Interview zu Information Governance, Ixenso

Das Bewusstsein für Information Governance muss laut Thomas Kleiner, CEO vom ECM-Beratungs- und Service-Unternehmen iXenso, in vielen Unternehmen erst noch geweckt werden. Aufgrund der inflationären Verwendung neuer Abkürzungen und Begriffe ist dies kein einfaches Unterfangen.

Bei Information Governance geht es darum, geschäftliche Informationen im Unternehmen zu erschließen und sie ordnungsgemäß zu verwalten und zu kontrollieren. Worauf legen Sie bei der Definition von Information Governance besonderen wert?

Thomas Kleiner, CEO Ixenso (Bild: Ixenso)

Kleiner: Marketing Experten und Hersteller gelingt es immer wieder, neue Schlagwörter oder Akronyme im Markt zu platzieren. Die Verunsicherung bei Kunden wächst: ECM, EIM oder nun Information Governance? Handelt es sich gegebenenfalls nur um einen kurzfristigen Hype? Unabhängig von Akronymen kommt es den Kunden auf folgendes an: Die richtigen Prozesse mit korrekten und aktuellen Daten/Informationen, beim richtigen Mitarbeiter, zur richtigen Zeit zu realisieren. Nur, wer entscheidet was aktuelle beziehungsweise korrekte Informationen sind und wo/wie finde ich diese? Und genau hier kommt aus unserer Sicht Information Governance zum Tragen: Es geht um die Beherrschung, Verwaltung und Steuerung der Informationsflut in Bezug auf Aktualität und Lebenszyklus, Transparenz hinsichtlich Ursprung und Quelle, Qualität und Relevanz beziehungsweise Wert der Information, aber natürlich auch um die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und die der Datensicherheit. Darüber hinaus spielen die Identifizierung und Sicherung des Wissens der jeweiligen Mitarbeiter und die schnelle Bereitstellung der benötigten Informationen eine Rolle. Tendenziell sehen wir die Verantwortung eher bei einem COO (fachlich/organisatorisch) als bei einem CIO (technologisch), zwingend natürlich in enger Zusammenarbeit.

Gibt es einen Markt für dedizierte Information-Governance-Produkte oder deckt man das Thema mit bestehenden Produktgattungen ab?

Kleiner: Mit dem Schritt von ECM zu Enterprise Information Management wurde bereits eine stärkere Ausrichtung auf Informationen jeglicher Art vollzogen. Mit Records Management, externer Datenintegration (Information Exchange), übergreifenden Suchalgorithmen (Semantic recognition), Portalen (Customer Experience), Digital Asset Management, Wikis und der verstärkten Integration von Social Communication stehen bereits leistungsstarke EIM-Funktionalitäten zur Verwaltung und Steuerung von Informationen zur Verfügung. Hersteller Opentext sieht Information Governance bereits als selbstverständlichen Bestandteil der eigenen EIM Plattform.

Inwieweit eignen sich ECM- und DMS-Lösungen, um Information Governance abzudecken?

Kleiner: Abhängig von Mitarbeiteranzahl, Branche, Informationsvolumen oder Halbwertszeit der Informationen muss dies individuell betrachtet werden. Klassische DMS-Produkte greifen für Information Governance unserer Ansicht nach jedoch deutlich zu kurz. Mit der Funktionserweiterung auf Enterprise Content Management (ECM), das Business Process Management, Records Management und Digital Asset Management beinhaltet, und insbesondere auf Enterprise Information Management (EIM), das auch Customer Experience, Information Exchange und Discovery umfasst, kann mit diesen Suiten sicherlich ein Großteil der heutigen Anforderungen abgedeckt werden, sofern die Hersteller nicht einfach nur ein Marketingkürzel durch ein anderes ersetzt haben.

Welche anderen Lösungen sind gefragt?

Kleiner: Neue Technologien/Produkte zur Echtzeit-Analyse/Klassifizierung und noch schnelleren Bereitstellung der Informationen, insbesondere aber innovative Lösungen zur intelligenten Datenreduzierung – an der Quelle der Erzeugung und bei der Speicherung.

