01.07.2015 (eh)
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VOI hat »Ersetzendes Scannen und Beweiswerterhaltung« im Fokus

  • Inhalt dieses Artikels
  • Der Xerox-Scanner-Fall zieht damit weitere Kreise
  • VOI lädt Interessierte zur Mitarbeit am neuen Competence-Center ein

Axel Janhoff, CC-Leiter, Vorstandsmitglied VOIAxel Janhoff, CC-Leiter, Vorstandsmitglied VOIDie fortschreitende Digitalisierung in allen privatwirtschaftlichen Unternehmen, in der Verwaltung und der Justiz führt zum verstärkten Einsatz von elektronischen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystemen, wodurch die Führung von digitalen Akten an Bedeutung gewinnt. Mit aus diesem Grund hat der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. das Competence-Center (CC) »Ersetzendes Scannen und Beweiserhaltung« zur Unterstützung der praktischen Verbreitung der technischen Richtlinie »ResiScan« des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) gegründet.

Denn es gilt auch den Umgang mit Papierdokumenten zu regeln, weil diese nach wie vor zum Geschäftsalltag gehören und einen beträchtlichen Anteil der Eingangspost ausmachen. Unternehmen digitalisieren heute vermehrt eingehende Papierdokumente, um die Vorgangsbearbeitung zu optimieren, bewahren aber parallel die Originale in Papierform auf, um etwaige Konflikte mit Aufbewahrungsregeln zu vermeiden. Das führt zu hohen Kosten und zu erheblichen organisatorischen Hemmnissen.

Der Xerox-Scanner-Fall zieht damit weitere Kreise

Erst vor rund drei Monaten sah sich das BSI genötigt, die technische Richtlinie ResiScan zu aktualisieren. Denn vor einem halben Jahr berichtete der Systemingenieur David Kriesel auf dem »Chaos Communication Congress 31C3« über Scanfehler in diversen Xerox-Geräten auf. Das BSI griff die »Xerox-Story« ein paar Monate später auf, und empfiehlt deshalb seit ca. einem viertel Jahr, dass die JBIG2-Kompression zukünftig nicht mehr verwendet werden soll. Dies betrifft nicht nur den verlustbehafteten Pattern-Matching-Modus bei geringer Auflösung, sondern gleich JBIG2 generell, schrieb bereits Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer von Project Consult, in einem Blog.

Die TR ResiScan bildet einen praxisorientierten Leitfaden für die Ordnungsmäßigkeit von Scanprozessen, und bietet die Basis für Zertifikate zum Nachweis, dass Prozesse und Systeme für das ersetzende Scannen die technischen und organisatorischen Anforderungen erfüllen.

VOI lädt Interessierte zur Mitarbeit am neuen Competence-Center ein

Mit der Gründung des Competence-Center (CC) möchte der VOI dazu beitragen, ResiScan den Anwendern und Anbietern näher zu bringen und durch Best-Practises-gestützte Szenarien die Komplexität der Anforderungen zu reduzieren. Das CC plant hierbei eine enge Zusammenarbeit mit dem BSI. Geplant sind die Herausgabe eines praxisorientierten Leitfadens, sowie das Angebot von Tagesseminaren und Webinaren über die VOI-Akademie. Weiterhin will das CC Grundsätze für die Erstellung konformer Verfahrensdokumentation sowie einen Prüfkriterienkatalog für die Zertifizierung von Hardware und Software in Zusammenarbeit mit der VOI-Zertifizierungsstelle VOI-CERT erarbeiten.

Die Mitarbeit im VOI-Competence-Center ist offen für alle VOI-Mitglieder, aber auch für fachlich interessierte Dritte. »Es ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den VOI, sich des Themas TR ResiScan anzunehmen und für den Markt praxisgerecht aufzuarbeiten. In Zusammenarbeit mit dem BSI werden wir das Thema auch bedarfsgerecht weiter entwickeln können«, erklärt Axel Janhoff, Leiter des CC, Mitglied des VOI-Vorstandes und Geschäftsführer von Itellent. »Wir bieten dafür allen interessierten Marktteilnehmern an, in dem neuen Competence-Center mitzuarbeiten.«

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