Prüfung und Freigabe erforderlich ist, unterstützt reviewhub bei der gemeinsamen oder parallelen Bearbeitung.«

Der Ablauf des Änderungsmanagements

reviewhub soll eine nahtlose Aufnahme und Verwaltung von Änderungswünschen aus verschiedenen Teams im Entstehungsprozess von Dokumentationen ermöglichen. Nutzer können an jeder Stelle des Dokuments Änderungswünsche, sogenannte Change Requests, hinterlassen. Auch ergänzende Informationen wie Grafiken oder Videos lassen sich an den jeweiligen Kommentar anhängen. Die Änderungswünsche können direkt zwischen berechtigten Benutzerinnen und Benutzern diskutiert und abschließend genehmigt oder abgelehnt werden. Die gesamte Diskussionshistorie wird dauerhaft gespeichert und bleibt jederzeit abrufbar. Eine Übersicht der Change Requests und verschiedene Filter- und Suchmöglichkeiten stehen dabei unterstützend zur Seite.

Prüfung und Freigabe

Nach der Überarbeitung werden die Dokumente erneut auf reviewhub veröffentlicht. Alle Änderungen sind klar markiert. Prüfer haben die Möglichkeit, weitere Kommentare hinzuzufügen oder je nach Berechtigung über die genehmigten oder abgelehnten Abschnitte zu entscheiden und diese freizugeben.

Vorteile von reviewhub

gds will mit reviewhub eine moderne und kollaborative Arbeitsumgebung schaffen. Darin sollen große Anwendergruppen in der Lage sein, gemeinsam an einer Dokumentation zu arbeiten, Kommentare hinzuzufügen, Abschnitte zu markieren und Anhänge hochzuladen. In einem strukturierten gemeinsamen Umfeld können Diskussionen geführt und Entscheidungen getroffen werden.

Vor allem in Verbindung mit dem Redaktionssystem XR von gds entfaltet reviewhub seine Stärken. Denn die gewonnenen Erkenntnisse, Kommentare und Diskussionen können direkt im Redaktionssystem eingesehen und eingearbeitet werden, ohne dass die prüfenden Personen Zugriff auf das Redaktionssystem haben müssen. Durch die Unterstützung des Austauschformats iiRDS und weiterer Formate können auch andere Redaktionssyteme oder native Dateien als Quellen genutzt werden.

Kosten der Lösung

Die Lizensierung, die sämtliche Betriebskosten enthält, erfolgt benutzerbezogen und als SaaS Modell.  Bis 10 Nutzerinnen und Nutzer kostet das System 50 Euro pro Kopf. Ab 100 Nutzenden sinkt der Preis auf 10 Euro pro Kopf. Dazwischen gibt es noch drei weitere Staffelungen.