Umsetzung der E-Rechnungspflicht mit pdfaPilot

E-Rechnungspflicht in Deutschland

Ab dem 1. Januar 2025 sind B2B-Unternehmen in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet, Rechnungen schrittweise in einem strukturierten Format auszustellen, elektronisch zu übermitteln und zu empfangen. Dabei müssen die Belege die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung und die Syntaxliste nach EN 16931-1 einhalten. Diese Anforderungen werden insbesondere von XRechnungen sowie dem ZUGFeRD-Format, international Factur-X genannt, erfüllt.

pdfaPilot von callas software ist im Rahmen der Rechnungsausstellung in der Lage, sowohl XML-Datensätze im ZUGFeRD- beziehungsweise Factur-X-Format als auch XRechnungen in hybride Rechnungen zu konvertieren. Für den Versand verwendet die Lösung PDF/A-3 als Trägerformat. Lieferanten können dabei den PDF-Teil ihrer elektronischen Rechnungen optional mit einem GiroCode versehen. Dies ist ein QR-Code, der alle zahlungsrelevanten Daten wie Empfänger, IBAN, BIC, Betrag und Verwendungszweck enthält.

Einfache visuelle Rechnungsprüfung

Auf der Empfängerseite können Anwender mit pdfaPilot die elektronischen Rechnungen gegen den PDF/A-3-Standard und die jeweils gültige ZUGFeRD- beziehungsweise Factur-X-Spezifikation validieren. Zudem lässt sich der strukturierte Teil der Rechnung visualisieren, sodass einfach geprüft werden kann, ob die Daten in der visuellen PDF-Datei mit dem eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datensatz übereinstimmen. Beide Teile der Rechnung lassen sich dafür auch in einem intuitiven Report gegenüberstellen. pdfaPilot ist auch in der Lage, den XML-Datensatz für die weitere Verarbeitung zu extrahieren.

callas software offeriert sein Flaggschiffprodukt als interaktive Desktop-Anwendung, als Hotfolder-basierte Server-Applikation, als integrationsfertiges Kommandozeilen-Tool (CLI) sowie in Form eines Software Development Kits (SDK).