Dream-Team für Inputmanagement: Scanner und DMS

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Vom Papier per Scanner ins DMS

Allen Digitalisierungsinitiativen zum Trotz bleibt das Medium Papier ein wichtiger Informationsträger. Unternehmen sind daher nach wie vor gefordert, Dokumente zu scannen, um ihre Prozesse zu automatisieren. »Scanner sind jedoch nur Teil einer Gesamtlösung zur Prozessoptimierung«, betont Christoph Lubinus, Vertriebsleiter Scan bei der Epson Deutschland GmbH. »Erst wenn Unternehmen Scanner nahtlos mit einem Dokumenten-Management-System verbinden, können sie das Potenzial digitaler Prozesse vollständig ausschöpfen. Genau an diesem Punkt setzt unsere Kooperation mit ecoDMS an.«

Ralf Schmitz, Partnermanager bei der ecoDMS GmbH, ergänzt: »Zu einem leistungsfähigen Dokumenten-Management-System gehört zwingend ein guter Dokumentenscanner. Unsere Techniker können nach ausgiebiger Prüfung die entsprechenden Epson-Geräte uneingeschränkt empfehlen. Dies ist einer der Gründe, warum wir uns für die Zusammenarbeit entschieden haben.«

Dokumente digitalisieren ist mehr als nur scannen

Wie Unternehmen von den Stärken der Epson-Scanner und der ecoDMS-Lösung sowie deren nahtlosem Zusammenspiel profitieren, zeigen folgende Beispiele: Die Zentral-Apotheke in Karlsruhe mit den daran angeschlossenen Filialen Helena-Apotheke in Waldstadt und Minerva-Apotheke in Rintheim wurde bereits vor 75 Jahren gegründet und kann durch gut ausgebildetes Personal ein hohes Maß an pharmazeutischer Kompetenz garantieren. Der betreuende IT-Partner ist das Unternehmen seffcon, das vor einem Jahr die Epson-Scanner WorkForce DS-900WN in den Apotheken eingeführt hat. Zuvor wurden die papierbasierten Unterlagen in den Filialen gesammelt und dann in der Hauptniederlassung über Produktionsscanner digitalisiert. Dies führte dazu, dass die Dokumente erst zeitlich versetzt digital zur Verfügung standen. »Wir hatten zwar auch Multifunktionsgeräte im Einsatz, allerdings sind diese für das Scannen von heterogenem Beleggut weniger geeignet«, erläutert Henrik Rohde, Inhaber der drei Zentral-Apotheken. »So mussten wir kleinformatige EC-Belege oder längere Quittungen vor dem Scannen aufbereiten, etwa auf A4-Blätter kleben.« Deshalb hat er sich dazu entschieden, die Epson-Scanner einzuführen, sodass alle Dokumente just in time verfügbar sind. Ihn überzeugten vor allem die hohe Zuverlässigkeit der Modelle und ihre intuitive Bedienerführung. Die Konfiguration eines Geräts inklusive der Scanprofile mit den hinterlegten Voreinstellungen konnte problemlos auf weitere Geräte übertragen werden.

ecoDMS kommt bei den Zentral-Apotheken in erster Linie in der Buchhaltung zum Einsatz. Auch bei dem Dokumenten-Management-System schätzt Henrik Rohde die intuitive Bedienbarkeit sowie das hervorragende Preis-Leistungs-Verhältnis. In puncto Bedienerfreundlichkeit hebt er vor allem die Möglichkeit hervor, Notizen in den Dokumenten zu hinterlegen, sowie die flexible Attributvergabe. »Das Zusammenspiel zwischen den Epson-Scannern und ecoDMS funktioniert sehr zuverlässig und reibungslos, sodass alle digitalisierten Dokumente direkt im DMS angezeigt werden. Damit können wir sie über entsprechende Workflows wesentlich schneller bearbeiten«, so Henrik Rohde. Über eine Schnittstelle werden die buchhalterischen Unterlagen schließlich an DATEV Unternehmen online übertragen.

