Mit strukturiertem E-Mail-Management Arbeitsabläufe optimieren

Verteilte E-Mails in einem Modell zusammenführen

Ein weitverbreitetes Problem in Firmen ist die Verteilung von E-Mails über unterschiedliche Systeme. Einige finden sich in Outlook-Ordnern, andere werden manuell an anderer Stelle gespeichert und wiederum andere bei einzelnen Benutzern. Anhänge sind dabei oft vom ursprünglichen Kommunikationsverlauf getrennt.

Damit sind gängige Probleme verbunden: Aufzeichnungen sind fragmentiert und an unterschiedlichen Orten abgelegt. Es fehlt eine einheitliche, verlässliche Datenquelle. Die oft als Ausweg gesehene manuelle Ablage ist langsam und fehleranfällig. Manche E-Mails werden sorgfältig gespeichert, andere nicht oder nur unvollständig. Dadurch wird die Suche nach wichtigen Datensätzen schwierig und langwierig. Beschäftigte verbringen Teams auf diese Weise viel Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen.

30 bis 60 Minuten Suche – pro Tag

Wie viel Zeit das ist, hängt von der genauen Tätigkeit und demjenigen ab, der die Sache untersucht. 30 bis 60 Minuten täglich alleine für die Informationssuche sind aber eher der untere Wert. Eine Studie von Büro-Kaizen mit dem Titel »Arbeitswelten im Wandel« unter wissenschaftlicher Leitung von Prof. Dr. Daniel Markgraf von der AKAD Hochschule Stuttgart kam 2022 zu dem Ergebnis, dass Fachkräfte ein Drittel ihrer Arbeitszeit vor allem wegen eines ineffizienten Umgangs mit der Digitalisierung verschwenden – Tendenz steigend, bescheinigte die damals das dritte Mal seit 2013 durchgeführte Untersuchung.

„Uns haben Anwender berichtet, dass sie mit unseren Tools die Suchzeit von E-Mails und Dokumenten um die Hälfte reduzieren konnten“, sagt Gaurav Tiwari, Product Director bei Konnect eMail (Bild: Konnect eMail)

Kostete das Aufspüren von Dateien und Papieren in der ersten Untersuchung noch gut 13 Prozent der Arbeitszeit, waren es zuletzt fast 20 Prozent. »Das heißt: Statistisch verbringen Mitarbeiter einen ganzen Tag pro Woche ausschließlich mit Suchen. Drei Viertel dieser Zeit geht für die digitale Suche drauf«, fassen die Studienautoren zusammen. Zwar entfällt nicht die gesamte Suchzeit auf die Suche in E-Mails, aber da das E-Mail-Aufkommen einer Anfang 2026 veröffentlichten Untersuchung des Bitkom zufolge weiterhin zunimmt, ist und bleibt der Anteil hoch.

Viele E-Mail-Zugreifer verderben die Arbeit

Dies gilt insbesondere, wenn mehrere Personen an einem Vorgang arbeiten. Dann ergibt sich durch einen einheitlichen Kommunikationsverlauf eine klare Arbeitsverbesserung und reduziert sich der Verwaltungsaufwand. Zudem lässt sich sicherstellen, dass die Dokumente vollständig abgelegt werden und nichts übersehen wird. Die Integrität der Aufzeichnungen lässt sich leichter kontrollieren – wichtig für Compliance und Datenschutz.

Neue Mitarbeitende können sich zudem einfacher einarbeiten und auch Remote-Arbeiten lässt sich besser integrieren. Parallel dazu reduziere sich Risiken für Unternehmen, die sich aus einer fehlerhaften Ablage ergeben.

Archivierung aus Outlook in SharePoint

Systeme zur E-Mail-Archivierung versprechen hier Abhilfe. Entsprechende Angebote haben unter anderem amagno, d.velop, easy, MailStore oder die von einem Appliance-basierenden Ansatz kommenden deutschen Firmen Artec und Reddoxx. Deren Fokus liegt oft auf Compliance-Aspekten und der Integration in größere ECM- oder DMS-Strukturen.

Mit den Outlok-Add-ins »Central Classic« und »Central New« erweitert das Unternehmen Konnect eMail die Auswahl jetzt um eine leichtgewichtige Lösung für Microsoft-affine Firmen. Der australische Anbieter hat im vergangenen Jahr mit dem Vertrieb in Deutschland begonnen.  Erste Lösungen zielten darauf ab, E-Mails und Anhänge direkt aus Outlook in SharePoint, Microsoft Teams oder OneDrive und andere Webanwendungen zu speichern.

Jetzt wurde die Lösung um die Überführung der E-Mail-Erfassung in ein strukturiertes Modell erweitert. So könnten Teams ein einheitliches System nutzen, »mit dem E-Mails und Anhänge direkt aus Outlook in SharePoint gespeichert und die entsprechenden Metadaten bereits vor der Erfassung hinzugefügt werden. Auf diese Weise entsteht eine vollständige, durchsuchbare und gut kontrollierbare Dokumentation«, verspricht der Anbieter.

Metadaten werden berücksichtigt

Besonders betont er die Integration der Metadaten: Denn wenn E-Mails gleich mit den richtigen Metadaten gespeichert würden, ließen sich Datensätze anhand von Details, Vertragsreferenzen, Datumsangaben und anderen relevanten Feldern, die mit der Kommunikation verknüpft sind, organisieren und wiederfinden. »Das optimiert die Suche, da alle relevanten Mails zu einem Vorgang mit einer einzigen Suchanfrage gefunden werden« erklärt Konnect eMail.

Anwender hätten berichtet, dass sich mit den Tools die Suchzeit von E-Mails und Dokumenten um die Hälfte reduzieren ließ. »Gerade für die Teamarbeit bringt eine strukturierte E-Mail-Ablage neben der deutlichen Zeitersparnis aber noch mehr Vorteile. So lassen sich unter anderem auch die Zusammenarbeit, die Integrität der Datensätze und die Effizienz im Tagesgeschäft verbessern«, sagt Gaurav Tiwari, Product Director bei Konnect eMail.

Konnect eMail Central Classic und Central New sind im Webshop sowie im Microsoft Azure Marketplace verfügbar. Testversionen werden auf der Webseite des Herstellers angeboten