Trends für den digitalen Arbeitsplatz 2021

2020 stieg die Nachfrage nach Lösungen für digitale Arbeitsplätze durch die Maßnahmen zur Bekämpfung der Corona-Pandemie sprunghaft an. Meist musste es dabei schnell gehen. Außerdem hatten Experten schon im vergangenen Jahr prognostiziert und war aus Umfragen abzulesen, dass die Uhr künftig nicht mehr vollständig zurückgedreht werden kann: Ein großer Teil der Menschen, die 2020 erstmals aus dem Home-Office gearbeitet haben, werden das nicht aufgeben wollen. Andererseits haben durch die erzwungene Umstellung auch viele Firmen, die sich bislang aus unterschiedlichen Gründen dagegen sträubten, vielfach die Vorteile erkannt.

Deutlich wird das Ausmaß der Veränderungen bei einem Blick auf die Ergebnisse einer Umfrage der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Eurofound). Demnach war seit März 2020 fast die Hälfte der europäischen Arbeitnehmer zumindest zeitweise im Home-Office. Ein Drittel der Befragten arbeitete seit Beginn der Pandemie-Bekämpfung sogar ausschließlich von zuhause. Das erste Mal überhaupt Erfahrungen mit Home-Office machten EU-weit 46 Prozent aller Befragten.

Strategische Ansätze zur Digitalisierung setzen sich durch

Vor diesem Hintergrund erwarten die Experten von Konica Minolta, dass 2021 die ad hoc eingeführten Lösungen in strategische Ansätze überführt werden, die der neuen Arbeitsrealität Rechnung tragen. Die Unternehmen hätten in kurzer Zeit Beeindruckendes erreicht. »In den meisten Fällen wurde dies durch bestehende Digitalisierungsstrategien und -lösungen unterstützt, die in den vergangenen Jahren aufgebaut wurden. Dennoch lag der Fokus darauf, dass alle arbeiten konnten«, blickt der Hersteller zurück. 2021 werden Unternehmen jedoch wieder zu dedizierten, strategischen Digitalisierungsansätzen zurückkehren, die auf langfristige Veränderungen abzielen.

Generell geht Konica Minolta davon aus, dass die Arbeitsmethoden aus der Zeit vor Corona der Vergangenheit angehören. 2021 werde sich deutlich zeigen, welches Potenzial die Digitalisierung bietet. Aus Sicht des Anbieters tragen dazu insbesondere fünf Trends, bei, die 2021 prägen werden: das hybride Büro und dessen Aufrüstung in Bezug auf Security, Safety und Compliance, verbrauchsbasierende Abrechnung, Robotic Process Automation (RPA) und Nachhaltigkeit.

Das hybride Büro

Die Entkopplung des Begriffs »Arbeitsplatz« von einem bestimmten Ort wurde schon länger propagiert – angefangen von flexiblen Arbeitsplätzen im Büro auf Grundlage von Thin Clients Anfang der 2000er-Jahre bei Sun Microsystems bis zur Nutzung des an die aktuelle Aufgabe angepassten Raums und Arbeitsplatzes bei Firmen wie Microsoft und Cisco Systems mit den jeweiligen Kollaborations- und Netzwerktechnologien als befähigender Basis. Sie hat sich aber zunächst nur In wenigen Fällen wirklich in vollem Umfang durchgesetzt. Als Reaktion auf die Pandemie sind Unternehmen nun jedoch in vielen Fällen Kompromisse eingegangen. Beispielsweise ließen sie nun Bring Your Own Device (BYOD) zu, das sie zuvor strikt abgelehnt hatten.

»Im Jahr 2021 werden wir in die Ära des hybriden Büros eintreten«, teilt Konica Minolta mit. »Dieser hybride Arbeitsplatz wird den Mitarbeitern nahtlose und effiziente Arbeitsabläufe bieten müssen – unabhängig davon, ob sie von ihrem Bürostandort oder von einem anderen Ort aus arbeiten.«

In der Folge reduzieren sich die Büroflächen der Unternehmen und verändern sich die Anforderungen an die IT. Sie muss nicht mehr vorrangig ein zentrales, internes Netzwerk bereitstellen, auf das von außen zugegriffen wird, sondern vielmehr ein dezentrales Netzwerk von Geräten verwalten, die miteinander verbunden sind. Konica Minolta sieht seinen »Workplace Hub« als ein Beispiel für solche Lösungen, »die sicheres und effektives Remote-Working und Collaboration bis hin zu digitalen Workflow-Lösungen« kombinieren.