Beschäftigen sich aus Ihrer Sicht deutsche Unternehmen ausreichend mit dem Thema Information Governance?

Kleiner: Das Bewusstsein für Information Governance muss, mit Ausnahme weniger internationaler Konzerne, in den Unternehmen sicherlich noch geweckt werden. Aktuell beschäftigen sich unsere Kunden noch sehr stark mit der Digitalisierung papierbezogener Informationen, der Bewältigung des Maileingangs und der Archivierung relevanter Informationen. Positiv ist die Tendenz hin zu Geschäftsprozessen und weg von monolithischen Applikationen. Somit versuchen wir die Kunden bereits zu Beginn von einer ganzheitlichen EIM-Strategie zu überzeugen.

Wie beeinflusst Information Governance die Archivierungsstrategien von Herstellern entsprechender Archivierungslösungen?

Kleiner: Ob Recordsmanagement, Single Instance, Data Deduplication, Hierarchical Storage Management oder Data Loss Prevention… der »Archiv Stack« der meisten Hersteller ist für Information Governance gut gerüstet. Entscheidend wird die Identifizierung der wirklich relevant zu archivierenden Informationen unter Einbeziehung aller Informationen aus dem Geschäftsprozess und die Sicherstellung des späteren Zugriffs auf Basis der Compliance-Richtlinien werden (Prozesslaufweg, Entscheidungsfindung, Freigaben, Audit-Trail der Zugriffe und der Datenänderungen etc.). Somit beeinflusst Information Governance eher die Zugriffsstrategie ganzheitlicher Lösungen und folgende Fragestellungen: Warum wird die abgerufene Information benötigt? Wie darf die Information und in welchem Zusammenhang verwendet werden? Wer darf die Information und in welchem Umfang verwenden? Wie lange darf die Information nach Abruf verwendet werden? Ist die archivierte Information noch aktuell oder vor Ablauf der Retention bereits überholt?

Wie beeinflusst Information Governance die Archivierungsstrategien von Anwendern?

Kleiner: Wir sind der Auffassung, dass Anwender hiermit überfordert werden. Wie soll der Anwender entscheiden, welche Informationen wann und in welchem Umfang zwingend zu archivieren sind? Bereits heute werden eher zu viele Mails archiviert oder Papier ordnerweise abgelegt, nur um ganz sicher zu gehen. Sofern umsetzbar, müssen vordefinierte und flexible Geschäftsprozesse diese Aufgabe übernehmen, vorzugsweise basierend auf IT-Systemen. Nach wie vor existiert jedoch noch eine Unmenge Papier in den Unternehmen, hier können manuelle Checklisten, eine verständliche Entscheidungsmatrix oder eine Best-Practice-Dokumentation entlastend wirken.

Information Governance hat viel mit Big Data zu tun, da die Informationsflut das Verwalten der Informationen immer schwieriger macht. Was schafft im Zusammenhang mit Big Data die meisten Probleme und wie kann man sie lösen?

Kleiner: Mit Big Data haben wir noch zu wenige Berührungspunkte. Ich gehe jedoch davon aus, dass die Analyse, Bewertung und Bereitstellung der Informationen in quasi Echtzeit – mit akzeptablen Systemressourcen – die größte Herausforderung darstellt.

E-Discovery-Lösungen sind darauf spezialisiert, große Mengen unstrukturierter Daten zu sichten und auszuwerten. Sehen Sie für ECM- und DMS-Anbieter eine neue Wettbewerbsfront aus dem E-Discovery-Umfeld?

Kleiner: Durchaus nicht, wir beurteilen dies eher als eine synergetische Entwicklung. Mittelfristig werden wir solche Lösungen in EIM Suiten integriert sehen. Aufbereitete Daten und Ergebnisse werden Prozesse steuern und Anwendern in der Oberfläche eine wichtige Entscheidungshilfe sein.