21.11.2019 (as)
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Hyland und Iron Mountain kooperieren für Compliance-Service

  • Inhalt dieses Artikels
  • Compliance-Themen sind komplex
  • Automatische Berücksichtigung, wenn sich Richtlinien ändern
  • Anwaltliches Netzwerk sichert aktuellen Stand bei Vorschriften

Service, um Compliance-Vorschriften automatisch einzuhalten (Bild: Hyland)Service, um Compliance-Vorschriften automatisch einzuhalten (Bild: Hyland)Damit Unternehmen Regeln zum Datenschutz wie DSGVO oder California Consumer Privacy Act (CCPA) einhalten können, ohne sich direkt darum kümmern zu müssen, bietet Hyland die Lösung »Governance Rules as a Service« (GRaaS). GRaaS basiert auf einer Partnerschaft zwischen Hyland und dem Anbieter von Speicher- und Informationsmanagement-Services Iron Mountain.

Compliance-Themen sind komplex

»Die Herausforderung für Kunden ist, die Regeln zu kennen, die sie anwenden müssen, das heißt, ob sie ein Dokument drei oder fünf Jahre oder für immer aufbewahren müssen«, erklärt Ed McQuiston, Executive Vice President and Chief Commercial Officer im Gespräch mit ECMguide. »Im Zuge der Partnerschaft vereinen wir unsere Fähigkeit, Regeln aufzusetzen und umzusetzen mit der Fähigkeit von Iron Mountain, entsprechende Regeln und Compliance-Vorgaben für die gespeicherten Inhalte global zu erkennen, ohne dass der Kunde dies selbst erledigen muss.«

Automatische Berücksichtigung, wenn sich Richtlinien ändern

GRaaS automatisiert die Anwendung von Richtlinien und deren Einhaltung, indem sie die cloudbasierte Richtlinienverwaltung der Lösung »Policy Center« in Hylands ECM-System »OnBase« integriert, Aufzeichnungsklassen mit Dokumenttypen vergleicht und entsprechende Aufbewahrungsregeln ergänzt.»Da sich Aufbewahrungsregeln im Laufe der Zeit ändern können«, so McQuiston, »sorgt GRaaS dafür, dass sich die Onbase erstellten Regeln automatisch anpassen, ohne dass der Kunde sich selbst darum kümmern oder für entsprechende Updates sorgen muss.«

Anwaltliches Netzwerk sichert aktuellen Stand bei Vorschriften

Wie die permanente und automatisierte Einhaltung der Vorschriften gewährleistet ist, erklärt Raymond Aschenbach, Senior Vice President, Global Digital Sales und Operations bei Iron Mountain: »Die Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten im Iron Mountain Policy Center werden gestützt von fundierten Recherchen unseres internationalen Netzwerks von Anwaltskanzleien und stets an den geltenden Stand angepasst.«

GRaaS ist laut McQuiston als Service ab sofort gegen eine jährliche Gebühr verfügbar, die unabhängig von der Anzahl der zu beachtenden Richtlinien ist.