Security, Safety und Compliance für das hybride Büro

Die so entstehenden hybriden Büros brauchen aber auch einen neuen Sicherheitsansatz. Konica-Minolta-Experten erwarten, dass Unternehmen 2021 sich diesbezüglich vor allem mit sichereren und regelkonformen Informationsmanagementsystemen, Sicherheitslösungen für Räumlichkeiten sowie Managed Security und Disaster Recovery Services beschäftigen werden.

Bereits 2020 habe es einen starken Anstieg von Ransomware und an Versuchen gegeben, unsichere Arbeitsprozesse im Home-Office für Datendiebstahl auszunutzen. »Für 2021 müssen wir mit einer weiteren Professionalisierung dieser Angriffe rechnen, die strategisch auf die ’schwachen Glieder‘ einer unvorbereiteten IT abzielen«, warnt Konica Minolta. Man habe daher Sicherheit zu einem integralen Bestandteil aller Angebote im Bereich Intelligent Connected Workplace gemacht.

Begrenzte Budgets optimal einsetzen

Die 2020 erfolgten, Pandemie-bedingten Unterbrechungen in Lieferketten und Absatzmärkten werden in den meisten Branchen die Budgets vieler Unternehmen für 2021 belasten. Selbst fest eingeplante Aktivitäten mit hoher Priorität, wie die Digitalisierung, müssen daher so effizient wie möglich durchgeführt werden.

Das verstärkt nach Ansicht von Konica Minolta den Trend hin zu flexiblen und skalierbaren, hybriden und Cloud-basierten Lösungen, bei denen Unternehmen für das zahlen, was sie nutzen, nicht für das, was sie besitzen. Im Bereich der so stärker gefragten As-a-Service-Angebote sieht sich Konica Minolta zum Beispiel mit Anwendungsüberwachung, Backup-Management oder Drucken als Service zu monatlichen Abonnementgebühren gut aufgestellt.

Prozessautomatisierung und datengesteuerte Entscheidungsfindung

 Der Wunsch nach Budget-Optimierungen führt 2021 auch dazu, dass Firmen ihre wertvollste Ressource – die Mitarbeiter – so gut wie möglich nutzen wollen. Dazu sollen die von mühsamen, sich wiederholenden manuellen Aufgaben entlastet werden, die sie nur frustrieren und die zudem fehleranfällig sind. Das führt nicht nur bekannten Marktforschern zufolge, sondern auch laut Konica Minolta 2021 zu höherem Interesse an Robotic Process Automation (RPA). Dabei werden solche Aufgaben von Prozessrobotern übernommen, die Mitarbeiter können dafür anspruchsvollere Aufgaben erledigen, wodurch tendenziell ihre Zufriedenheit mit ihrer Arbeit und damit wiederum auch ihr Engagement steigt.

Lösungen für datenbasierende Entscheidungsfindung gehen noch einen Schritt weiter und unterstützen Wissensarbeiter dabei, fundiertere Entscheidungen zu treffen. »In Märkten, die zunehmend von Volatilität und Komplexität geprägt sind, ist eine schnelle, faktenbasierte Entscheidungsfindung ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Ähnlich wie die Pandemie im Jahr 2020 einen Durchbruch für digitale Arbeitsplätze geschaffen hat, wird das volatile Geschäftsumfeld des Jahres 2021 und darüber hinaus die Nachfrage nach solchen Entscheidungslösungen vorantreiben«, prognostiziert Konica Minolta. Das Unternehmen implementiert auf Basis von »Microsoft Power BI« selbst solche Lösungen.

Nachhaltiges Wachstum

Sowohl das tägliche Pendeln als auch Geschäftsreisen wurden 2020 gezwungenermaßen neu bewertet. Muss man zur Arbeit im Büro vor Ort sein? Welcher Termin erfordert wirklich ein persönliches Treffen – und was lässt sich auch gut in einer Videokonferenz besprechen? Collaboration-Tools waren dementsprechend die großen Gewinner der Jahres 2020. Während dabei allerdings der Bedarf im Vordergrund stand, möglichst ungehindert weiterarbeiten zu können, werden 2021 nach Auffassung von Konica Minolta die damit auch gegebenen Möglichkeiten zur  CO2-Reduzierung stärker in den Vordergrund rücken. 

»Die zukünftige Wachstumsfähigkeit einer Organisation wird von ihrer Fähigkeit abhängen, den Wandel zu einer CO2-armen, sauberen Technologiewirtschaft zu bewältigen«, konstatiert Konica Minolta. Ein höherer digitaler Reifegrad helfe, diese Ziele zu erreichen. »Digitales Informationsmanagement unterstützt dabei, die Menge an Papier zu reduzieren, jedoch verbrauchen auch digitale Prozesse Energie. Hier sind Effizienzsteigerungen und erneuerbare Beschaffung der Schlüssel. Nachhaltigkeit wird daher ein Schwerpunkt in den Digitalisierungsstrategien ab 2021 sein.«