Kurz nach dem ersten folgt zweites Release von DMS-Tool Proxess

Das vor einem Jahr aus den Unternehmen Akzentum und HABEL entstandene Softwareunternehmen PROXESS bietet mit »PROXESS 10 2020R2« eines neues Release seiner Dokumentenmanagement-Lösung. Gemeinsam mit dem erst kürzlich veröffentlichten Update »PROXESS 10 2020R1« gibt es Neuerungen auf verschiedenen Ebenen. Die neue Check In-/Check Out-Funktion ermöglicht es, Dateien zur lokalen Bearbeitung auf dem Desktop aus dem Archiv auszuchecken, um diese zu bearbeiten. Währenddessen sind sie zwar weiterhin von allen Anwendern recherchier- und sichtbar, können aber nicht verändert werden. Anschließend wird die geänderte Datei beim Einchecken automatisch als neue Version archiviert.

Seine bisher integrierte Volltextdatenbank »Lucene« ersetzt Proxess durch die Volltextdatenbank »Apache Solr«. Diese bietet eine bessere Performance, was sich bei den Suchzeiten positiv bemerkbar macht. Mit Apache Solr kann zudem ein separater Stand-Alone-Volltextserver für Proxess betrieben werden. Aufgrund serverseitiger OCR-Texterkennung, die der Hersteller in Proxess 10 2020R1 ergänzte, werden TIFF- und PDF-Dateien nun beim Archivieren vom System automatisch volltextausgelesen. Somit sind sie sogar rückwirkend für bereits archivierte Dokumente über die Volltextsuchfunktionen in Proxess recherchierbar.

Nutzung externer Stammdaten

Zudem ist der Import von externen Stammdaten, zum Beispiel aus ERP-Systemen, und deren Nutzung für die Indexierung von Dokumenten möglich. So können beispielsweise über ein Schlüsselfeld wie Kundennamen oder die Kundennummer automatisch alle Stammdaten zu diesem Kunden in die Indexmaske übertragen werden.

Mit dem neuen Release, das nun auch die kostenfreie Datenbank »MySQL Server« von Oracle unterstützt, will Proxess seine 40.000 Anwender weiter auf dem Weg der digitalen Transformation begleiten. Dabei stehen ein automatisierter Prozessablauf zur Schaffung von zeitlichen Ressourcen und die rechtssichere, digitale Archivierung nach GoBD bei einfachem Handling im Fokus. Proxess 10 bietet Schnittstellen zu verschiedenen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen sowie Integrationen in Office-Anwendungen und E-Mailsysteme. Zusatzmodule wie Belegleser, digitaler Rechnungsworkflow und E-Rechnung runden das Gesamtpaket zur Automatisierung von Standardprozessen ebenso ab wie Tools für das Vertrags- und Personalmanagement und die E-Mail-Archivierung.