02.01.2015 (eh)
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Was sich 2015 ändert: neue GoBD-Verordnung gilt

GoBD erlaubt direktes Scannen in das Archiv (Bild: Docuware)GoBD erlaubt direktes Scannen in das Archiv (Bild: Docuware)Nach längerer Abstimmung innerhalb der Finanzverwaltungen von Bund und Ländern war es schließlich soweit: Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Datum vom 14. November 2014 das endgültige BMF-Schreiben für »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)« veröffentlicht. Ab 01 Januar 2015 sind sie verbindlich für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen. Die GoBD beschreiben die Rechte und Pflichten im Umgang mit Daten bei der digitalen Buchführung.

Zu den Neuregelungen gehört, dass ein auswertbares Archiv eingesetzt werden darf, wenn es über qualitative und quantitative Auswertungsmöglichkeiten im selben Umfang wie das Produktivsystem verfügt. Hier gab es heftige Kritik seitens der Wirtschaft in der Vergangenheit. Aber aus welchen Gründen auch immer: Die Finanzverwaltung hat auf diese Forderung nicht verzichtet.

Her mit einem Scanner: viele Dokumenten dürfen nach dem Einscannen vernichtet werden

Erleichternd dürfte sein, dass E-Mails, die lediglich zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen, nicht aufbewahrt werden müssen. Und nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Wer also noch nicht auf elektronische Buchführung umgestellt hat: Her mit einem Scanner!

Nicht vergessen werden darf freilich, dass für jedes für die Buchführung eingesetzte DV-Verfahren es eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation mit Beschreibung der organisatorischen und technischen Prozesse geben muss.

An verschiedenen Stellen wird in dem Schreiben mit Beispielen veranschaulicht, wie mit den aufzubewahrenden Daten und Unterlagen sowie die vom elektronischen Datenzugriff betroffenen Datenverarbeitungssysteme im Unternehmen umzugehen ist – es wird aber nicht abschließend definiert.

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