Klassifizierungsvorlagen beschleunigen Prozesse

Auch bei der Impuls-Event GmbH mit Sitz in der Schweiz kommt ecoDMS in erster Linie zur Verwaltung und Archivierung kaufmännischer Dokumente zum Einsatz. Hierzu gehören Quittungen, Lieferanten- und Spesenabrechnungen, Angebote und Kassenbelege, aber auch Verträge und Personalunterlagen. Neben ecoDMS setzt die Agentur die Business-Software bexio ein. Beide Lösungen sind über eine Schnittstelle miteinander verbunden, erstellt von der Zehnder & Hurter ConsultInvest AG, die das Unternehmen auch als IT-Beratungshaus unterstützt. Impuls-Event versteht sich als Full-Service-Dienstleister rund um die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Seit einem Jahr digitalisiert das Unternehmen seine Dokumente mit dem Epson-Scanner WorkForce DS-730N. Mirjam Grab, Head of Event Design, sagt: »Dabei punktet der Scanner mit einem komfortablen Einzug und kann so unterschiedliche Dokumentgrößen bis zum DIN-A4-Format in einem Schwung digitalisieren und kleinformatige Belege, wie Quittungen oder Kassenbelege, automatisch beschneiden. Außerdem ist das Gerät einfach zu bedienen und liefert selbst bei zerknitterten Belegen eine gute Scanqualität. « Impuls-Event hat zwei der drei Tasten des Bedienfeldes so belegt, dass die Dokumente nach dem Scannen direkt in den jeweiligen Inputordnern in ecoDMS abgelegt werden. Die digital vorliegenden Dokumente werden entweder per Upload-Funktion aus einem dezidierten E-Mail-Postfach in ecoDMS hochgeladen oder per Drag-and-drop aus dem Dateisystem in das Side Panel von ecoDMS importiert.

Die Agentur hat in ecoDMS Vorlagen unter anderem für Lieferanten angelegt, sodass deren eingehende Rechnungen nach dem Scannen automatisch klassifiziert werden. »Damit konnten wir die Bearbeitungszeiten reduzieren und die Dokumente werden direkt den entsprechenden Workflows zugewiesen«, erläutert Mirjam Grab. Sie lobt an ecoDMS vor allem, dass jegliche Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar dokumentiert werden und dass Benutzer die Bedienoberfläche individuell gestalten können, um beispielsweise Dokumente in Kacheln oder in Form einer Listenansicht mit allen Attributen detailliert anzuzeigen.

Den hybriden Rechnungseingang managen

Der Schindlerhof in Nürnberg profitiert ebenfalls von der Kombination aus Epson-Scannern und ecoDMS und wird dabei von dem Unternehmen schlumberger digital e.K. betreut. Die 1984 gegründete Hotel- und Tagungslocation empfehlen ihre Gäste regelmäßig vor allem für ihre entspannte Atmosphäre, das hilfsbereite Team und ihre gute Ausstattung. Seit Juni 2023 werden mit den drei im Einsatz befindlichen Epson-Scannern WorkForce DS-790WN überwiegend Lieferantenrechnungen, Lieferscheine, Wartungsunterlagen, Kontoauszüge, Verträge, Steuerbescheide sowie Miet- und Pachtunterlagen digitalisiert. »Dabei schätzen wir vor allem die schnelle und zuverlässige Verarbeitung der Papierdokumente und die Möglichkeit, Dokumentenarten und Ablageorte voreinzustellen«, sagt Nicole Kobjoll, die den Schindlerhof als Geschäftsführerin in zweiter Generation leitet. »Die meisten der gescannten Dokumente werden mit ecoDMS verwaltet. Für den reibungslosen Import hat unsere IT ein kleines Skript erstellt, sodass die Dokumente automatisch in den jeweils passenden Ordner gelangen.«

Das Unternehmen nutzt vor allem die in ecoDMS integrierten Funktionen zur Rechnungsprüfung. Eingehende Papierrechnungen werden gescannt und mit der Vorlagenfunktion in ecoDMS klassifiziert abgelegt. Lieferantenrechnungen, die als XRechnung eingehen, werden visualisiert und deren Daten wie auch bei ZUGFeRD-Rechnungen ausgelesen. Anschließend weist die Buchhalterin die Rechnungen den zuständigen Teamleadern bzw. der Geschäftsführerin zu. Diese geben die Belege dann in ecoDMS zur Zahlung frei.

»Neben den Funktionen zur Rechnungsprüfung begeistern mich an ecoDMS insbesondere die sehr intuitive Bedienung und die Suchmöglichkeiten, mit denen ich alle Dokumente schnell finden kann«, sagt Nicole Kobjoll.

Nahtlose Systemanbindung von Epson-Scannern und ecoDMS steht in den Startlöchern

»Diese Beispiele belegen, dass die Kombination der Expertise zweier auf ihrem jeweiligen Gebiet führender Häuser unseren Kunden einen Effizienzschub bei ihren internen Workflows verleiht«, freut sich Christoph Lubinus. Und Ralf Schmitz ergänzt: »Der große Effizienzgewinn besteht darin, dass die Epson-Scanner ohne einen PC oder zusätzliche Scansoftware Dokumente direkt in die verschiedenen Scan-Inbox-Ordner unseres DMS übertragen. Damit gestalten sich die Erfassungsprozesse deutlich schneller und bei Bedarf auch weitgehend automatisiert.«

Unternehmen, die sowohl Epson-Dokumentenscanner als auch ecoDMS im Einsatz haben, dürfen sich auf eine noch engere Integration freuen. Denn mit dem kurz bevorstehenden Update des DMS wird es möglich sein, die Epson-Scanner direkt aus der Anwendung heraus anzusteuern.